USU
››
Програми за автоматизация на бизнеса
››
Програма за клиника
››
Указания за медицинската програма
››
Тези функции трябва да се поръчат отделно.
За програма " Универсална счетоводна система " можете да поръчате модул за електронен документооборот. Електронното управление на документи ви позволява да ускорите и опростите работата с документи във вашата организация. Мениджърът и отговорните лица незабавно ще видят цялата необходима информация за всички документи.
Предлагаме две конфигурации за работен процес. Първият е документацията. Той може да проследява много различни опции едновременно. Например справки за персонал и уместността на договорите за контрагентите.
Има и сметка за доставка. Използва се за закупуване на стоки и ви позволява да ускорите процеса на одобрение на всички заявки за покупка.
И в двата случая документите ще трябва да преминат през различни служители на организацията. Поръчката и самите служители се попълват в специална директория " Процеси ".
Нека отворим това ръководство. В горния модул можете да видите името на бизнес процеса, а отдолу – етапите, през които трябва да премине този бизнес процес.
В този пример виждаме, че „ заявката за покупка “ ще бъде подписана от служителя, след което ще премине към подписа на управителя и директора. В нашия случай това е едно и също лице. След това доставчикът ще поръча необходимите ресурси и ще прехвърли информация на счетоводителя за плащане.
За електронния документооборот това е основният модул. Отидете на „ Модули “ – „ Организация “ – „ Документи “.
В горния модул виждаме всички налични документи. Ако трябва да търсите конкретен запис, можете да използвате филтри.
Колоните съдържат много полезна информация. Например наличието на документ, неговата приложимост, вид на документа, дата и номер, контрагент, за който е издаден този документ, до коя дата е валиден документът. Можете също да добавите други полета, като използвате бутона „ Видимост на колони “.
Нека създадем нов документ. За да направите това, щракнете с десния бутон някъде в модула и изберете „ Добавяне “.
Ще се появи прозорецът за добавяне на нов документ.
Нека си представим, че трябва да подадем молба за отпуск от служител. Изберете „ Изглед на документ “, като щракнете върху бутона с три точки. Това ще ни отведе до друг модул, където можем да изберем желания тип документ. След като изберете, натиснете специалния бутон ' Избор ', намиращ се в долната част на списъка. Можете също така просто да щракнете двукратно върху желания ред.
След избор програмата автоматично ни връща в предишния прозорец. Сега попълнете останалите полета - номера на документа и желания контрагент. Ако е необходимо, можете да попълните и блока „ Контрол на времето “.
След това натиснете бутона " Запази ":
Има нов запис в модула - нашият нов документ.
Сега нека погледнем надолу и ще видим прозореца на подмодулите.
Нека разгледаме всеки от подмодулите по-подробно.
' Движение ' ви позволява да посочите движението на документа - в кой отдел и клетка е пристигнал. За да направите това, трябва да добавите запис чрез контекстното меню.
Днешната дата ще бъде попълнена автоматично. В позиция „ Контрагент “ се посочва кой доставя или взима документа. Можете също така да посочите количеството, например, ако наемате няколко копия наведнъж. Блоковете „ Издаване/Движение “ и „ Приемане/Движение “ отговарят за издаването и получаването на документа в отдела. Съответните елементи в таблицата също показват в кой отдел е приет документът и в коя клетка е поставен. Нека посочим, че нашият документ е пристигнал в „ Главен отдел “ в клетка „ #001 “ и натиснете бутона „ Запиши “.
Веднага след това ще видим, че статусът на нашия документ се е променил. Документът влезе в клетката и вече е достъпен. Освен това статусът ще се промени, ако качите електронно копие на документа в програмата, но повече за това по-късно.
Сега нека да разгледаме втория подмодул - „ Местоположение “:
Това ще покаже къде се намират физическите копия на документа. В този случай имаме едно прието копие и то се намира в основното отделение, в клетка #001. Ако издадем документ на контрагент, тогава статусът на местоположението ще се промени и ще сочи към него. Не можете да въвеждате данни в тази таблица на ръка, те ще се появят тук автоматично.
Да преминем към следващия раздел „ Електронни версии и файлове “:
Можете да добавите запис за електронната версия на документа към тази таблица. Това става с помощта на вече познатото контекстно меню и бутона „ Добавяне “.
Попълнете информацията в таблицата, която се появява. В „ Тип документ “ например това може да е прикачен файл в Excel или jpg или pdf формат. Самият файл е посочен по-долу чрез бутона за изтегляне. Можете също така да посочите връзка към местоположението му на компютър или в локална мрежа.
Нека отидем в раздела „ Параметри “.
В „ Параметри “ има списък с фрази, които искате да въведете в програмата, след което тези фрази автоматично ще бъдат поставени в шаблона на правилните места. Самото действие се изпълнява от бутона ' Попълване ', намиращ се в горната част.
Разделът „ Автодовършване “ показва кои фрази са били последно въведени чрез горното действие.
Разделът „ Работи по документа “ показва списъка с планираните и завършени работи по избрания документ. Можете да добавите нова работа или да редактирате съществуваща работа, като използвате контекстното меню.
Да приемем, че вашият служител е поискал определени артикули от доставчик, но те са изчерпани. В този случай служителят създава заявка за закупуване на необходимите неща.
Да преминем към модула „ Приложения “.
Първо трябва да създадете нов запис. За да направим това, ще използваме действието „ Създаване на заявка “.
Също така данните за кандидата и текущата дата ще бъдат автоматично заменени в него.
Изберете записа, който се появява, и отидете до долния подмодул „ Съдържание на поръчката “.
Към списъка вече е добавен артикул, чието количество в склада е по-малко от определения минимум. Ако е необходимо, можете да промените този списък по броя и името на елементите. За да промените, използвайте контекстното меню, като щракнете с десния бутон върху елемента и изберете „ Редактиране “.
За да добавите нов запис, изберете „ Добавяне “.
След като добавите всичко необходимо, изберете раздела „ Работа по заявка “.
Цялата планирана и извършена работа по документа ще бъде представена тук. Сега тя е празна, тъй като работата все още не е извършена. Подпишете билета, като щракнете върху бутона „ Действия “ и изберете „ Подпишете билет “.
Появи се първият запис, който е със статус " В процес ".
Виждаме също описание на работата , която трябва да бъде извършена, краен срок , изпълнител и друга полезна информация. Ако щракнете двукратно върху този запис, ще се отвори прозорецът за редактиране.
В този прозорец можете да промените горните елементи, както и да маркирате изпълнението на задачата, като едновременно запишете резултата или маркирате нейната спешност . В случай на грешки, можете да върнете работата по приложението на някой от служителите, например, за да може доставчикът да промени списъка със стоки или да търси по-ниски цени, което може да бъде посочено в причината.
Нека, например, да завършим тази работа, като поставите отметка в квадратчето „ Готово “ и въведете „ Резултат “, след което щракнете върху бутона „ Запазване “.
Сега можем да видим, че тази работа е получила статус „ Завършена “.
По-долу има втори запис, който има различен „ изпълнител “ – режисьорът. Да го отворим.
Нека зададем тази работа ' връщане на служителя - Доставчик. В ' причина за връщане ' пишем, че документът например е с некоректна сметка за плащане.
Нека да запазим записа отново.
Сега можем да видим, че документът се е върнал обратно на Доставчика и статусът на длъжността на Директора е „ Върнат “, а поръчката е „ В ход “. Сега, за да може документът да се върне при директора, доставчикът трябва да коригира всички грешки. След като документът премине през всички стъпки, ще изглежда така:
Сега можете да генерирате фактура към доставчика. Това става чрез действието „ Фактура на доставчик “.
След това състоянието на поръчката ще се промени на „ Очаква доставка “.
След получаване на поръчаните артикули те могат да бъдат предадени на клиента. За да направите това, използвайте действието „ Издаване на стоки “.
Статусът на билета ще се промени отново, този път на „ Завършен “.
Самото приложение може да бъде отпечатано, ако е необходимо, чрез бутона за отчет.
Отпечатаното приложение изглежда така:
Вижте по-долу за други полезни теми:
Универсална счетоводна система
2010 - 2024
Изтеглете програмата с интерактивно обучение