Таблицы для ярмарки

Таблицы для ярмарки

Таблицы для ярмарки интересуют тех, кто привык вести учет в табличных формах. Форма таблицы действительно довольно удобна, весь вопрос в том, самому чертить таблицу или пользоваться офисными программами, например Excel. И тот, и другой способ имеют право на существование в процессе проведения торговых ярмарок. Но стоит приготовиться к тому, что даже небольшая ярмарка или выставка потребует большого количества таблиц, а значит, и объем ручной работы по внесению данных будет солидным.

Какие таблицы для ярмарки и выставки нужно создать? Их перечень обусловлен теми учетными потребностями, которые обычно возникают при торгово-выставочной деятельности. Выставка требует внимательного отношения со стороны организаторов. А потому первой таблицей, которая должна быть создана, будет план работ по подготовке.

В таблице указывают перечень задач, сроки выполнения и ответственного за это сотрудника. По таблице в дальнейшем ежедневно сверяются с тем, как идет подготовка ярмарки. Второй тип таблиц предназначен для учета участников выставки. В ней указывают название компании, контактное лицо, дату подачи заявки на выставку, дату оплаты участия, номер и литеру выделенного в выставочном зале на ярмарке места.

Для учета выставочных площадок можно завести отдельную таблицу, отмечая в ней, какие места заняты, а какие — пока остаются свободными. Это важно для того, чтобы ни один участник без собственного места в ходе ярмарки не остался. Третий обязательный вид таблиц — таблицы для работы с контрагентами, поставщиками, подрядчиками, спонсорами. Таблицы для организации ярмарки этого типа должны включать даты, номера договоров, суть договоров, сведения о взаиморасчетах. Организация выставки потребует обращения к услугам сторонних предприятий, например, для обеспечения горячего питания в выставочном комплексе, уборки, охраны, услуг связи.

Таблицы для ярмарки и выставки

В организацию вносят свой вклад и творческие работники — сценаристы, артисты, ведущие, которым предстоит сделать увлекательным открытие и закрытие торгового выставочного мероприятия. В ходе подготовки непременно заводят таблицы распределения дополнительных услуг и ресурсов выставки. Организаторы ярмарки могут за отдельную плату оказывать помощи в монтаже рекламных конструкций и стендов, предоставлять им в аренду таковые, мебель, осветительные приборы, вентиляторы и т. д.

В этом случае в таблице указывают участника выставки, номер его места, перечень услуг и данные об оплате. Важно, чтобы при организации в таблицах существовала графа о фактическом выполнении и контроле, иначе будет сложно отслеживать, какие задачи уже выполнены, а какие еще остаются в списке предстоящих. По итогам проведенной ярмарки или выставки составляют сводный отчет и таблицу, которая покажет количество участников, прибыль, расходы на фирму, количество посетителей, если такой учет вообще велся. При работе с таблицами, даже в современных офисных программах, есть один важный нюанс, который можно квалифицировать, как неудобство.

Отсутствует возможность автоматизировать внесение данных, а потому сотрудникам придется следить за тем, чтобы не забывать добавлять в таблицы сведения о заключенных договорах, принятых оплатах, подготовленных для участников ярмарки документах. Если действие выполнено, а данные в таблицу забыли добавить, с большой долей вероятности произойдет путаница, и организатор выставки окажется в неприятной ситуации. Офисные таблицы и начерченные от руки не позволят автоматизировать отчетность. Как бы ни любили таблицы в организации, составлять отчет все равно придется от руки.

Таблицы не усиливают степень контроля, ведь в обилии табличных форм быстрой найти интересующие данные и сопоставить их с другими — задача нереализуемая. Выход — в программной автоматизации. Использование специального софта позволит работать и в таблицах, если потребуется, но заносить в них данные о ярмарке и выставке от руки уже не придется. Программа учтет все, добавит сведения о каждом действии, составит отчеты на любой стадии организации мероприятия, и если нужно, то они вполне могут быть и в форме таблицы. Хорошей профессиональной программе подвластны все виды учета, а потому один программный продукт решит сразу несколько важных задач, которые при помощи таблиц решить сложно.

Таблицы для организации ярмарки

Программа установит финансовый и складской учет, будет вести учет работы сотрудников организации, поможет в регистрации и оповещении участников ярмарки, в распределении мест на выставке. С использованием программы организаторы получат возможность профессионально планировать свои действия, распределять задачи и выполнять их точно в срок, поскольку за сроками будет следить программный контроль. Программа может то, чего никак не добиться использованием таблиц — она оптимизирует, увеличивает скорость работы сотрудников компании, комплексно уменьшает финансовые и операционные издержки, делая ярмарку и выставку менее затратными и более выгодными как для организаторов, так и для участников. Для сторонников современных способов организации торговых мероприятий и для приверженцев работы с таблицами компания «Универсальная Система Учета» разработала особую программу — мощную, удобную, профессиональную и в полной мере адаптированную для данной отрасли деятельности.

«УСУ» состоит из модулей, отвечающих за проведение разных видов учета и контроля. Установка и использование данной программы решит задачи учета клиентов и участников ярмарки, поможет работать с контрагентами, следить за складскими ресурсами, оказанием дополнительных услуг. Программа «УСУ» позволяет держать под контролем финансы, регулировать деятельность сотрудников. Если компания проводит международные выставки, то ей будет легко работать с зарубежными клиентами и партнерами.

«УСУ» может работать на одном или нескольких языках, автоматически готовить документы на них, производить расчеты и перерасчеты в валютах разных стран по курсу на текущий день. От персонала не потребуется заполнять таблицы, составлять отчеты. Это за них автоматически выполнит программа «УСУ». Руководитель сможет контролировать все этапы подготовки и проведения ярмарки в оперативном режиме в информационной системе.

Программа позволит одновременно работать над несколькими экспозиционными проектами, выставками. Организация довольно быстро сумеет выйти на новый уровень, получить заслуженную репутацию надежной, исполнительной, никогда и ни о чем не забывающей. «Универсальная Система Учета» имеет простой и легкий интерфейс, интересный дизайн, в ней легко ориентироваться и работать. За использование лицензии не предусмотрена обязательная абонентская плата. К услугам пользователей бесплатная демонстрационная версия, скачать которую можно на сайте разработчика. Также можно обратиться к специалистам компании с запросом на проведение дистанционной презентации, в ходе которой о функционале будет рассказано более подробно.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?