Учет ГСМ в бюджетном учреждении

Учет ГСМ в бюджетном учреждении

Учет ГСМ в бюджетном учреждении ведется в программном обеспечении «Универсальная Система Учета», согласно тем же правилам, согласно которым бюджетное учреждение ведет традиционный учет ГСМ, единственное отличие – процедура становится автоматической и не предусматривает участие персонала в распределении затрат и поставок, расходов и поступлений. При этом участие сотрудников все же требуется, но только в регистрации рабочих показаний в ходе готовности работ, выполняемых в рамках обязанностей. Именно на их основании программная конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении принимает решение, куда и что распределить, как учесть и списать. Контроль над бюджетным учреждением и учетом расходуемого им ГСМ регламентирует объемы и сроки использования ГСМ, и программа учета строго соблюдает установленные для бюджетного учреждения условия.

Сам учет ГСМ в бюджетном учреждении начинается с поступления топлива на склад и оформления приходной накладной. Причем автоматизированная система самостоятельно составит накладную, для этого следует использовать специальную электронную форму – окно, куда добавляют сведения о поступивших запасах. Это так называемое окно товара, из которого данные поступают в номенклатурный ряд, готовая накладная, сформированная после его заполнения, хранится в базе документов первичного учета. Есть окно заказа, окно клиента, их применяют для передачи информации в соответствующие базы данных.

Конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении использует в таких окнах особые поля для заполнения – ввод данных идет не напрямую с клавиатуры, а методом выбора нужного ответа из выпадающего из ячейки списка с возможными вариантами. Во-первых, это ускоряет процедуру ввода, во-вторых, формирует внутреннюю связь между значениями из разных категорий. Это гарантирует отсутствие ложной информации в системе и повышает эффективность учета в целом, ГСМ в частности, за счет того, что каждое значение, подлежащее учету, будет за собой «тянуть» сопряженные с ним другие значения и, тем самым, даст возможность выявить все, имеющее отношение к данному центру затрат. Конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении предлагает также другой способ формирования накладных, если поставки включают большое число наименований.

Это функция импорта, которая автоматически переносит любой объем информации из внешних электронных документов внутрь системы, и сама расставляет значения по заранее указанным ячейка. Удобно из электронных накладных поставщика составить собственные приходные за доли секунды. Конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении содержит перечень используемых ГСМ в номенклатуре, где каждый вид топлива имеет свой номер, бренд, поставщика, благодаря чему их можно дифференцировать между собой и также идентифицировать при составлении накладных. Передачу ГСМ в работу фиксируют накладные, их различают по виду передачи – присваивают соответствующий статус, статусу полагается цвет, что дает возможность визуально различать приходные и расходные накладные.

При этом они имеют номер, дату, так как конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении поддерживает сквозную нумерацию по текущей дате и самостоятельно регистрирует готовые документы. Конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении нормирует расход топлива автоматически, согласно нормам расхода топлива для каждого вида транспорта, утвержденным в отрасли и представленным в базе, где собраны нормативы выполнения рабочих операций, нормы расхода, включая ГСМ, положения, постановления по отрасли и рекомендации по ведению учета, методики расчетов. Благодаря такой нормативно-справочной базе, конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении сравнивает автоматически фактический расход топлива и нормированный по каждой транспортной единице и предоставляет динамику изменения отклонения, если таковое есть, в течение времени. Это позволит уточнить, насколько системным является отклонение и стоит ли пересмотреть нормы расхода для данной транспортной единицы, если отклонение связано с ее техническим состоянием.

Нормы ГСМ утверждены официально и имеют корреляцию с климатическими условиями, но на реальный расход могут влиять разные факторы. Бюджетному учреждению следует фактически подтвердить разницу между фактом и планом, в чем поможет автоматизированная система учета. Она ведет постоянный статистический учет всех рабочих показателей, в том числе по расходу топлива для транспортных единиц, и в конце каждого периода предоставляет сводку списания топлива на каждый транспорт и под отчет водителю. Информация может дублироваться, что обеспечит ее подтверждение с разных ракурсов, так как есть разные источники информирования о фактическом расходе ГСМ – водитель, техник, накладные. Конфигурация по учету ГСМ в бюджетном учреждении рассмотрит показатель со всех сторон и вынесет собственный вердикт. Такой анализ данных позволит исключить факты хищения ГСМ на любом предприятии, но для бюджетного это более важно, так как его деятельность регламентирована нормативными актами и требует обязательной отчетности, перерасхода никак не может быть. Кстати, такая отчетность тоже формируется автоматически в программе учета.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?