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Contabilità di un'agenzia di traduzioni
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Anche una piccola agenzia di traduzione dovrebbe tenere traccia della traduzione. È una parte necessaria della gestione. La sua essenza risiede nella raccolta di dati su eventi importanti per le attività di una particolare organizzazione. Questi dati vengono accumulati, strutturati e quindi servono come base per prendere decisioni di gestione. Gli eventi principali in un'agenzia di traduzione sono eventi relativi alla ricezione e all'esecuzione di ordini di traduzione. Anche in un'azienda composta da un direttore e un dipendente, il numero di azioni per ciascuna richiesta è lo stesso di una grande agenzia. Esegue inoltre la ricezione, la registrazione, la distribuzione e l'emissione standard del risultato finito alle procedure del cliente. È necessario tenere pienamente conto dell'adempimento di queste funzioni. Se la contabilità non è organizzata, sorgono diversi problemi che portano a una diminuzione dei profitti e alla perdita di tale reputazione aziendale. Come avviene questo?
Immagina un'agenzia con un regista e un traduttore assunto. Usiamo e-mail, telefono e social network per ricevere ordini. Sia il regista che il traduttore hanno i propri, individuali. Inoltre, c'è un telefono fisso in ufficio e la posta elettronica aziendale. Secondo loro, le domande sono accettate da colui che è attualmente in ufficio. Ogni dipendente ha una cartella di lavoro separata per scopi contabili Excel, in cui inserisce i dati che ritiene necessari.
Allo stesso tempo, il direttore tiene un registro dei seguenti eventi: l'appello di un potenziale cliente (con il quale comprende il primo contatto, anche se il risultato è stato un accordo su un'ulteriore discussione o il rifiuto dei servizi dell'agenzia), la decisione su ulteriori trattative, approvazione orale dell'incarico, esecuzione di un contratto di servizio, pronta traduzione, accettazione del testo da parte del cliente (è considerato il momento in cui si riceve la conferma che il risultato è stato accettato e non è richiesta la revisione), ricevuta del pagamento del testo finito.
Chi è lo sviluppatore?
Akulov Nikolaj
Esperto e capo programmatore che ha partecipato alla progettazione e allo sviluppo di questo software.
2024-05-17
Video della contabilità di un'agenzia di traduzioni
Questo video può essere visualizzato con i sottotitoli nella tua lingua.
Il dipendente assunto tiene traccia di azioni come l'appello del cliente (con il quale comprende la ricezione del testo di traduzione), l'approvazione orale dell'incarico, il trasferimento dei materiali tradotti al cliente (il fatto di inviare il risultato finale a il cliente è considerato).
Le informazioni vengono scambiate regolarmente: quanti ordini sono stati ricevuti, quanti sono stati completati ed entro quale lasso di tempo è possibile iniziare a evaderne di nuovi. Il direttore di solito ha molte più nuove chiamate del traduttore e il numero di incarichi completati è molto inferiore. Il traduttore rifiuta spesso gli incarichi offerti dal regista, citando il completamento delle traduzioni già finite. Il dipendente ritiene che il manager lavori lentamente non affronti gli ordini raccolti e cerca costantemente di trasferirne alcuni sul dipendente. Il manager è sicuro che il dipendente cerca male gli acquirenti di servizi, li esegue male e ignora il controllo dei pagamenti. Il direttore esprime insoddisfazione e chiede prestazioni migliori e un atteggiamento più interessante nei confronti degli interessi dell'ufficio. Il traduttore è silenziosamente indignato e resiste passivamente al carico aggiuntivo. L'insoddisfazione reciproca può provocare un conflitto aperto e il licenziamento del traduttore.
Allo stesso tempo, la principale ragione di insoddisfazione reciproca sono eventi contabili incoerenti. Se entrambe le parti capiscono che con le parole "appello" e "trasferimento di lavoro" si intendono eventi diversi e concordano sui nomi, è chiaro che il numero di riferimenti e di testi già pronti che hanno è approssimativamente lo stesso. Il soggetto principale del conflitto verrebbe immediatamente eliminato.
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L'introduzione di un buon programma di contabilità chiarirebbe rapidamente la situazione e risolverebbe costruttivamente i problemi accumulati.
Si sta formando un archivio unificato di informazioni su clienti, ordini e stato dei trasferimenti. Tutte le informazioni richieste sono ben strutturate e comodamente memorizzate. Le informazioni su ogni oggetto sono a disposizione di tutto il personale dell'agenzia.
La contabilità viene eseguita sulla base di strutture solitarie, il che riduce al minimo le probabilità dovute a incoordinationcies nel significato di occasioni. Le suddivisioni di conto sono complessivamente per tutto il personale. Non ci sono non conformità nella contabilità delle attività ottenute e finite.
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Contabilità di un'agenzia di traduzioni
Tutti i piani dell'agenzia di traduzione del lavoro e lo sviluppo dell'agenzia si basano su informazioni affidabili. Il supervisore può fornire la manodopera richiesta in tempo in caso di testo di grandi dimensioni. È anche probabile che si delineino vacanze con irriducibili interruzioni delle operazioni. Il programma offre la possibilità di "legare" le informazioni all'argomento contabile selezionato. Ad ogni chiamata o ad ogni cliente dei servizi. Il sistema offre la capacità di gestire in modo flessibile gli invii a seconda dell'obiettivo dichiarato. Le notizie comuni possono essere inviate tramite posta comune e un promemoria della disponibilità alla traduzione può essere inviato tramite un messaggio particolare. Di conseguenza, ogni partner dell'agenzia riceve solo messaggi di suo interesse. È possibile inserire meccanicamente i dati dell'agenzia di normazione nella funzionalità dei documenti ufficiali (contratti, moduli, ecc.). Ciò conserva i traduttori e il diverso tempo del personale di redazione e affina la proprietà della documentazione.
Il programma di contabilità consente di assegnare diversi diritti di accesso a diversi utenti. Tutto il personale può applicare le proprie possibilità alla ricerca di informazioni durante la gestione della sequenza di dati. Il sistema garantisce la caratteristica di assegnare lavoratori di differenti shedules. Ad esempio, da un elenco di lavoratori a tempo pieno o liberi professionisti. Ciò estende le possibilità di governance delle risorse. Quando appare un grande volume di un'agenzia di traduzione, puoi attirare rapidamente gli artisti necessari.
Tutti i file contabili necessari per l'esecuzione possono essere allegati a qualsiasi richiesta specifica. Lo scambio sia dei documenti contabili organizzativi (contratti o requisiti di risultato finale) che dei materiali di lavoro (testi ausiliari, traduzioni finite) è facilitato e accelerato. Il programma di contabilità automatizzata fornisce statistiche contabili sulle chiamate di ciascun consumatore per un determinato periodo. Il manager è in grado di determinare quanto sia importante un particolare cliente, qual è il suo peso nel fornire all'agenzia compiti contabili. La possibilità di ottenere informazioni contabili sul pagamento per ogni ordine rende facile capire il valore del cliente per l'agenzia, vedere chiaramente quanti dollari porta e quale prezzo costa trattenere e assicurare la fedeltà (ad esempio, lo sconto ottimale grado).
I salari degli artisti interpreti o esecutori sono calcolati meccanicamente. Ogni esecutore esegue un'accurata annotazione della capacità e della velocità del compito. Il manager analizza prontamente i ricavi generati da ciascun lavoratore e in grado di costruire un efficace sistema di prompt.