USU
››
Programos verslo automatizavimui
››
Programa klinikai
››
Medicininės programos instrukcijos
››
Šias funkcijas reikia užsakyti atskirai.
Programai ' Universali apskaitos sistema ' galite užsisakyti elektroninį dokumentų valdymo modulį. Elektroninis dokumentų valdymas leidžia pagreitinti ir supaprastinti darbą su dokumentais jūsų organizacijoje. Vadovas ir atsakingi asmenys iš karto matys visą reikiamą informaciją ant bet kokių dokumentų.
Siūlome dvi darbo eigos konfigūracijas. Pirmasis yra dokumentų tvarkymas. Jis gali stebėti daugybę skirtingų variantų vienu metu. Pavyzdžiui, nuorodos į personalą ir sutarčių aktualumas sandorio šalims.
Taip pat yra tiekimo sąskaita. Jis naudojamas perkant prekes ir leidžia pagreitinti visų pirkimo užklausų patvirtinimo procesą.
Abiem atvejais dokumentai turės eiti per įvairius organizacijos darbuotojus . Užsakymas ir patys darbuotojai pildomi specialiame kataloge „ Procesai “.
Atidarykime šį vadovą. Viršutiniame modulyje galite matyti verslo proceso pavadinimą, o žemiau – etapus, kuriuos turi pereiti šis verslo procesas.
Šiame pavyzdyje matome, kad ' pirkimo paraiška ' bus pasirašyta darbuotojo, tada ji bus nukreipta į vadovo ir direktoriaus parašus. Mūsų atveju tai tas pats asmuo. Po to tiekėjas užsakys reikiamus išteklius ir perduos informaciją buhalteriui apmokėti.
Elektroniniam dokumentų valdymui tai yra pagrindinis modulis. Eikite į „ Moduliai “ – „ Organizacija “ – „ Dokumentai “.
Viršutiniame modulyje matome visus turimus dokumentus. Jei reikia ieškoti konkretaus įrašo, galite naudoti filtrus.
Stulpeliuose yra daug naudingos informacijos. Pavyzdžiui, dokumento prieinamumas, jo aktualumas, dokumento tipas, data ir numeris, sandorio šalis, kuriai šis dokumentas išduotas, iki kurios datos dokumentas galioja. Taip pat galite pridėti kitų laukų naudodami mygtuką „ Stulpelio matomumas “.
Sukurkime naują dokumentą. Norėdami tai padaryti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią modulio vietą ir pasirinkite „ Pridėti “.
Atsidarys langas Pridėti naują dokumentą.
Įsivaizduokime, kad reikia pateikti darbuotojo prašymą dėl atostogų. Pasirinkite „ Dokumento rodinys “ spustelėdami mygtuką su trimis taškais. Taip pateksime į kitą modulį, kuriame galėsime pasirinkti reikiamą dokumento tipą. Pasirinkę paspauskite specialų mygtuką „ Pasirinkti “, esantį sąrašo apačioje. Taip pat galite tiesiog dukart spustelėti norimą eilutę.
Pasirinkus, programa automatiškai grąžina mus į ankstesnį langą. Dabar užpildykite likusius laukus – dokumento numerį ir norimą sandorio šalį. Jei reikia, taip pat galite užpildyti bloką „ Laiko valdymas “.
Po to paspauskite mygtuką „ Išsaugoti “:
Modulyje yra naujas įrašas – mūsų naujas dokumentas.
Dabar pažiūrėkime žemyn ir pamatysime submodulių langą.
Pažvelkime į kiekvieną submodulį išsamiau.
' Judėjimas ' leidžia nurodyti dokumento judėjimą – į kurį skyrių ir langelį jis atkeliavo. Norėdami tai padaryti, kontekstiniame meniu turite pridėti įrašą.
Šios dienos data bus užpildyta automatiškai. Skiltyje „ Sandorio šalis “ nurodoma, kas pristato ar atsiima dokumentą. Taip pat galite nurodyti kiekį, pavyzdžiui, jei nuomojatės kelis egzempliorius vienu metu. Blokai „ Išdavimas / judėjimas “ ir „ Priėmimas / judėjimas “ yra atsakingi už dokumento išdavimą ir gavimą skyriui. Atitinkami lentelės punktai taip pat nurodo, kuriame skyriuje dokumentas buvo priimtas ir kurioje langelyje jis buvo patalpintas. Nurodykime, kad mūsų dokumentas atkeliavo į „ Pagrindinį skyrių “, esantį langelyje „ #001 “, ir paspauskite mygtuką „ Išsaugoti “.
Iškart po to pamatysime, kad mūsų dokumento būsena pasikeitė. Dokumentas pateko į langelį ir dabar yra prieinamas. Be to, būsena pasikeis, jei į programą įkelsite elektroninę dokumento kopiją, bet apie tai vėliau.
Dabar pažvelkime į antrąjį submodulį – „ Vieta “:
Bus parodyta, kur yra fizinės dokumento kopijos. Šiuo atveju turime vieną priimtą kopiją ir ji yra pagrindiniame skyriuje, langelyje Nr. 001. Jei išduodame dokumentą kitai sandorio šaliai, vietos būsena pasikeis ir nurodys į ją. Jūs negalite įvesti duomenų į šią lentelę ranka, jie čia bus rodomi automatiškai.
Eikime į kitą skirtuką „ Elektroninės versijos ir failai “:
Prie šios lentelės galite pridėti įrašą apie elektroninę dokumento versiją. Tai atliekama naudojant jau žinomą kontekstinį meniu ir mygtuką „ Pridėti “.
Pasirodžiusioje lentelėje užpildykite informaciją. Pavyzdžiui, „ Dokumento tipas “ tai gali būti „Excel“ priedas arba jpg arba pdf formatas. Pats failas nurodytas žemiau, naudojant atsisiuntimo mygtuką. Taip pat galite nurodyti nuorodą į jo vietą kompiuteryje arba vietiniame tinkle.
Eikime į skirtuką „ Parametrai “.
Skiltyje „ Parametrai “ yra sąrašas frazių, kurias norite įvesti į programą, tada šios frazės bus automatiškai patalpintos į šabloną tinkamose vietose. Pats veiksmas vykdomas mygtuku „ Užpildyti “, esantį viršuje.
Skirtuke „ Automatinis užbaigimas “ rodoma, kurios frazės paskutinį kartą buvo įvestos naudojant aukščiau pateiktą veiksmą.
Skirtuke „ Darbai su dokumentu “ rodomas suplanuotų ir atliktų darbų, susijusių su pasirinktu dokumentu, sąrašas. Naudodami kontekstinį meniu galite pridėti naują užduotį arba redaguoti esamą užduotį.
Tarkime, kad jūsų darbuotojas paprašė tam tikrų prekių tiekėjo, bet jų nėra sandėlyje. Tokiu atveju darbuotojas sukuria prašymą įsigyti reikalingus daiktus.
Eikime į modulį „ Programos “.
Pirmiausia turite sukurti naują įrašą. Norėdami tai padaryti, naudosime veiksmą „ Sukurti užklausą “.
Taip pat į juos bus automatiškai pakeisti duomenys apie pareiškėją ir dabartinę datą.
Pasirinkite pasirodžiusį įrašą ir eikite į apatinį submodulį „ Užsakymo turinys “.
Į sąrašą jau įtraukta prekė, kurios kiekis sandėlyje yra mažesnis už nurodytą minimumą. Jei reikia, šį sąrašą galite pakeisti pagal prekių skaičių ir pavadinimą. Norėdami pakeisti, naudokite kontekstinį meniu dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami elementą ir pasirinkite „ Redaguoti “.
Norėdami pridėti naują įrašą, pasirinkite „ Pridėti “.
Pridėję viską, ko reikia, pasirinkite skirtuką „ Darbas pagal užklausą “.
Čia bus pristatyti visi suplanuoti ir atlikti dokumento darbai. Dabar jis tuščias, nes darbai dar neatlikti. Pasirašykite bilietą spustelėdami mygtuką „ Veiksmai “ ir pasirinkdami „ Pasirašyti bilietą “.
Pasirodė pirmasis įrašas, kurio būsena yra „ Vykdoma “.
Taip pat matome atliekamų darbų aprašymą , terminą , rangovą ir kitą naudingą informaciją. Jei dukart spustelėsite šį įrašą, atsidarys redagavimo langas.
Šiame lange galite pakeisti aukščiau nurodytus elementus, taip pat pažymėti užduoties atlikimą , kartu užsirašydami rezultatą arba pažymėti jos skubumą . Atsiradus klaidų, galite grąžinti darbą pagal prašymą vienam iš darbuotojų, pavyzdžiui, kad tiekėjas pakeistų prekių sąrašą arba ieškotų žemesnių kainų, kurias galima nurodyti priežastyje.
Pavyzdžiui, užbaikime šį darbą pažymėdami žymimąjį laukelį „ Atlikta “ ir įvesdami „ Rezultatas “, tada spustelėdami mygtuką „ Išsaugoti “.
Dabar matome, kad šis darbas gavo būseną „ Atlikta “.
Žemiau yra antrasis įrašas, kuriame yra kitas „ atlikėjas “ – režisierius. Atidarykime.
Nustatykime šio darbo grąžinimą darbuotojui – Tiekėjui. Skiltyje „ Grąžinimo priežastis “ rašome, kad dokumente, pavyzdžiui, yra neteisinga mokėjimo sąskaita.
Išsaugokime įrašą dar kartą.
Dabar matome, kad dokumentas grąžintas Pirkėjui, o direktoriaus pareigos statusas yra „ Grąžintas “, o pirkimas – „ Vykdomas “. Dabar, kad dokumentas grįžtų pas direktorių, tiekėjas turi ištaisyti visas klaidas. Kai dokumentas atliks visus veiksmus, jis atrodys taip:
Dabar galite sugeneruoti sąskaitą faktūrą tiekėjui. Tai atliekama naudojant veiksmą „ Pardavėjo sąskaita faktūra “.
Tada užsakymo būsena pasikeis į „ Laukiama pristatymo “.
Gavus užsakytas prekes, jas galima perduoti klientui. Norėdami tai padaryti, naudokite veiksmą „ Išleisti prekes “.
Bilieto būsena vėl pasikeis, šį kartą į „ Užbaigta “.
Pačią programą, jei reikia, galima atsispausdinti naudojant ataskaitos mygtuką.
Išspausdinta programa atrodo taip:
Žemiau rasite kitų naudingų temų:
Universali apskaitos sistema
2010 - 2024
Atsisiųskite programą su interaktyviu mokymu