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Grupo de programas: Automação comercial
Contabilidade de visitantes
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A contabilidade de um visitante é importante para todas as empresas, em qualquer área de negócios em que atuem. Esses relatórios fornecem não apenas a segurança da organização, mas também a contabilidade interna de suas atividades, que é necessária para melhorar a qualidade dos serviços e bens. Assim, não apenas empresas e instituições secretas com controle de acesso especial, mas também todas as outras empresas precisam manter o controle das visitas e de um visitante. Várias técnicas podem ser usadas para implementar essa forma de contabilidade. Por exemplo, instrua o segurança ou o administrador a manter registros nos quais cada visitante se registrou manualmente com a data, hora, propósito de sua chegada e dados do passaporte. Esta atividade exige muito tempo do pessoal. Ao mesmo tempo, a contabilidade manual não pode ser considerada eficaz - existe a possibilidade de que os registros compilados com erros ou as informações necessárias não sejam incluídas nos registros. Se você precisar encontrar informações sobre um visitante específico, será difícil fazer isso. A contabilização das tabelas de visitantes em um computador também não garante informações precisas, armazenamento e pesquisa rápida. Um funcionário pode esquecer de inserir informações na tabela ou inserir com erro, o computador pode quebrar sem a possibilidade de recuperar informações sobre o visitante. Manter registros manuais e informatizados ao mesmo tempo significa gastar o dobro de tempo e esforço, sem ter cem por cento de garantias de segurança de dados e recuperação rápida, se necessário.
Existem maneiras mais modernas de rastrear um visitante. Um deles é a automação. O sistema de passes eletrônicos ajuda a automatizar a contabilidade. Para os funcionários, são introduzidos documentos de passe permanente, e para o visitante - temporários e pontuais. O visitante não precisa perder tempo explicando os motivos e objetivos de sua visita, apresentando documentos e aguardando a autorização para entrar. Basta anexar o passe ao leitor e obter acesso. O registro do software do visitante insere simultaneamente informações sobre eles incluídas nas bases de dados eletrônicas, tabelas.
Quem é o desenvolvedor?
Akulov Nikolai
Especialista e programador-chefe que participou da concepção e desenvolvimento deste software.
2024-05-10
Vídeo da contabilidade do visitante
Este vídeo pode ser visualizado com legendas no seu idioma.
Nem as aprovações em papel nem os sistemas de contabilidade manuais ou combinados podem eliminar o potencial de erro humano e violação deliberada das regras. Já o registro de aplicativos de visitantes é capaz de resolver todos esses problemas de forma rápida, precisa e eficiente.
As possibilidades de desenvolvimento contábil de visitantes e visitas não se limitam ao cadastro de entrada e saída. Em qualquer caso, quando se trata do desenvolvimento do sistema da empresa USU Software. Seus especialistas ofereceram uma solução simples e interessante - um software que mantém registros profissionais. O sistema automatiza o posto de controle ou entrada, fornece contabilidade automática de ações com passes, lê códigos de barras de passes, certificados, imediatamente enviando dados para estatísticas na forma de tabelas, gráficos ou diagramas. A USU Software pode ser confiada não apenas com relatórios sobre o visitante, mas também com outras ações.
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O programa acompanha o trabalho dos colaboradores da empresa, registrando o tempo de saída e chegada ao local de trabalho por meio de ações com lacunas, ao mesmo tempo em que insere as informações em tabelas e planilhas de atendimento. Assim, o gerente e o departamento de pessoal recebem dados abrangentes sobre cada funcionário e como ele atende aos requisitos de disciplina de trabalho e regulamentos internos. O programa de contabilidade conta cada visitante e cria bancos de dados. Para cada visitante que veio pela primeira vez, ele adiciona uma foto, "lembre-se" dele e identifique-o rapidamente na próxima visita. O sistema não só acompanha as visitas por dia, semana, mês ou ano, como coleta informações sobre cada uma delas, mostra quais clientes vieram com mais frequência, com que finalidade e mantém um histórico detalhado de todas as suas visitas. Isso facilita o trabalho dos parceiros regulares que emitem passes. Em questão de segundos, a plataforma exibe informações sobre qualquer consulta de pesquisa - por hora ou data, visitante específico, finalidade das visitas e até marcação do código do produto ou serviço adquirido. Esta oportunidade é inestimável ao conduzir investigações internas, ações investigativas realizadas por agências de aplicação da lei. As plataformas contábeis aumentam a segurança da empresa. O acesso não autorizado ao território torna-se impossível. Se você colocar fotos das pessoas procuradas no programa, o sistema será capaz de ‘reconhecê-las’ na entrada e notificar os guardas sobre isso. O sistema automatiza a emissão de relatórios, manutenção de documentos, elaboração de contratos, pagamentos, cheques e atos. Depois de se livrarem da papelada, os funcionários da empresa têm mais tempo para melhor desempenho de suas funções profissionais. A comodidade das mesas e demais recursos do programa de contabilidade apreciada pelo departamento de contabilidade, auditores e gestor, já que a mesa do visitante não é apenas o que parece. É uma poderosa ferramenta de tomada de decisão gerencial. A tabela mostra em que períodos houve mais ou menos visitantes, para que fins contactaram a empresa. Com base nessas informações, é possível construir uma política interna, campanhas publicitárias, avaliar a eficácia dos investimentos em publicidade e melhorar a qualidade dos serviços. O software de contabilidade ajuda a sistematizar e agilizar as atividades do departamento de armazém, entrega e logística. Apesar de toda a sua multifuncionalidade, o software USU é incrivelmente fácil de usar - uma interface clara e um design agradável do produto ajudam a lidar facilmente com o sistema, mesmo para funcionários cujo nível de treinamento técnico não é alto. Se a empresa possui vários escritórios ou postos de controle, o programa mantém registros de um visitante em cada um deles em tabelas, gráficos e diagramas, estatísticas exibidas no conjunto e para cada um separadamente.
USU Software cria bancos de dados convenientes e funcionais. Você pode anexar uma foto ao cartão de cada visitante e cliente na mesa, e então automaticamente o posto de controle o identifica rapidamente. Um histórico completo da interação do visitante com a empresa ajuda os seguranças e gerentes a compilarem um dossiê específico.
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Contabilidade de visitantes
O produto é capaz de processar informações de qualquer volume e complexidade. Ele o divide em categorias e módulos. Para cada um deles, você pode obter todos os relatórios necessários na forma de tabelas, gráficos ou diagramas em questão de segundos.
O complexo de contabilidade automatiza totalmente o modo de passagem. Um agente de segurança ou administrador, com base nos resultados do controle visual do visitante, pode adicionar suas observações e comentários pessoais às mesas. Os colaboradores têm acesso à plataforma através de logins pessoais, que permitem obter apenas as informações fornecidas pela competência e responsabilidades laborais. Isso significa que o segurança não vê as tabelas das demonstrações financeiras, e os economistas não conseguem acompanhar o visitante. O aplicativo armazena dados pelo tempo que for necessário. Isso se aplica a documentos, relatórios, fotografias, tabelas. O backup ocorre em segundo plano, não há necessidade de interromper o programa. O programa reúne funcionários de diferentes departamentos em um único espaço de informação. A transferência de dados é facilitada e acelerada, a velocidade e a qualidade do trabalho aumentam. A plataforma calcula automaticamente o custo dos pedidos dos visitantes de acordo com listas de preços, gera automaticamente os contratos necessários, documentos de pagamento. O programa mantém registros do trabalho do pessoal, exibindo na tabela e de outras formas as horas reais trabalhadas, a quantidade de trabalho realizado. De acordo com essas tabelas, o líder é capaz de julgar a utilidade de cada um, o melhor para recompensar e o pior - para punir.
O hardware de registro de visitantes é útil para trabalhadores de produção e depósito. Todos os materiais e produtos acabados pelo hardware marcados e levados em consideração. Isso torna mais fácil fazer o inventário e registrar os saldos. O hardware de contabilidade de visitantes integra-se à videovigilância, ao site da organização, à telefonia e aos terminais de pagamento. Isso permite criar condições de cooperação únicas. O gerente ajusta o tempo de recebimento de relatórios gerados automaticamente a seu critério. Relatórios de tabelas e gráficos prontos a tempo. Os funcionários podem usar um aplicativo móvel especialmente projetado. O complexo contábil é capaz de organizar e conduzir a distribuição massiva ou pessoal de informações via SMS ou e-mail. O produto de contabilidade possui um programador integrado. Pode ser completado com a ‘Bíblia do líder moderno’, que contém muitos conselhos úteis sobre como fazer negócios.