Порядок передачи документов в архив организации

Порядок передачи документов в архив организации

Порядок передачи документов в архив организации определяется внутренней политикой организации. Порядок передачи документов в архив организации разрабатывает архивариус или сотрудник, который отвечает за архив компании. Порядок сдачи документов в архив организации рекомендуется проводить последовательно, важно перед передачей провести работу с документацией. Передаваемая документация должна быть в полном порядке перед сдачей, передачу оформляют документально.

Согласно порядку передачи нужно определить, какие из документов нужно проверить нам актуальность для текущей деятельности. То есть нельзя осуществлять передачу в архивное помещение документов, которые нужны будут в процессе текущей деятельности, иначе после сдачи сотрудник будет постоянно посещать архивное помещение и требовать папку с текущей документацией. Следующие действие по порядку передачи - производится опись данной папки, то есть, какие дела присутствуют, сколько их по количеству и так далее. Порядок сдачи документов в архив организации предполагает сдачу актуальных данных.

Не стоит сдавать в архивное помещение незначительную документацию, например, черновики писем исходящих или входящих, переписку, какие-то служебные внутренние записки, не имеющие ценности с информационной точки зрения. Поэтому по порядку сдачи следует провести экспертизу и убедиться, что информация действительно достойна хранения и должна находиться в архиве. Далее по порядку передачи и сдачи следует подшивка и коррекция документов, а затем только передача в архивное помещение. Соблюдать порядок передачи документов очень важно, чтобы не было путаницы, данные быстро находились и не тратилось много времени на поиск. Современные организации уже давно переходят на электронный документооборот. Для чего? Для того, чтобы текущую информацию хранить в электронном виде и исключить различные порядки передачи и сдачи данных. Существует внутренняя документация и другая, которую можно хранить в электронном виде.

Порядок сдачи документов в архив организации

Конечно, остаются очень важные дела, которые необходимо по-прежнему хранить в бумажном виде, но в большинстве случаев, текущую документацию можно хранить в электронном формате. Это очень удобно ведь не нужно тратить время на перемещение дел в папки, архивирование, расходные материалы, самое главное, ценное время сотрудников. Все делается быстро и качественно, в автоматическом режиме. Все операции и созданные бланки образуют электронный архив, своего рода журналы электронных реестров.

Внедрить ЭДО можно через программу «Универсальная система учета». Это современная платформа, позволяющая оптимизировать деятельность на разных ее этапах, в том числе и управление документооборотом. Программный ресурс УСУ позволит вам существенно сократить помещение архива, поможет оптимизировать деятельность на разных участках. Функции платформы пригодятся практически всем сотрудникам офиса.

Любой сотрудник найдет для себя нужные функции: кадровые работники, сотрудники бухгалтерской службы, административные, управленческие, производственно-технические и другие отделы. Удобство системы в том, что можно выстроить эффективное взаимодействие между отделами, руководитель в режиме реального времени может контролировать, чем занимаются работники. Директор может давать задания и назначать ответственных лиц, ставить цели и задачи, проверять достигнутые результаты прямо в программе. Исполнители могут быстро отчитываться перед директором и выполнять задания по намеченному графику. Вы можете совершать учетные операции, аналитические и контрольные. На заказ мы предлагаем дополнительные возможности, обсудив их вместе с нами, вы сможете выбрать только нужные функционал. У нас доступна бесплатная пробная версия системы, вы всегда можете попробовать программу в деле, скачав ее. В программе УСУ можно воплотить любой порядок, методы, правила управления в вашей организации.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?