Рационализация документооборота

Рационализация документооборота

Рационализация документооборота — это выгодно для предприятия. Рационализация документооборота достигается, прежде всего, путем поиска более оптимальных способов по организации и ведению труда. Рационализация документооборота предполагает отказ от ручных методов регистрации или фиксации данных, пересылки, доставки документов. Рационализация документооборота экономит средства компании, благодаря этому можно существенно сократить бюджет рабочего времени.

Давайте рассмотрим на примере. Раньше формирование документооборота отнимало очень много времени у сотрудников бухгалтерии, администрации и других отделов, в которых документы играют роль индикаторов операций. Например, юридическому отделу нужно заключить договор с поставщиком, который находится в другой стране. Для этого он набирает вручную договор на компьютере, затем распечатывает его и раздает сотрудниками других отделов, принимающих участие в заключении сделки, а также передает экземпляр директору.

Они в свою очередь, ставятся ручные пометки, в которых отражаются какие бы они хотели внести изменения в документы. Таким образом работа над проектом может занимать это одной недели, это будет связано с занятостью других сотрудников и самого директора. Но, как только, все замечания будут учтены и договор будет составлен его нужно будет завизировать в этих отделах, поэтому поочередно документ передается на подпись и согласование и конечная инстанция будет за директором. Договор может пролежать некоторое время.

Как только договор будет подписан и принят поставщиком в электронном виде, документ пересылает при помощи курьерской службы. Сроки доставки могут занять от одной рабочей недели, все будет зависеть от того насколько удаленно находится поставщик. Отследить статус доставки очень сложно, нужно постоянно звонить в курьерскую службу и спрашивать, поступил ли документ и так пока он не попадет адресату. То есть это тоже занимает много времени, а затем поставщик должен выслать обратно подписанный договор и еще может пройти до одной рабочей недели.

Таким образом подписание договора может занять целый рабочий месяц, но рационально ли это? Этот процесс очень долгий и требует рационализации. Как же этого достичь? Провести рационализацию удалось посредством специальных программных ресурсов, например, такого, как «Универсальная система учета».

Теперь давайте проследим этот же процесс, но только уже его формирование в программе. Насколько быстро это все произойдет и будет ли достигнута рационализация процессов документооборота. Итак, сотрудник начинает формировать документ в системе, ему не нужно долго формировать документ, потому что у него уже есть готовый шаблон договора. Он водит лишь реквизиты поставщика и обращается к ключевым пунктам договора.

Прямо в электронном документе он ставит пометки для определенных отделов, на которые они должны обратить внимание при согласовании. Как только документ сформирован в электронном виде, он через электронное пространство пересылает его своим коллегам, которые моментально его получают и начинают работу над ним. Так достигается рационализация взаимодействия между отделами. Сотрудники прямо в этом электронном документе вводят свои поправки и уже готовый договор пересылается директору.

Также через электронное пространство директор сразу же получает его, это может произойти в любое время суток, так как в УСУ можно работать на расстоянии. В любое свободное время директор может иметь доступ к системе даже через мобильное приложение. Как только директор согласовал проект, если в компании имеется электронная подпись директора, выданные удостоверяющим центром, бланк можно подписать прямо в электронном виде и по электронной почте послать поставщику. Электронная подпись может иметь ту же юридическую значимость, что и обычная.

Так достигается рационализация и экономия ресурсов при пересылке документов поставщику. Система УСУ прекрасно взаимодействует с мессенджерами, с электронной почтой и другими сервисами связи. Через эти сервисы можно отслеживать статус письма, проследить в каком состоянии находится: просмотренное, полученное и так далее. Если все в порядке, поставщик может переслать договор в тот же день и договор подписан. Рационализация достигнута, при чем за максимально короткие сроки, механизм взаимодействия с поставщиком запущен и уже можно говорить о финансовых выгодах. Вот так на примере мы рассмотрели как может быть полезна для рационализации документооборота система УСУ. Внедрить ее вы можете удаленно, отправьте нам запрос, и мы обязательно с вами свяжемся в короткие сроки, предложим лучшие функции для вашей компании. «Универсальная система учета» - мы работаем на результат и полную рационализацию процессов.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?