USU  ››  کاروباری آٹومیشن کے لیے پروگرام  ››  کلینک کے لئے پروگرام  ››  طبی پروگرام کے لیے ہدایات  ›› 

الیکٹرانک دستاویز کا انتظام

ان خصوصیات کو الگ سے آرڈر کیا جانا چاہئے۔

' یونیورسل اکاؤنٹنگ سسٹم ' پروگرام کے لیے، آپ الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے ماڈیول کا آرڈر دے سکتے ہیں۔ الیکٹرانک دستاویز کا انتظام آپ کو اپنی تنظیم میں دستاویزات کے ساتھ کام کو تیز اور آسان بنانے کی اجازت دیتا ہے۔ مینیجر اور ذمہ دار افراد کسی بھی دستاویزات پر تمام ضروری معلومات کو فوری طور پر دیکھیں گے۔

ورک فلو کی اقسام

ہم ورک فلو کے لیے دو کنفیگریشنز پیش کرتے ہیں۔ پہلا کاغذی کارروائی ہے۔ یہ ایک ہی وقت میں بہت سے مختلف اختیارات کو ٹریک کر سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، اہلکاروں کے حوالے اور ہم منصبوں کے لیے معاہدوں کی مطابقت۔

سپلائی اکاؤنٹ بھی ہے۔ یہ سامان کی خریداری کے لیے استعمال ہوتا ہے اور آپ کو خریداری کی تمام درخواستوں کی منظوری کے عمل کو تیز کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

دونوں صورتوں میں، دستاویزات کو تنظیم کے مختلف ملازمین سے گزرنا پڑے گا۔ آرڈر اور ملازمین خود ایک خصوصی ڈائرکٹری ' پروسیسز ' میں بھرے ہوئے ہیں۔

آئیے اس گائیڈ کو کھولیں۔ اوپری ماڈیول میں، آپ کاروباری عمل کا نام دیکھ سکتے ہیں، اور نیچے - وہ مراحل جن سے اس کاروباری عمل کو گزرنا چاہیے۔

اس مثال میں، ہم دیکھتے ہیں کہ ' پرچیز ریکوزیشن ' پر ملازم کے دستخط ہوں گے، پھر یہ مینیجر اور ڈائریکٹر کے دستخط پر جائے گا۔ ہمارے معاملے میں، یہ ایک ہی شخص ہے. اس کے بعد، سپلائر ضروری وسائل کا آرڈر دے گا اور اکاؤنٹنٹ کو ادائیگی کے لیے معلومات منتقل کرے گا۔

دستاویزی اکاؤنٹنگ

الیکٹرانک دستاویز کے انتظام کے لیے، یہ اہم ماڈیول ہے۔ ' ماڈیولز ' - ' تنظیم ' - ' دستاویزات ' پر جائیں۔

اوپر والے ماڈیول میں ہم تمام دستیاب دستاویزات دیکھتے ہیں۔ اگر آپ کو کوئی مخصوص ریکارڈ تلاش کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ فلٹرز استعمال کر سکتے ہیں۔

کالموں میں بہت سی مفید معلومات ہوتی ہیں۔ مثال کے طور پر، کسی دستاویز کی دستیابی، اس کی مطابقت، دستاویز کی قسم، تاریخ اور نمبر، کاؤنٹر پارٹی جس کے لیے یہ دستاویز جاری کی گئی ہے، دستاویز کس تاریخ تک درست ہے۔ آپ ' کالم مرئیت ' بٹن کا استعمال کرتے ہوئے دیگر فیلڈز بھی شامل کر سکتے ہیں۔

آئیے ایک نیا اندراج بنائیں

آئیے ایک نیا دستاویز بنائیں۔ ایسا کرنے کے لیے، ماڈیول میں کہیں بھی دائیں کلک کریں اور ' شامل کریں ' کو منتخب کریں۔

نئی دستاویز شامل کریں ونڈو ظاہر ہوگی۔

آئیے تصور کریں کہ ہمیں کسی ملازم سے چھٹی کے لیے درخواست دینے کی ضرورت ہے۔ تین نقطوں والے بٹن پر کلک کرکے ' دستاویزی منظر ' کو منتخب کریں۔ یہ ہمیں دوسرے ماڈیول پر لے جائے گا جہاں ہم مطلوبہ دستاویز کی قسم منتخب کر سکتے ہیں۔ انتخاب کے بعد، فہرست کے نیچے واقع خصوصی بٹن ' منتخب کریں ' کو دبائیں۔ آپ مطلوبہ لائن پر صرف ڈبل کلک کر سکتے ہیں۔

انتخاب کے بعد، پروگرام خود بخود ہمیں پچھلی ونڈو پر واپس کر دیتا ہے۔ اب باقی فیلڈز بھریں - دستاویز نمبر اور مطلوبہ ہم منصب۔ اگر ضروری ہو تو، آپ ' ٹائم کنٹرول ' بلاک کو بھی بھر سکتے ہیں۔

اس کے بعد، ' محفوظ کریں ' بٹن دبائیں:

ماڈیول میں ایک نیا اندراج ہے - ہماری نئی دستاویز۔

اب نیچے دیکھیں اور ہم ذیلی ماڈلز ونڈو دیکھیں گے۔

آئیے ہر ایک ذیلی ماڈل کو مزید تفصیل سے دیکھتے ہیں۔

دستاویز کی نقل و حرکت

' حرکت ' آپ کو دستاویز کی نقل و حرکت کی وضاحت کرنے کی اجازت دیتی ہے - یہ کس محکمے اور سیل میں پہنچی ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو سیاق و سباق کے مینو کے ذریعے ایک اندراج شامل کرنے کی ضرورت ہے۔

آج کی تاریخ خود بخود بھر جائے گی۔ ' کاؤنٹر پارٹی ' آئٹم میں، اس بات کی نشاندہی کی جاتی ہے کہ کون دستاویز فراہم کرتا ہے یا اسے اٹھاتا ہے۔ آپ مقدار بھی بتا سکتے ہیں، مثال کے طور پر، اگر آپ ایک ساتھ کئی کاپیاں کرائے پر لے رہے ہیں۔ ' مسئلہ/تحریک ' اور ' استقبال/حرکت ' بلاکس محکمہ کو دستاویز جاری کرنے اور وصول کرنے کے ذمہ دار ہیں۔ ٹیبل میں متعلقہ آئٹمز یہ بھی بتاتے ہیں کہ دستاویز کس محکمے میں قبول کی گئی تھی اور اسے کس سیل میں رکھا گیا تھا۔ آئیے اس بات کی نشاندہی کرتے ہیں کہ ہماری دستاویز سیل ' #001 ' میں ' مین ڈیپارٹمنٹ ' میں پہنچ گئی ہے اور ' محفوظ کریں ' بٹن کو دبائیں۔

اس کے فوراً بعد، ہم دیکھیں گے کہ ہماری دستاویز کی حیثیت بدل گئی ہے۔ دستاویز سیل میں داخل ہوئی اور اب دستیاب ہے۔ اس کے علاوہ، اگر آپ دستاویز کی الیکٹرانک کاپی پروگرام میں اپ لوڈ کرتے ہیں تو صورتحال بدل جائے گی، لیکن اس کے بارے میں بعد میں مزید۔

دستاویز کا مقام

اب دوسرے ذیلی ماڈل پر ایک نظر ڈالتے ہیں - ' مقام ':

یہ ظاہر کرے گا کہ دستاویز کی فزیکل کاپیاں کہاں واقع ہیں۔ اس صورت میں، ہمارے پاس ایک قبول شدہ کاپی ہے اور یہ سیل نمبر 001 میں مین کمپارٹمنٹ میں واقع ہے۔ اگر ہم کسی کاؤنٹر پارٹی کو دستاویز جاری کرتے ہیں، تو مقام کی حیثیت بدل جائے گی اور اس کی طرف اشارہ کریں گے۔ آپ ہاتھ سے اس ٹیبل میں ڈیٹا داخل نہیں کر سکتے، وہ خود بخود یہاں ظاہر ہو جائیں گے۔

الیکٹرانک ورژن

آئیے اگلے ٹیب پر جائیں ' الیکٹرانک ورژن اور فائلز ':

آپ اس ٹیبل میں دستاویز کے الیکٹرانک ورژن کے بارے میں ایک اندراج شامل کر سکتے ہیں۔ یہ پہلے سے معلوم سیاق و سباق کے مینو اور ' ایڈ ' بٹن کا استعمال کرتے ہوئے کیا جاتا ہے۔

ظاہر ہونے والے ٹیبل میں معلومات کو پُر کریں۔ ' دستاویز کی قسم ' میں، مثال کے طور پر، یہ ایکسل اٹیچمنٹ، یا jpg یا pdf فارمیٹ ہو سکتا ہے۔ فائل خود ڈاؤن لوڈ کے بٹن کا استعمال کرتے ہوئے نیچے اشارہ کرتی ہے۔ آپ کمپیوٹر یا مقامی نیٹ ورک پر اس کے مقام کا لنک بھی بتا سکتے ہیں۔

آئیے ' پیرامیٹر ' ٹیب پر جائیں۔

' پیرامیٹر ' میں ایسے فقروں کی فہرست ہے جو آپ پروگرام میں داخل کرنا چاہتے ہیں، پھر یہ جملے خود بخود ٹیمپلیٹ میں صحیح جگہ پر رکھے جائیں گے۔ عمل خود ہی سب سے اوپر واقع ' فل ' بٹن کے ذریعہ انجام دیا جاتا ہے۔

' خود مکمل ' ٹیب ظاہر کرتا ہے کہ اوپر دی گئی کارروائی کا استعمال کرتے ہوئے آخری بار کون سے جملے درج کیے گئے تھے۔

ٹیب ' دستاویز پر کام کرتا ہے ' منتخب دستاویز پر منصوبہ بند اور مکمل کیے گئے کاموں کی فہرست دکھاتا ہے۔ آپ سیاق و سباق کے مینو کا استعمال کرتے ہوئے ایک نئی جاب شامل کر سکتے ہیں یا موجودہ جاب میں ترمیم کر سکتے ہیں۔

خریداری کی درخواستوں کی منظوری اور دستخط

فرض کریں کہ آپ کے کارکن نے سپلائر سے کچھ اشیاء کی درخواست کی ہے، لیکن وہ اسٹاک سے باہر ہیں۔ اس صورت میں، ملازم ضروری چیزوں کی خریداری کے لیے درخواست کرتا ہے۔

آئیے ' ایپلی کیشنز ' ماڈیول پر جائیں۔

آئیے ایک نیا اندراج بنائیں

سب سے پہلے آپ کو ایک نیا اندراج بنانے کی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، ہم ' ایک درخواست بنائیں ' ایکشن استعمال کریں گے۔

نیز، درخواست دہندہ کے بارے میں ڈیٹا اور موجودہ تاریخ خود بخود اس میں بدل جائے گی۔

ایپلی کیشن کی ساخت کو شامل کرنا اور تبدیل کرنا

ظاہر ہونے والی اندراج کو منتخب کریں اور نیچے ذیلی ماڈیول ' آرڈر مواد ' پر جائیں۔

فہرست میں ایک آئٹم پہلے ہی شامل کیا جا چکا ہے، جس کی گودام میں مقدار متعین کم از کم سے کم ہے۔ اگر ضروری ہو تو، آپ اس فہرست کو اشیاء کے نمبر اور نام سے تبدیل کر سکتے ہیں۔ تبدیل کرنے کے لیے، آئٹم پر دائیں کلک کرکے سیاق و سباق کا مینو استعمال کریں اور ' ترمیم ' کو منتخب کریں۔

نیا اندراج شامل کرنے کے لیے، ' شامل کریں ' کو منتخب کریں۔

آپ کی ضرورت کی ہر چیز شامل ہونے کے بعد، ' درخواست پر کام کریں ' ٹیب کو منتخب کریں۔

درخواست پر کام کریں۔

دستاویز پر تمام منصوبہ بند اور مکمل شدہ کام یہاں پیش کیا جائے گا۔ اب یہ خالی ہے، کیونکہ کام ابھی تک نہیں ہوا ہے۔ ' ایکشن ' بٹن پر کلک کرکے اور ' سائن ٹکٹ ' کو منتخب کرکے ٹکٹ پر دستخط کریں۔

پہلا اندراج سامنے آیا ہے، جس کی حیثیت ' جاری ہے ' ہے۔

ہم کئے جانے والے کام کی تفصیل ، مقررہ تاریخ ، ٹھیکیدار ، اور دیگر مفید معلومات بھی دیکھتے ہیں۔ اگر آپ اس اندراج پر ڈبل کلک کریں گے تو ترمیم کی ونڈو کھل جائے گی۔

اس ونڈو میں، آپ مندرجہ بالا آئٹمز کو تبدیل کر سکتے ہیں، ساتھ ہی ٹاسک کی تکمیل کو نشان زد کر سکتے ہیں، بیک وقت نتیجہ لکھ سکتے ہیں، یا اس کی فوری ضرورت کو نشان زد کر سکتے ہیں۔ کسی بھی خرابی کی صورت میں، آپ ملازمین میں سے کسی کے لیے درخواست پر کام واپس کر سکتے ہیں، مثال کے طور پر، فراہم کنندہ کے لیے سامان کی فہرست میں تبدیلی یا کم قیمتیں تلاش کرنے کے لیے، جس کی وجہ میں اشارہ کیا جا سکتا ہے۔

آئیے، مثال کے طور پر، ' ہو گیا ' چیک باکس کو چیک کرکے اور ' نتیجہ ' درج کرکے، اور پھر ' محفوظ کریں ' بٹن پر کلک کرکے اس کام کو مکمل کریں۔

اب ہم دیکھ سکتے ہیں کہ اس کام کو ' مکمل ' کا درجہ مل گیا ہے۔

ذیل میں ایک دوسرا اندراج ہے جس میں ایک مختلف ' اداکار ' ہے - ڈائریکٹر۔ آئیے اسے کھولتے ہیں۔

آئیے اس کام کو سیٹ کریں ' ملازم کو واپس کریں - سپلائر۔ ' واپسی کی وجہ ' میں ہم لکھتے ہیں کہ دستاویز میں، مثال کے طور پر، ادائیگی کے لیے ایک غلط اکاؤنٹ ہے۔

آئیے ریکارڈ کو دوبارہ محفوظ کریں ۔

اب ہم دیکھ سکتے ہیں کہ دستاویز پروکیورر کو واپس آ گئی ہے، اور ڈائریکٹر کی ملازمت کی حیثیت ' واپس ہوئی ' ہے اور پروکیورمنٹ ' ان پروگریس ' ہے۔ اب، دستاویز کے ڈائریکٹر کے پاس واپس جانے کے لیے، سپلائر کو تمام خرابیوں کو درست کرنے کی ضرورت ہے۔ دستاویز کے تمام مراحل سے گزرنے کے بعد، یہ اس طرح نظر آئے گا:

اب آپ سپلائر کو ایک رسید تیار کر سکتے ہیں۔ یہ ' وینڈر انوائس ' کارروائی کا استعمال کرتے ہوئے کیا جاتا ہے۔

اس کے بعد آرڈر کی حیثیت ' ڈیلیوری کے منتظر ' میں بدل جائے گی۔

آرڈر شدہ اشیاء موصول ہونے کے بعد، انہیں کسٹمر کو منتقل کیا جا سکتا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، ' مسئلہ سامان ' ایکشن کا استعمال کریں۔

ٹکٹ کی حیثیت دوبارہ تبدیل ہو جائے گی، اس بار ' مکمل ' ہو جائے گی۔

رپورٹ بٹن کا استعمال کرتے ہوئے، اگر ضروری ہو تو، درخواست خود پرنٹ کی جا سکتی ہے.

پرنٹ شدہ ایپلیکیشن اس طرح نظر آتی ہے:

دیگر مددگار عنوانات کے لیے ذیل میں ملاحظہ کریں:

• طبی سامان کا حساب کتاب
• شروع تک

• انٹرایکٹو ٹریننگ کے ساتھ پروگرام ڈاؤن لوڈ کریں۔