USU
››
Programy pro automatizaci podnikání
››
Program pro kliniku
››
Pokyny pro lékařský program
››
Tyto vlastnosti je nutné objednat samostatně.
K programu ' Univerzální účetní systém ' si můžete objednat modul elektronické správy dokumentů. Elektronická správa dokumentů umožňuje zrychlit a zjednodušit práci s dokumenty ve vaší organizaci. Manažer a odpovědné osoby okamžitě uvidí všechny potřebné informace na případných dokumentech.
Nabízíme dvě konfigurace pro pracovní postup. První je papírování. Může sledovat mnoho různých možností současně. Například reference pro zaměstnance a význam smluv pro protistrany.
Existuje také zásobovací účet. Slouží pro nákup zboží a umožňuje urychlit proces schvalování všech požadavků na nákup.
V obou případech budou muset dokumenty projít různými zaměstnanci organizace. Objednávka a samotní zaměstnanci se vyplňují ve speciálním adresáři ' Procesy '.
Otevřeme tento návod. V horním modulu můžete vidět název obchodního procesu a níže - fáze, kterými musí tento obchodní proces projít.
V tomto příkladu vidíme, že „ požadavek na nákup “ podepíše zaměstnanec, poté přejde k podpisu manažera a ředitele. V našem případě se jedná o stejnou osobu. Poté dodavatel objedná potřebné prostředky a předá informace účetnímu k zaplacení.
Pro elektronickou správu dokumentů je to hlavní modul. Přejděte na ' Moduly ' - ' Organizace ' - ' Dokumenty '.
V horním modulu vidíme všechny dostupné dokumenty. Pokud potřebujete vyhledat konkrétní záznam, můžete použít filtry.
Sloupce obsahují mnoho užitečných informací. Například dostupnost dokumentu, jeho relevance, typ dokumentu, datum a číslo, protistrana, pro kterou je tento dokument vystaven, do jakého data je dokument platný. Další pole můžete přidat také pomocí tlačítka ' Viditelnost sloupců '.
Vytvoříme nový dokument. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši kdekoli v modulu a vyberte ' Přidat '.
Zobrazí se okno Přidat nový dokument.
Představme si, že potřebujeme podat žádost o dovolenou od zaměstnance. Kliknutím na tlačítko se třemi tečkami vyberte „ Zobrazení dokumentu “. Tím se dostaneme do dalšího modulu, kde můžeme vybrat požadovaný typ dokladu. Po výběru stiskněte speciální tlačítko ' Select ', které se nachází ve spodní části seznamu. Můžete také jednoduše dvakrát kliknout na požadovaný řádek.
Po výběru nás program automaticky vrátí do předchozího okna. Nyní vyplňte zbývající pole – číslo dokladu a požadovanou protistranu. V případě potřeby můžete také vyplnit blok ' Časová kontrola '.
Poté stiskněte tlačítko ' Uložit ':
V modulu je nová položka - náš nový dokument.
Nyní se podíváme dolů a uvidíme okno submodulů.
Podívejme se na každý ze submodulů podrobněji.
' Pohyb ' umožňuje určit pohyb dokumentu - do kterého oddělení a buňky dorazil. Chcete-li to provést, musíte přidat položku prostřednictvím kontextové nabídky.
Dnešní datum bude vyplněno automaticky. V položce ' Protistrana ' je uvedeno, kdo dokument doručuje nebo vyzvedává. Můžete také určit množství, například pokud si půjčujete více kopií najednou. Bloky „ Vydání/Pohyb “ a „ Příjem/Pohyb “ jsou odpovědné za vydání a přijetí dokumentu na oddělení. Odpovídající položky v tabulce také udávají, ve kterém oddělení byl dokument přijat a do které buňky byl umístěn. Označme, že náš dokument dorazil do ' Hlavního oddělení ' v buňce ' #001 ' a stiskněte tlačítko ' Uložit '.
Ihned poté uvidíme, že se stav našeho dokumentu změnil. Dokument vstoupil do buňky a nyní je k dispozici. Stav se také změní, pokud do programu nahrajete elektronickou kopii dokumentu, ale o tom později.
Nyní se podívejme na druhý submodul - ' Location ':
Zobrazí se, kde jsou umístěny fyzické kopie dokumentu. V tomto případě máme jednu přijatou kopii a nachází se v hlavní přihrádce v buňce #001. Pokud vystavíme doklad protistraně, pak se stav umístění změní a bude na něj ukazovat. Data do této tabulky nemůžete zadávat ručně, objeví se zde automaticky.
Pojďme na další kartu ' Elektronické verze a soubory ':
Do této tabulky můžete přidat záznam o elektronické verzi dokumentu. To se provádí pomocí již známé kontextové nabídky a tlačítka ' Přidat '.
Vyplňte informace v tabulce, která se objeví. V ' Typ dokumentu ' to může být například příloha aplikace Excel nebo formát jpg nebo pdf. Samotný soubor je označen níže pomocí tlačítka Stáhnout. Můžete také zadat odkaz na jeho umístění v počítači nebo v místní síti.
Pojďme na kartu ' Parametry '.
V ' Parametry ' je seznam frází, které chcete zadat do programu, poté budou tyto fráze automaticky umístěny do šablony na správná místa. Samotná akce se provádí tlačítkem ' Vyplnit ' umístěným nahoře.
Karta „ Automatické doplňování “ zobrazuje fráze, které byly naposledy zadány pomocí výše uvedené akce.
Záložka ' Práce na dokumentu ' zobrazuje seznam plánovaných a dokončených prací na vybraném dokumentu. Pomocí kontextové nabídky můžete přidat novou úlohu nebo upravit stávající úlohu.
Řekněme, že váš pracovník si vyžádal určité položky od dodavatele, ale nejsou na skladě. V tomto případě zaměstnanec vytvoří poptávku na nákup potřebných věcí.
Pojďme do modulu ' Aplikace '.
Nejprve musíte vytvořit nový záznam. K tomu použijeme akci ' Vytvořit žádost '.
Automaticky se do něj dosadí také údaje o žadateli a aktuální datum.
Vyberte položku, která se objeví, a přejděte do spodního podmodulu ' Obsah objednávky '.
Do seznamu již byla přidána položka, jejíž množství na skladě je menší než zadané minimum. V případě potřeby můžete tento seznam změnit počtem a názvem položek. Pro změnu použijte kontextovou nabídku kliknutím pravým tlačítkem na položku a výběrem ' Upravit '.
Chcete-li přidat nový záznam, vyberte ' Přidat '.
Po přidání všeho potřebného vyberte záložku ' Práce na vyžádání '.
Zde budou prezentovány všechny plánované a dokončené práce na dokumentu. Nyní je prázdný, protože práce ještě nebyly provedeny. Podepište tiket kliknutím na tlačítko ' Akce ' a výběrem ' Podepsat tiket '.
Objevil se první záznam, který má stav ' Probíhá '.
Vidíme také popis práce, která má být provedena, datum splatnosti , dodavatele a další užitečné informace. Pokud na tento záznam dvakrát kliknete, otevře se editační okno.
V tomto okně můžete měnit výše uvedené položky, stejně jako označit dokončení úkolu, současně zapsat výsledek nebo označit jeho naléhavost . V případě jakýchkoliv chyb můžete vrátit práci na aplikaci pro některého ze zaměstnanců, např. za účelem, aby dodavatel změnil seznam zboží nebo hledal nižší ceny, které mohou být uvedeny v důvodu.
Dokončeme tuto práci například zaškrtnutím políčka ' Hotovo ' a zadáním ' Výsledek ' a poté kliknutím na tlačítko ' Uložit '.
Nyní vidíme, že tato práce získala status ' Dokončeno '.
Níže je druhý záznam, který má jiného „ umělce “ – režiséra. Pojďme to otevřít.
Nastavme tuto práci zpět na zaměstnance - Dodavatele. V ' důvod vrácení ' píšeme, že doklad má např. nesprávný účet pro platbu.
Opět záznam uložíme .
Nyní vidíme, že se dokument vrátil zpět zadavateli a stav úlohy ředitele je ' Vráceno ' a stav zakázky je ' Probíhá '. Nyní, aby se dokument dostal zpět k řediteli, musí dodavatel opravit všechny chyby. Poté, co dokument projde všemi kroky, bude vypadat takto:
Nyní můžete vygenerovat fakturu dodavateli. To se provádí pomocí akce ' Faktura dodavatele '.
Stav objednávky se poté změní na „ Čeká na doručení “.
Po obdržení objednaných položek je možné je předat zákazníkovi. K tomu použijte akci ' Vydat zboží '.
Stav tiketu se opět změní, tentokrát na ' Dokončeno '.
Samotnou aplikaci lze v případě potřeby vytisknout pomocí tlačítka Ohlásit.
Vytištěná přihláška vypadá takto:
Další užitečná témata naleznete níže:
Univerzální účetní systém
2010 - 2024
Stáhněte si program s interaktivním školením