Как организовать документооборот в организации

Как организовать документооборот в организации

При большом количестве ежедневно используемых документов часто возникает вопрос, как организовать документооборот в организации так, чтобы этот процесс был наиболее эффективным. Документооборот – это движение документа с момента создания (получения) до полного исполнения (отправки). Для начала нужно организовать форму работы с документацией: централизованная, децентрализованная или смешанная. При централизованной форме работы делопроизводство с момента создания (получения) документа до сдачи его в архив организует одно структурное подразделение (отдел) или назначается ответственное лицо (в небольших компаниях), чаще всего это канцелярия или секретарь (офис-менеджер).

Если организация имеет территориально удаленные структурные подразделения или филиалы используется децентрализованная форма, т.е. каждым подразделением делопроизводство ведется самостоятельно. Наиболее распространенной формой является смешанная, где делопроизводство организуют как центральная служба, так и само подразделение. Не маловажным аспектом при вопросе как организовать документооборот в организации является разработка и внедрение документации, регламентирующей процессы работы с документами: положение об отделе, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности сотрудников, занимающихся документооборотом, а также инструкции по ведению (создание, оформление, учет, обмен, контроль, хранение).

Всю документацию можно разделить на три документопотока: входящая, исходящая, внутренняя. Все бумаги должны быть зарегистрированы только один раз путем проставления регистрационного номера и даты, что позволит организовать полный учет, обеспечить возможность поиска и контроля исполнения. Исключением являются бланки (рекламные буклеты, поздравительные письма, открытки, газеты и т.д.), которые не требуют исполнения и относятся к нерегистрируемым, их перечень нужно также прописать в инструкции. После регистрации необходимо предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции для распределения заместителям руководителя, руководителю или напрямую структурным подразделениям.

При организации документооборота нужно его построить так, чтобы бланк проходил через наименьшее количество инстанций и был невозвратным в те службы, которые ранее с ним уже работали, это позволит пройти кратчайший «путь» в сжатые сроки. Принятые руководителем решения отражаются в резолюции коротким и конкретным текстом, назначается исполнитель с указанием фамилии, инициалов и сроки выполнения. При необходимости указывается должностное лицо, ответственное за контроль. Наиболее затратным по времени в этой цепочке является согласование бланков, перед тем как их подпишет руководитель.

Нужно исключить «ненужных» людей, а оставить только тех чье мнение будет наиболее важно. Также максимально приложить усилия на то чтобы не было возвратов на доработку. Для ускорения процесса необходимо обозначить сроки согласования. После согласования и подписания готовый бланк, письмо или ответ отправляется (на электронный адрес, почтой, курьером) организацией за ее пределы – заявителю, контрагенту, государственному органу и т.д.

предварительно также проставив исходящий номер и зафиксировав дату. Особое внимание необходимо уделить своевременности подготовки ответов на входящую корреспонденцию, т.е. в установленные законодательством сроки, исчисляемые календарными днями. Последним пунктом непрерывного движения документации является сдача в архив для хранения с заполненными сопроводительными описями дел с указанием наименования, количества листов, срока хранения и т.д. Для эффективного управления документопотоком, обеспечения его непрерывного движения с наименьшими временными и материальными затратами возникает необходимость автоматизации документооборота путем внедрения специализированного программного обеспечения. Система электронного документооборота организует прозрачное делопроизводство, обеспечив контроль над документопотоками и повысив исполнительскую дисциплину персонала. Данные, подписанные с помощью электронной цифровой подписи, приравнены к подписанным вручную, и несут юридическую ответственность. Применение электронных документов снизит финансовые расходы организации на печать, передачу, хранение.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?