Инвентаризация

Во всех организациях как минимум раз в год проводится инвентаризация. Это необходимо, чтобы навести порядок в товарах, материалах и основных средствах. При управлении компанией никогда нельзя упускать из вида влияние на результат работы человеческого фактора. Сверка плановых (данных учета) и фактических (информации, полученной в результате инспекции мест хранения) остатков покажет все ошибки ввода данных, а также выявит факты пересортицы, порчи или хищения и предоставит актуальную информацию для принятия мер по устранению негативных последствий.

В далеком прошлом остались те времена, когда результаты инвентаризации фиксировались и сверялись вручную или с помощью Excel. Сегодня практически повсеместно используются для этого специальные программы автоматизации, позволяющие делать половину работы без участия человека. Половину – это потому, что фактические остатки можно выявить только совершив обход складов и других мест дислокации нужных активов.

Инвентаризацию товара и материалов обычно производят ежемесячно, так как их количество постоянно варьируется, дополняясь новыми позициями номенклатуры. Инвентаризацию фиксированных активов проводят реже – поквартально или один раз в год, так как это активы с длительным сроком службы, сохраняющие свой вид и количество неизменными в течение долгого времени. Каждое предприятие самостоятельно регламентирует сроки проведения инвентаризации и фиксирует их в своей учетной политике.

На сегодняшний день существует большое количество способов, позволяющих сделать процесс проведения инвентаризации как можно меньше растянутым во времени, а результаты более достоверными.

Одной из таких программ, позволяющих проводить быструю и эффективную сверку остатков, является Универсальная Система Учета. Большой арсенал возможностей и отличный выбор средств для решения каждой задачи позволит вам в полной мере раскрыть потенциал компании и сделать ее работу еще более эффективной и удобной. Давайте рассмотрим ее внешний вид и особенности через призму лишь одной из ее функций – управления активами организации и контроля процесса инвентаризации.

Инвентаризация состоит из нескольких этапов. Первым этапом формируется список (ведомость) интересующей вас группы активов с остатками, которые зафиксированы у вас в системе. Затем совершается обход, где собираются сведения о фактическом положении дел в местах хранения. Эти данные фиксируются, а затем переносятся в ведомость. Программа УСУ самостоятельно посчитает разницу по каждой строке. Таким образом, вы увидите, есть ли недостача или излишек какого-либо товара. Иногда бывает, что вместо одного товара по ошибке отмечают другой, похожий по номенклатуре. Возникает пересортица, то есть недостача по одной строке и излишек по другой на равное количество. Выявив это факт, можно дать задание ответственному лицу устранить это недоразумение в системе. Сотрудник моментально получит уведомление в виде всплывающего окна, а также увидит задание в отчете «Работа».

Ликвидировав все недочеты, ответственный сотрудник или руководитель сможет увидеть результаты в отчете «Остаток товара».

Работая в УСУ, при сборе данных или выгрузке итогов в компьютер можно использовать различное оборудования. К примеру, считыватель штрих-кодов или терминал сбора данных (ТСД). Принтер этикеток позволит вам вывести на клейкую бумагу любую необходимые вам сведения о товаре или основном средстве и промаркировать его для того, чтобы в дальнейшем отмечать наличие актива с помощью сканера. Так, можно приклеивать инвентарные номера или, сгенерировав штрих-код (можно использовать имеющийся на маркировке изготовителя), указать его рядом с текстовой информацией.

ТСД позволит вам собрать информацию по складу в кратчайшее время, а затем выгрузить полученную информацию в программу и получить интересующий результат. Это отличный способ проведения быстрого обхода для компаний, имеющих большие площади хранения и обширную номенклатуру ТМЦ.

Использовать всплывающие окна можно не только для поручения заданий. В них можно вывести, к примеру, информацию об остатках товара на складе и дать программе задачу выводить эти сведения на экран ответственного сотрудника каждый раз, когда количество актива достигает установленного критического минимума. Это вам позволит своевременно уведомлять отдел снабжения о необходимости закупа новой партии товара, чтобы обеспечить бесперебойную работу организации.

Проведение инвентаризации в сжатые сроки – реальность. Это позволит вам использовать освободившееся время для решения других задач и реализации замыслов, которые до сих пор откладывались. Ваша компания получит надежное средство для ведения деятельности и ее эффективного контроля на каждом этапе. Удобство использования нашей разработки позволит вашим сотрудникам быстро и качественно выполнять свои обязанности и планировать работу.