Система учета транспортных документов

Система учета транспортных документов

Система учета транспортных документов предложена программным обеспечением «Универсальная Система Учета» и является одной из его конфигурацией, поэтому ведение учета осуществляется в автоматическом режиме, исключая полностью участие персонала в учетно-счетных процедурах. В системе учета транспортные документы формируются тоже в автоматическом режиме – имеются в виду те, которыми транспортная организация оперирует в процессе своей деятельности, включая сопроводительные для груза. Система учета транспортных документов организации поддерживает электронный документооборот, автоматически регистрируя созданный транспортный документ в соответствующем электронном реестре с сохранением сквозной нумерации, а датой, по умолчанию, фиксируется текущая, правда, при необходимости ее можно изменить в ручном режиме. Благодаря организации электронного документооборота, персонал не тратит время на выполнение этих задач, любой транспортный документ может быть оперативно найден по любому из имеющихся в нем параметров, достаточно задать контекстный поиск по известным символам.

Все транспортные документы в электронном виде распределены по вкладкам, согласно назначению, и архивам, против каждого отмечено, представлен ли на хранение оригинал или только копия, при этом система следит за возвратом подписанных контрагентами экземпляров. Контроль над транспортными документами в организации осуществляет сама система, составляя их к указанному сроку, если это касается бухгалтерской отчетности, или сразу по выполнении рабочей операции, если это касается движения продукции, используемой организацией в своей деятельности, что сопровождается обязательным формированием соответствующей накладной, или по мере готовности задания, если это касается оформления заявки на перевозку груза, когда заполнена специальная форма, на основании которой идет создание пакета сопровождения. К автоматически составленным документам в транспортной организации относятся также заявки поставщикам, типовые договоры на предоставление услуг, путевые листы, статистическая отчетность для отрасли и другие. В организации присутствуют еще другие транспортные документы – регистрационные для транспорта и водительские права для тех, кто им управляет, и система учета устанавливает над ними тоже автоматизированный контроль. Так как их не нужно формировать, поскольку они уже предоставляются в готовом виде, система учета транспортных документов организации контролирует сроки действия каждого из них, отмечая их в специальной форме – для транспорта в базе автопарка организации, сформированной для их учета, и для водительских прав в базе водителей, сформированной для учета их деятельности в организации.

Система учета транспортных документов организации

Когда срок какого-то транспортного документа из числа регистрационных приближается к завершению, автоматизированная система учета транспортных документов организации заблаговременно уведомляет ответственное лицо о необходимости его обмена, чтобы успеть подготовить транспорт к новому маршруту. Аналогичным способом идет информирование о необходимой замене в случае водительских прав. По каждому транспортному средству в базе «заведено дело» – представлены архив выполненных транспортом маршрутов по датам и направлениям, перечень ремонтных работ и техосмотров со списком всех замененных запчастей, перечень регистрационных документов для данного транспортного средства с указанием срока их действия, даны его технические параметры для подбора маршрута в полном соответствии с его возможностями. Система учета транспортных документов организации выполняет множество других заданий самостоятельно, помимо того, что было описано выше.

Например, она ведает организацией складского учета в текущем времени, это означает, что любая передача товарно-материальных запасов, включая топливо и запчасти, идет с автоматическим списанием переданного количества со склада. Система учета легко совместима со складским оборудованием, включая терминал сбора данных, сканер штрихкода, электронные весы и принтер для печати этикеток, которое позволяет ускорить многие складские операции и принять участие в оформлении грузов к перевозке – например, формирование стикеров с соответствующими штрихкодами для быстрой идентификации груза на транзитных станциях, этикеток с адресами доставки и прочее. Это же оборудование помогает оперативно проводить такие процедуры учета, как инвентаризации, поскольку работники склада становятся более мобильными при подсчете всех товаров, что хранятся на складе, и более оперативными при сверке полученных результатов с теми данными, что имеются в бухгалтерии. Система учета интегрируется с корпоративным сайтом, где клиенты имеют доступ к личным кабинетам для проверки выполнения заказа и получения готовых транспортных документов. При интеграции система ускоряет обновление сайта, тем самым, повышая качественный уровень обслуживания клиентов, – смена информации в личных кабинетах идет в текущем режиме, как только данные от персонала компании, выполняющего перевозку, поступили в систему учета, они тут же отобразятся в кабинете клиента с учетом всех особенностей ведения бизнеса в данной компании.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?