USU ›› Các chương trình tự động hóa kinh doanh ›› Chương trình cho phòng khám ›› Hướng dẫn chương trình y tế ››

Kế toán cuộc gọi điện thoại

Các tính năng này phải được đặt hàng riêng.

Kế toán các cuộc gọi điện thoại là quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để người quản lý có thể xem liệu các cuộc gọi điện thoại đi có được thực hiện hôm nay hay không hoặc liệu các nhà điều hành có nhận được các cuộc gọi đến từ khách hàng hay không, chỉ cần nhập một mô-đun đặc biệt là đủ. Ví dụ: nó có thể được gọi là ' Điện thoại '.

Biểu mẫu Tìm kiếm Dữ liệu sẽ mở ra, biểu mẫu này sẽ giúp bạn hiển thị các cuộc gọi điện thoại trong khoảng thời gian mong muốn.

Thực đơn. Tùy chọn tìm kiếm cuộc gọi điện thoại

Sau đó, ngay lập tức sẽ xuất hiện danh sách các cuộc gọi đến và gọi đi trong một ngày nào đó.

Làm thế nào để bạn biết nếu một cuộc gọi của khách hàng đã được trả lời?

Cột ' Trạng thái ' sẽ hiển thị liệu cuộc trò chuyện với khách hàng có diễn ra hay không. Để rõ ràng, các dòng có màu khác nhau tùy thuộc vào trạng thái của cuộc gọi điện thoại. Và bạn cũng có một cơ hội duy nhất để chỉ định hình ảnh trực quan . Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng không phải tất cả các tổng đài điện thoại tự động đều có thể truyền thông tin về việc cuộc gọi đã diễn ra hay chưa.
chương trình thanh toán
Máy ghi âm cuộc gọi của khách hàng chứa thông tin cơ bản về ngày và giờ của cuộc gọi. Các cột riêng biệt ' Ngày của cuộc gọi ' và ' Thời gian của cuộc gọi ' đóng một vai trò quan trọng, nhờ đó rất thuận tiện để lọc và sắp xếp dữ liệu. Ngoài ra, kế toán khách hàng thanh toán cho phép bạn nhóm thông tin theo ngày để xem trực quan các cuộc gọi được thực hiện vào một ngày cụ thể.
Kế toán các cuộc gọi đến và cuộc gọi đi
Trường ' Hướng ' cho biết chúng tôi đã gọi hay được gọi. Nếu cuộc gọi là ' đến ', điều đó có nghĩa là chúng tôi đã nhận được cuộc gọi từ khách hàng.
Nếu ' kế toán các cuộc gọi đến ' quan trọng hơn đối với bạn, như trong ví dụ của chúng tôi ở trên, bạn có thể đánh dấu các cuộc gọi đó bằng một bức tranh sáng để chúng nổi bật trong danh sách chung. Và ' kế toán các cuộc gọi đến ' thực sự quan trọng hơn. Xét cho cùng, các cuộc gọi đi thường là ' làm việc với các cuộc gọi nguội ', nơi mà khách hàng không quan tâm. Do đó, ' hồ sơ cuộc gọi ngẫu nhiên ' ít có cơ hội bán được hàng. Và khi chính khách hàng gọi cho tổ chức của bạn, đây đã là một dấu hiệu của sự quan tâm. Nếu bạn trả lời sai các cuộc gọi đến, bạn có thể mất số tiền 'gần như là của bạn'.
Làm cách nào để biết họ gọi từ số nào?
Sau đó, nó sẽ hiển thị " Số nào được gọi là " và " Số nào được gọi là ". Nếu cuộc gọi là ' đến ', thì số của khách hàng sẽ được hiển thị trong trường ' Số điện thoại nào '. Nếu cuộc gọi là ' gửi đi ', thì số điện thoại của khách hàng sẽ nằm trong trường ' Số đã được gọi '.
Để tổng đài điện thoại tự động có thể xác định số của khách hàng đang gọi, bạn phải kích hoạt dịch vụ ' CallerID '. Có nghĩa là ' ID người gọi '. Dịch vụ này được kết nối bởi một nhà cung cấp dịch vụ điện thoại. Bạn trả tiền cho ai để có số điện thoại, tổ chức đó nên được hỏi về chức năng này. Trong dân gian nó còn được gọi là ' caller ID '.
Nhân viên nào đã trả lời cuộc gọi?
Khi tự động hóa việc hạch toán các cuộc gọi đến khách hàng, bạn có thể kiểm soát mọi điều nhỏ nhặt. Ví dụ, với các cuộc gọi đến, việc nhân viên nào trả lời cuộc gọi vẫn đóng một vai trò quan trọng. Để làm được điều này, mỗi nhân viên được gán một “ Số mở rộng ”. Nó cũng được hiển thị trong một cột riêng biệt.
Các tổng đài hiện đại cho phép bạn sử dụng các tình huống khác nhau để xác định nhân viên nào sẽ nhận cuộc gọi đến ngay từ đầu. Và nếu nhân viên này vì lý do nào đó không trả lời, thì cuộc gọi sẽ được chuyển đến các nhân viên khác.
Loại trừ các cuộc gọi đắt tiền
Bạn có thể xem khoảng thời gian bạn đã nói chuyện trên điện thoại trong cột ' Thời lượng cuộc gọi '. Điều này đặc biệt quan trọng nếu cuộc gọi có tính phí.
Và nếu cuộc gọi không chỉ được trả tiền mà còn tốn kém, thì trong cột ' Quá dài ', chương trình thông minh ' USU ' sẽ đánh dấu kiểm đặc biệt. Ngoài thiết kế trực quan của các cuộc gọi dài không thể chấp nhận được, phần mềm của chúng tôi cũng có thể tạo thông báo cho người đánh giá.
Đăng ký khách hàng tự động khi có cuộc gọi đến
ATS không lưu giữ hồ sơ của khách hàng. Đây là những gì chương trình hiện đại của chúng tôi làm. ' Hệ thống kế toán toàn cầu ' có thể tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của nhân viên công ty. Ví dụ, khi gọi từ một máy khách chưa có trong cơ sở dữ liệu, chương trình sẽ có thể tự đăng ký nó. Tên của khách hàng đã đăng ký được hiển thị trong cột ' Khách hàng ' cùng tên.
Mỗi người trong cơ sở dữ liệu khách hàng hợp nhất của bạn có thể được gán một trạng thái cho biết đây là khách hàng tiềm năng hay đã sử dụng dịch vụ của bạn, cho dù đó là khách hàng có vấn đề hay ngược lại, khách hàng rất quan trọng. Khi đăng ký cuộc gọi, trạng thái của khách hàng có thể được hiển thị trong một cột riêng ' Loại khách hàng '.
Chương trình ghi âm các cuộc hội thoại và nghe thêm
Và chương trình cũng có thể ghi lại một cuộc trò chuyện và sau đó đưa nó cho người nghe để kiểm soát chất lượng công việc của người điều hành và người quản lý. Nếu cuộc hội thoại đã được tải xuống để có thể nghe thêm, thì trường đặc biệt ' Đã tải xuống cuộc hội thoại ' sẽ được chọn.