Регистрация документов и организация документооборота

Регистрация документов и организация документооборота

Регистрация документов и организация документооборота – это электронная программа для документооборота от разработчиков УСУ для структурирования, хранения и использования бумаг в текущей деятельности. В любой компании всегда нужна организация документооборота и регистрация для успешной работы и постоянного дохода. Поэтому очень важно вести весь документооборот в организации, то есть движение всех поступающих деловых писем с момента их регистрации до момента завершения операций с ними и отправления до адресата. В этом помогает электронная организация и структурирование документооборота в виде систематизации всех потоков документов, ведь все бумаги поступают в организацию в разных объемах, и поэтому именно электронный вариант документооборота подходит крупным организациям, где всегда поступают большой поток писем и бумаг.

И поэтому значимой и показательной характеристикой в организации документооборота считается его объем – это конкретное число деловых бумаг, которые поступают в компанию и которые дальше проходят регистрацию и используются в дальнейших операциях. За этим критерием всегда следит руководство организации, потому что этот показатель влияет на подбор формы делопроизводства, на вид поисковой фильтрации по документам организации, а также влияет на степень технического обеспечения процессов операций с документацией. Программа электронной организации документооборота и регистрации документов состоит из нескольких удобных и простых блоков, которые облегчают и оптимизируют процесс. Во-первых, программа проста в своем использовании и имеет достаточно комфортный интерфейс меню, что позволяет любому сотруднику или руководству организации иметь быстрый доступ к любому блоку и информации.

Программу документооборота составляют три основных блока: модули, справочники и отчеты. Для начала ведения данных в системе и регистрации поступающих деловых писем и бумаг, нужно заполнить справочники - они регистрируют сотрудников, здесь же можно указать отдел кадра, контакты и данные работников. По определенному этапу в документообороте можно указывать конкретного подчиненного на выполнение задачи. Упрощает данную функцию возможность создавать шаблон, который можно использовать автоматически.

Можно также указать, кто замещает сотрудников по задаче, и таким образом, справочник в программе организации документооборота позволяет детально вести аудит всех подчиненных. Далее весь основной рабочий процесс организации со всей регистрацией и документооборотом ведется в отделе модулей в разделе служебных работ – при нажатии на данный блок сразу появляется окно поиска данных. Это особенно важно и удобно, когда в организации или компании много данных, которые можно сразу выводить по дате, периоду, по данным нужного сотрудника, выбирая поиск. Поскольку в организации очень важен подсчет количества всех деловых бумаг, которые были получены в компанию или созданы самой компанией, то он производится в определенные сроки, например, каждый месяц, каждые полгода или год.

С организацией документооборота и регистрацией документов руководство может следить за функционированием всего процесса в организации. Как правило, в компании это делается поэтапно. Для этого в разделе модулей есть возможность оформления таких данных, как: способ доставки документов, первичный прием писем, рассмотрение и регистрация этих бумаг руководством организации, отправка данных исполнителям, а также контроль исполнения документов, обратный ответ и доставка писем до адресата или архивация. Все эти записи в программе можно настроить индивидуально под работу каждой конкретной организации и компании, а также регулировать видимость колонок по признакам и этапам.

Поскольку во всем процессе самую важную роль играет регистрация документов, то интерфейс устроен достаточно удобно. При добавлении и регистрации нового документа указывается дата, имя и обоснование с предложением. Модуль приложения документооборота используется для прикрепления к документу файлов, скан-копий, и они всегда будут систематизированы, что позволяет в любой момент их распечатывать, просматривать или отправлять по почте. Следующий блок – это сами служебные работы, которые удобны для планирования этапов сотрудников, для передачи по этапам процесса и контроля выполнения. Задание от руководства можно указывать вручную и указывать этапы, сотрудника, либо же использовать уже настроенные шаблоны, где можно указывать точные даты исполнения, приоритет задания и сроки выполнения. Когда сотрудник подтверждает свое участие, автоматически создается задание для следующего сотрудника. В случае выполненной задачи, у служебной работы меняется статус, а у создавшего пользователя появляется оповещение. С помощью отчета можно отправлять его в электронном формате или же распечатывать.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?