USU ›› Program för affärsautomatisering ›› Program för klinik ›› Instruktioner för det medicinska programmet ››

Bokföring av telefonsamtal

Dessa funktioner måste beställas separat.

Redovisning av telefonsamtal är viktigt för alla företag. För att chefen ska se om det har ringts utgående telefonsamtal idag eller om operatörerna fått inkommande samtal från kunder räcker det med att gå in i en specialmodul. Det kan till exempel kallas " Telefon ".

Datasökningsformuläret öppnas, vilket hjälper dig att visa telefonsamtal för önskad tidsperiod.

Därefter visas en lista över inkommande och utgående samtal för en viss dag omedelbart.

Hur vet man om en kunds samtal har besvarats?

Kolumnen " Status " visar om konversationen med klienten ägde rum. För tydlighetens skull skiljer sig linjerna i färg beroende på status för telefonsamtalet. Och du har också en unik möjlighet att tilldela visuella bilder . Vi är tråkiga att meddela att inte alla automatiska telefonväxlar kan överföra information om huruvida samtalet har skett.
Faktureringsprogram
Kundsamtalsskrivaren innehåller grundläggande information om datum och tid för ett samtal. Separata kolumner " Datum för samtalet " och " Tid för samtalet " spelar en viktig roll, genom vilka det är mycket bekvämt att filtrera och sortera data. Och även redovisning av faktureringsklienter låter dig gruppera information efter datum för att visuellt se samtalen som gjordes en viss dag.
Redovisning av inkommande samtal och utgående samtal
Fältet ' Riktning ' anger om vi ringde eller blev uppringda. Om samtalet är " inkommande " betyder det att vi fått ett samtal från en kund.
Om " redovisning av inkommande samtal " är viktigare för dig kan du, som i vårt exempel ovan , markera sådana samtal med en ljus bild så att de sticker ut i den allmänna listan. Och " redovisning av inkommande samtal " är verkligen viktigare. När allt kommer omkring är utgående samtal oftast ' arbete med kalla samtal ', där kunden inte är intresserad. Därför har " cold calling records " liten chans att göra en försäljning. Och när en kund själv ringer din organisation är detta redan ett tecken på intresse. Om du svarar felaktigt på inkommande samtal kan du förlora pengar som "nästan är dina".
Hur kan jag ta reda på vilket nummer de ringde från?
Den visar sedan ' Vilket nummer som ringde ' och ' Vilket nummer som ringde '. Om samtalet är " inkommande " kommer kundens nummer att visas i fältet "Vilket telefonnummer" . Om samtalet är " utgående " kommer kundens telefonnummer att finnas i fältet "Vilket nummer ringdes" .
För att den automatiska telefonväxeln ska kunna fastställa numret till den uppringande klienten måste du ha tjänsten ' Nummerpresentation ' aktiverad. Betyder ' nummernummer '. Denna tjänst är ansluten av en telefonleverantör. Till vem du betalar för ett telefonnummer ska den organisationen tillfrågas om denna funktion. I folket kallas det också ' nummernummer '.
Vilken anställd svarade på samtalet?
När du automatiserar redovisningen av samtal till kunder kan du kontrollera varje liten sak. Till exempel med inkommande samtal spelar det faktum vilken anställd som svarade på samtalet fortfarande roll. För att göra detta tilldelas varje anställd ett anknytningsnummer . Den visas också i en separat kolumn.
Moderna PBX:er låter dig använda olika scenarier som avgör vilken anställd som kommer att ta emot inkommande samtal i första hand. Och om denna anställd av någon anledning inte svarar, kommer samtalet att riktas till andra anställda.
Uteslut dyra samtal
Hur länge du har pratat i telefon kan ses i kolumnen " Samtalslängd ". Detta är särskilt viktigt om samtalet är avgiftsbelagt.
Och om samtalet inte bara är betalt, utan också dyrt, kommer det smarta programmet " USU " att sätta en speciell bock i kolumnen "För lång ". Förutom den visuella designen av oacceptabelt långa samtal kan vår programvara även skapa en notifiering för granskaren.
Automatisk klientregistrering vid inkommande samtal
ATS för inte register över kunder. Detta är vad vårt moderna program gör. ' Universal Accounting System ' kan avsevärt underlätta arbetet för företagets personal. Till exempel, när du ringer från en klient som ännu inte finns i databasen, kommer programmet att kunna registrera den själv. Namnet på den registrerade klienten visas i kolumnen ' Klient ' med samma namn.
Varje person i din enhetliga kunddatabas kan tilldelas en status som indikerar om detta är en potentiell kund eller redan använder dina tjänster, om det är en problematisk kund eller omvänt en mycket viktig sådan. Vid registrering av samtal kan kundens status visas i en separat kolumn ' Kundtyp' .
Program för att spela in konversationer och lyssna vidare
Och programmet kan också spela in ett samtal och senare ge det att lyssna för att kontrollera kvaliteten på operatörernas och chefernas arbete. Om konversationen laddades ner för möjligheten att lyssna vidare, kommer specialfältet ' Laddade ned konversationen ' att vara markerat.