Журнал учета поступающих документов

Журнал учета поступающих документов

Журнал учета поступающих документов – специальная книга или электронная программа, в которой ведется учет различных писем и документов, поступающих в организацию, а также их регистрация в специальном архиве. Обычно журнал ведется в разных форматах: в виде книги – журнала и в электронном варианте. Необходимо вести весь учет в журнале для любого предприятия, чтобы корреспонденция не терялась среди большого объема деловых бумаг, поэтому для каждого руководителя важно выбрать наиболее удобную форму ведения журнала. Электронный журнал учета от разработчиков УСУ позволяет управлять всей структурой деловых поступающих документов, распределять бумаги и письма, сокращать время сверки документов, и многое другое.

Особенно вариант электронного журнала учета поступающих документов актуально для крупных предприятий, где поступают большой объем документов. Например, одна из функций программы журнала – это автоматическое заполнение, что позволяет оптимизировать работу всех сотрудников, ускорив формирование всех необходимых документов в журнале учета, а это особенно важно при работе с большим потоком клиентов или данных. Электронный вариант журнала избегает человеческого фактора – то есть случайных или преднамеренных ошибок и изменений. И это очень важно, ведь зарегистрировать и сохранить все нужные документы и сведения в журнале учета необходимо для успешного хода любой организации, для предотвращения убытков, для передачи адресату.

Также в электронном журнале есть все обязательные настройки программы для ведения учета. Несмотря на то, что журналы учета не обязательны для регулярной отчетности, все же есть строгие требования по ведению. Есть определенные этапы ведения журнала, которым соответствуют специальные блоки в программе. Для начала идет заполнение и регистрация всех поступающих писем в специальном разделе – справочнике.

Этот раздел позволяет структурировать всю поступающую информацию, что упрощает дальнейшие операции для работников. Далее есть специальный блок о работе сотрудников. Здесь указываются планы для работы – сортировка, регистрация документов в журнале учета. Обычно все необходимые сведения, присвоенные регистрационные номера заполняются и оформляются в журнале в тот же день получения файлов, и эта дата также фиксируется.

Вместе с регистрацией поступающих бумаг в журнале учета есть удобная функция прикрепления файлов и скан-копий. Далее вся работа в журнале учета поступающих документов ведется в модулях, где вносится вся остальная информация, последующие процессы взаимодействия с клиентами. Здесь хранится и ведется учет все истории деловой переписки, которые упорядочиваются и систематизируются – это помогает быстро реагировать в случае новых запросов от начальства информации, контроль выполнения всей работы в срок, своевременная выдача нужных справок и бумаг. Для этого в журнале есть удобные настройки фильтрации поиска среди всей базы клиентов по разным параметрам: по имени, регистрационному номеру или контактным данным, система журнала быстро находить нужные файлы и учет всех деловых бумаг, даже если их зарегистрировано несколько тысяч.

Это значительно упрощает и оптимизирует работу делопроизводителей, секретарей и рядовых сотрудников, освобождая тем самым ценное время для общения с клиентами, а руководству это дает контроль и показатели прозрачности дел компании. Чтобы руководству взять контроль над ведением учета дел компании, он самостоятельно решает вопрос о заполнении журнала поступающей документации. Программа электронного журнала позволяет учитывать стандартный комплект заполнения сведений в разных блоках, и тогда перед должностным лицом и руководством открывается весь обзор дел и структурируется вся информация в учете о поступающих бумагах в компанию, данные обо всех сотрудниках, о результатах работы сотрудников, сведениях о клиентах, содержание самих поступающих документов, все даты и периоды. Модуль журнала об основной работе при желании и индивидуальных необходимостях компании может делиться на два подразделения: первое, где ведется сама документация со всеми необходимыми сканами и файлами, и второе подразделение для контрагента. В контрагенте журнала учета ведется единая база клиентов, указываются способы доставки поступающих и отправляемых бумаг и отмечаются определенные детали.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?