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इन सुविधाओं को अलग से आदेश दिया जाना चाहिए।
फ़ोन कॉल्स के लिए लेखांकन किसी भी व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है। प्रबंधक को यह देखने के लिए कि क्या आउटगोइंग फोन कॉल आज किए गए थे या क्या ऑपरेटरों को ग्राहकों से इनकमिंग कॉल प्राप्त हुए थे, यह एक विशेष मॉड्यूल में प्रवेश करने के लिए पर्याप्त है। उदाहरण के लिए, इसे ' फ़ोन ' कहा जा सकता है।
डेटा खोज फ़ॉर्म खुल जाएगा, जो वांछित समयावधि के लिए फ़ोन कॉल प्रदर्शित करने में आपकी सहायता करेगा।
उसके बाद, एक निश्चित दिन के लिए इनकमिंग और आउटगोइंग कॉल की सूची तुरंत दिखाई देगी।
' स्थिति ' कॉलम दिखाएगा कि ग्राहक के साथ बातचीत हुई है या नहीं। स्पष्टता के लिए, फोन कॉल की स्थिति के आधार पर लाइनें रंग में भिन्न होती हैं। और आपके पास दृश्य चित्रों को असाइन करने का एक अनूठा अवसर भी है। हमें आपको यह बताते हुए दुख हो रहा है कि सभी स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज इस बारे में सूचना प्रसारित करने में सक्षम नहीं हैं कि कॉल हुई है या नहीं।
ग्राहक कॉल रिकॉर्डर में कॉल की तारीख और समय के बारे में मूलभूत जानकारी होती है। अलग-अलग कॉलम ' कॉल की तारीख ' और ' कॉल का समय ' एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, जिससे डेटा को फ़िल्टर और सॉर्ट करना बहुत सुविधाजनक होता है। और बिलिंग ग्राहकों का लेखा-जोखा भी आपको किसी विशिष्ट दिन पर किए गए कॉल को दृष्टिगत रूप से देखने के लिए दिनांक के अनुसार जानकारी समूहित करने की अनुमति देता है ।
' दिशा ' फ़ील्ड इंगित करता है कि हमने कॉल किया था या कॉल किया गया था। यदि कॉल ' इनकमिंग ' है, तो इसका मतलब है कि हमें क्लाइंट से कॉल प्राप्त हुई है।
यदि ' इनकमिंग कॉल्स का लेखा-जोखा ' आपके लिए अधिक महत्वपूर्ण है, तो आप, जैसा कि ऊपर दिए गए हमारे उदाहरण में है, ऐसी कॉल्स को एक उज्ज्वल चित्र के साथ चिह्नित कर सकते हैं ताकि वे सामान्य सूची में अलग दिखें। और ' इनकमिंग कॉल्स के लिए लेखांकन ' वास्तव में अधिक महत्वपूर्ण है। आखिरकार, आउटगोइंग कॉल अक्सर ' कोल्ड कॉल्स के साथ काम करते हैं ', जहां ग्राहक की दिलचस्पी नहीं होती है। इसलिए, ' कोल्ड कॉलिंग रिकॉर्ड ' में बिक्री करने की बहुत कम संभावना होती है। और जब कोई ग्राहक स्वयं आपके संगठन को कॉल करता है, तो यह पहले से ही रुचि का संकेत है। यदि आप इनकमिंग कॉल का गलत उत्तर देते हैं, तो आप 'लगभग आपका' धन खो सकते हैं।
इसके बाद यह ' किस नंबर को कॉल किया गया ' और ' किस नंबर को कॉल किया गया ' प्रदर्शित करता है। अगर कॉल ' इनकमिंग ' है, तो ग्राहक का नंबर ' कौन सा फोन नंबर ' फील्ड में दिखाया जाएगा। यदि कॉल ' आउटगोइंग ' है, तो ग्राहक का फ़ोन नंबर ' किस नंबर को कॉल किया गया ' फ़ील्ड में होगा।
कॉलिंग क्लाइंट की संख्या निर्धारित करने में सक्षम होने के लिए स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज के लिए, आपके पास ' कॉलर आईडी ' सेवा सक्रिय होनी चाहिए। का अर्थ है ' कॉलर आईडी '। यह सेवा एक टेलीफोन सेवा प्रदाता द्वारा जुड़ी हुई है। जिसे आप फोन नंबर के लिए भुगतान करते हैं, उस संस्था से इस समारोह के बारे में पूछा जाना चाहिए। लोगों में इसे ' कॉलर आईडी ' भी कहा जाता है।
ग्राहकों को कॉल का लेखा-जोखा स्वचालित करते समय, आप हर छोटी चीज़ को नियंत्रित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, इनकमिंग कॉल के साथ, यह तथ्य कि किस कर्मचारी ने कॉल का उत्तर दिया, अभी भी एक भूमिका निभाता है। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक कर्मचारी को एक ' एक्सटेंशन नंबर ' दिया जाता है। इसे एक अलग कॉलम में भी प्रदर्शित किया जाता है।
आधुनिक पीबीएक्स आपको विभिन्न परिदृश्यों का उपयोग करने की अनुमति देते हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि कौन सा कर्मचारी पहली बार इनकमिंग कॉल प्राप्त करेगा। और अगर यह कर्मचारी किसी कारण से जवाब नहीं देता है, तो कॉल को अन्य कर्मचारियों को संबोधित किया जाएगा।
आप कितनी देर से फोन पर बात कर रहे हैं यह ' कॉल अवधि ' कॉलम में देखा जा सकता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर कॉल चार्ज करने योग्य है।
और अगर कॉल न केवल भुगतान किया गया है, बल्कि महंगा भी है, तो ' टू लॉन्ग ' कॉलम में, ' यूएसयू ' स्मार्ट प्रोग्राम एक विशेष चेकमार्क लगाएगा। अस्वीकार्य रूप से लंबी कॉल के विज़ुअल डिज़ाइन के अलावा, हमारा सॉफ़्टवेयर समीक्षक के लिए एक सूचना भी बना सकता है।
एटीएस ग्राहकों का रिकॉर्ड नहीं रखती है। हमारा आधुनिक कार्यक्रम यही करता है। ' सार्वभौमिक लेखा प्रणाली ' कंपनी के कर्मचारियों के काम को बहुत आसान बना सकती है। उदाहरण के लिए, जब किसी ऐसे क्लाइंट से कॉल किया जाता है जो अभी तक डेटाबेस में नहीं है, तो प्रोग्राम इसे स्वयं पंजीकृत कर सकेगा। पंजीकृत क्लाइंट का नाम उसी नाम के ' क्लाइंट ' कॉलम में प्रदर्शित होता है।
आपके एकीकृत ग्राहक डेटाबेस में प्रत्येक व्यक्ति को एक स्थिति निर्दिष्ट की जा सकती है जो इंगित करती है कि यह एक संभावित ग्राहक है या पहले से ही आपकी सेवाओं का उपयोग कर रहा है, चाहे वह एक समस्याग्रस्त ग्राहक है या, इसके विपरीत, एक बहुत ही महत्वपूर्ण ग्राहक है। कॉल दर्ज करते समय, ग्राहक की स्थिति एक अलग कॉलम ' ग्राहक प्रकार ' में प्रदर्शित की जा सकती है।
और कार्यक्रम एक वार्तालाप भी रिकॉर्ड कर सकता है और बाद में ऑपरेटरों और प्रबंधकों के काम की गुणवत्ता को नियंत्रित करने के लिए इसे सुनने के लिए दे सकता है। यदि वार्तालाप को और सुनने की संभावना के लिए डाउनलोड किया गया था, तो विशेष फ़ील्ड ' वार्तालाप डाउनलोड किया गया ' चेक किया जाएगा।
और किसी भी क्लाइंट के लिए कॉल का इतिहास भी उपलब्ध है।
आपके पास कर्मचारियों और ग्राहकों के बीच टेलीफोन वार्तालापों का स्वचालित रूप से विश्लेषण करने का अवसर भी होगा।
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