USU  ››  برنامه های اتوماسیون کسب و کار  ››  برنامه برای درمانگاه  ››  دستورالعمل برنامه پزشکی  ›› 

مدیریت اسناد الکترونیکی

این ویژگی ها باید جداگانه سفارش داده شوند.

برای برنامه " سیستم حسابداری جهانی "، می توانید یک ماژول مدیریت اسناد الکترونیکی سفارش دهید. مدیریت الکترونیک اسناد به شما این امکان را می دهد که کار با اسناد را در سازمان خود سرعت بخشیده و ساده کنید. مدیر و افراد مسئول بلافاصله تمام اطلاعات لازم را در مورد اسناد مشاهده خواهند کرد.

انواع گردش کار

ما دو پیکربندی برای گردش کار ارائه می دهیم. اولی کاغذبازی است. این می تواند بسیاری از گزینه های مختلف را به طور همزمان ردیابی کند. به عنوان مثال، ارجاع به پرسنل و مربوط بودن قراردادها برای طرف مقابل.

حساب عرضه هم هست. برای خرید کالا استفاده می شود و به شما این امکان را می دهد که روند تایید کلیه درخواست های خرید را تسریع کنید.

در هر دو مورد، مدارک باید از طریق کارمندان مختلف سازمان طی شود. سفارش و خود کارمندان در دایرکتوری ویژه " فرآیندها " پر می شوند.

بیایید این راهنما را باز کنیم. در ماژول بالا می توانید نام فرآیند کسب و کار و در زیر - مراحلی که این فرآیند تجاری باید طی کند را مشاهده کنید.

در این مثال، می بینیم که " درخواست خرید " توسط کارمند امضا می شود، سپس به امضای مدیر و مدیر می رود. در مورد ما، این همان شخص است. پس از آن، تامین کننده منابع لازم را سفارش داده و اطلاعات را برای پرداخت به حسابدار منتقل می کند.

حسابداری اسناد

برای مدیریت اسناد الکترونیکی، این ماژول اصلی است. به " ماژول ها " - " سازمان " - " اسناد " بروید.

در ماژول بالا همه اسناد موجود را می بینیم. اگر نیاز به جستجوی رکورد خاصی دارید، می توانید از فیلترها استفاده کنید.

ستون ها حاوی اطلاعات مفید زیادی هستند. به عنوان مثال، در دسترس بودن یک سند، ارتباط آن، نوع سند، تاریخ و شماره، طرف مقابل که این سند برای آن صادر شده است، تا چه تاریخی سند معتبر است. همچنین می‌توانید فیلدهای دیگر را با استفاده از دکمه « نمایش ستون » اضافه کنید.

بیایید یک ورودی جدید ایجاد کنیم

بیایید یک سند جدید ایجاد کنیم. برای انجام این کار، در هر نقطه از ماژول کلیک راست کرده و « افزودن » را انتخاب کنید.

پنجره Add New Document ظاهر می شود.

بیایید تصور کنیم که باید از یک کارمند درخواست مرخصی ارائه کنیم. با کلیک بر روی دکمه دارای سه نقطه " مشاهده سند " را انتخاب کنید. این ما را به ماژول دیگری می برد که در آنجا می توانیم نوع سند مورد نیاز را انتخاب کنیم. پس از انتخاب، دکمه ویژه ' انتخاب ' را که در پایین لیست قرار دارد فشار دهید. همچنین می توانید به سادگی روی خط مورد نظر دوبار کلیک کنید.

پس از انتخاب، برنامه به طور خودکار ما را به پنجره قبلی باز می گرداند. حالا بقیه فیلدها - شماره سند و طرف مقابل مورد نظر را پر کنید. در صورت لزوم، می توانید بلوک " کنترل زمان " را نیز پر کنید.

پس از آن، دکمه " ذخیره " را فشار دهید:

یک ورودی جدید در ماژول وجود دارد - سند جدید ما.

حالا بیایید به پایین نگاه کنیم و پنجره submodules را خواهیم دید.

بیایید هر یک از زیر ماژول ها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

حرکت سند

" حرکت " به شما امکان می دهد حرکت سند را مشخص کنید - در کدام بخش و سلول وارد شده است. برای انجام این کار، باید یک ورودی را از طریق منوی زمینه اضافه کنید.

تاریخ امروز به صورت خودکار پر می شود. در مورد " طرف مقابل "، مشخص شده است که چه کسی سند را تحویل می دهد یا تحویل می گیرد. شما همچنین می توانید مقدار را مشخص کنید، به عنوان مثال، اگر چندین نسخه را به طور همزمان اجاره می کنید. بلوک‌های « موضوع/حرکت » و « پذیرایی/حرکت » مسئولیت صدور و دریافت سند به بخش را بر عهده دارند. موارد مربوطه در جدول نیز نشان می دهد که سند در کدام بخش پذیرفته شده و در کدام سلول قرار گرفته است. اجازه دهید نشان دهیم که سند ما به " بخش اصلی " در سلول " #001 " رسیده است و دکمه " ذخیره " را فشار دهید.

بلافاصله بعد از آن خواهیم دید که وضعیت سند ما تغییر کرده است. سند وارد سلول شد و اکنون در دسترس است. همچنین، اگر یک نسخه الکترونیکی از سند را در برنامه آپلود کنید، وضعیت تغییر خواهد کرد، اما بعداً در مورد آن بیشتر توضیح خواهیم داد.

محل سند

حالا بیایید نگاهی به زیر ماژول دوم - " مکان " بیندازیم:

این نشان می دهد که نسخه های فیزیکی سند در کجا قرار دارند. در این مورد، ما یک نسخه پذیرفته شده داریم و در محفظه اصلی، در سلول #001 قرار دارد. اگر سندی را برای طرف مقابل صادر کنیم، وضعیت مکان تغییر می کند و به آن اشاره می کند. شما نمی توانید داده ها را به صورت دستی در این جدول وارد کنید، آنها به طور خودکار در اینجا ظاهر می شوند.

نسخه های الکترونیکی

بیایید به برگه بعدی " نسخه ها و فایل های الکترونیکی " برویم:

می توانید یک ورودی در مورد نسخه الکترونیکی سند به این جدول اضافه کنید. این کار با استفاده از منوی زمینه از قبل شناخته شده و دکمه " افزودن " انجام می شود.

اطلاعات را در جدول ظاهر شده پر کنید. به عنوان مثال، در " نوع سند "، این می تواند یک پیوست اکسل یا فرمت jpg یا pdf باشد. خود فایل با استفاده از دکمه دانلود در زیر نشان داده شده است. همچنین می توانید پیوندی به مکان آن در رایانه یا شبکه محلی مشخص کنید.

بیایید به تب " پارامترها " برویم.

در " پارامترها " لیستی از عباراتی وجود دارد که می خواهید وارد برنامه کنید، سپس این عبارات به طور خودکار در مکان های مناسب در قالب قرار می گیرند. این عمل توسط دکمه " پر " واقع در بالا انجام می شود.

برگه « تکمیل خودکار » آخرین عباراتی را که با استفاده از عملکرد بالا وارد شده اند را نشان می دهد.

برگه " در سند کار می کند " لیستی از کارهای برنامه ریزی شده و تکمیل شده در سند انتخاب شده را نشان می دهد. می توانید با استفاده از منوی زمینه، یک کار جدید اضافه کنید یا یک کار موجود را ویرایش کنید.

تایید و امضای درخواست خرید

فرض کنید کارگر شما اقلام خاصی را از یک تامین کننده درخواست کرده است، اما موجودی آنها تمام شده است. در این صورت کارمند درخواستی برای خرید اقلام ضروری ایجاد می کند.

بیایید به ماژول " برنامه ها " برویم.

بیایید یک ورودی جدید ایجاد کنیم

ابتدا باید یک ورودی جدید ایجاد کنید. برای این کار از عمل " ایجاد درخواست " استفاده می کنیم.

همچنین داده های مربوط به متقاضی و تاریخ فعلی به طور خودکار در آن جایگزین می شود.

افزودن و تغییر ترکیب برنامه

ورودی ظاهر شده را انتخاب کنید و به زیر ماژول پایینی « سفارش محتوا » بروید.

قبلاً یک کالا به لیست اضافه شده است که مقدار آن در انبار کمتر از حداقل تعیین شده است. در صورت لزوم، می توانید این لیست را با تعداد و نام موارد تغییر دهید. برای تغییر، از منوی زمینه با کلیک راست روی مورد و انتخاب « ویرایش » استفاده کنید.

برای افزودن یک ورودی جدید، « افزودن » را انتخاب کنید.

پس از اضافه شدن هر چیزی که نیاز دارید، برگه " کار بر اساس درخواست " را انتخاب کنید.

در صورت درخواست کار کنید

تمام کارهای برنامه ریزی شده و تکمیل شده روی سند در اینجا ارائه می شود. اکنون خالی است، زیرا هنوز کار انجام نشده است. با کلیک بر روی دکمه " اقدامات " و انتخاب " امضای بلیط " بلیط را امضا کنید.

اولین ورودی ظاهر شد که وضعیت " در حال انجام " را دارد.

ما همچنین شرح کارهایی که باید انجام شود، تاریخ مقرر ، پیمانکار و سایر اطلاعات مفید را می بینیم. اگر روی این ورودی دوبار کلیک کنید، پنجره ویرایش باز می شود.

در این پنجره می‌توانید موارد بالا را تغییر دهید، همچنین اتمام کار را علامت‌گذاری کنید، نتیجه را همزمان بنویسید یا فوریت آن را علامت بزنید. در صورت بروز هر گونه خطایی، می توانید کار روی برنامه را برای یکی از کارمندان بازگردانید ، به عنوان مثال، برای اینکه تامین کننده لیست کالاها را تغییر دهد یا به دنبال قیمت های کمتر باشد که می تواند در دلیل ذکر شود.

برای مثال، بیایید این کار را با علامت زدن چک باکس « انجام شد » و وارد کردن « نتیجه » و سپس کلیک بر روی دکمه « ذخیره » تکمیل کنیم.

اکنون می بینیم که این کار وضعیت " تکمیل " را دریافت کرده است.

در زیر یک ورودی دوم است که یک " نوازنده " متفاوت دارد - کارگردان. بیا بازش کنیم

بیایید این کار را تنظیم کنیم ' بازگشت به کارمند - تامین کننده. در " دلیل بازگشت " می نویسیم که سند، برای مثال، دارای حساب نادرستی برای پرداخت است.

بیایید دوباره رکورد را ذخیره کنیم .

اکنون می‌توانیم ببینیم که سند به تهیه‌کننده بازگشته است، و وضعیت شغلی مدیر « بازگردانده شده » و وضعیت تدارکات « در حال انجام » است. اکنون، برای اینکه سند به مدیر برگردد، تامین کننده باید تمام خطاها را تصحیح کند. بعد از اینکه سند تمام مراحل را طی کرد، به شکل زیر در می آید:

اکنون می توانید یک فاکتور برای تامین کننده ایجاد کنید. این کار با استفاده از عمل " فاکتور فروشنده " انجام می شود.

سپس وضعیت سفارش به " در انتظار تحویل " تغییر می کند.

پس از دریافت اقلام سفارش داده شده می توان آنها را به مشتری منتقل کرد. برای انجام این کار، از اکشن " ارسال کالا " استفاده کنید.

وضعیت بلیط دوباره تغییر می کند، این بار به " تکمیل شده ".

خود برنامه را می توان در صورت لزوم با استفاده از دکمه گزارش چاپ کرد.

برنامه چاپ شده به شکل زیر است:

برای سایر موضوعات مفید به زیر مراجعه کنید:

• حسابداری کالاهای پزشکی
• به آغاز

• دانلود برنامه با آموزش تعاملی