Информационные технологии электронного документооборота

Информационные технологии электронного документооборота

Информационные технологии электронного документооборота – это совокупность операций, используемых для обеспечения эффективной управленческой деятельности организации путем автоматизации электронного обмена данными, создав единое информационное пространство. Электронный документооборот должен обладать такими информационными технологиями, которые обеспечат весть спектр необходимых функций с момента создания или получения документа до полной его отработки и архивации. Возможности современных информационных технологий еще до работы в базе позволяют ограничить доступ третьим лицам к электронному документообороту с помощью идентификации и аутентификации пользователей. Программа распознает пользователей по идентификатору (логину) и проводит проверку подлинности, сравнивая набранный пароль с паролем, сохраненным в базе.

Каждому работнику устанавливаются индивидуальные права доступа в пределах их полномочий (чтение, запись, выполнение, удаление, редактирование). Разграничение прав защитит информацию от несанкционированного доступа. Следующие особенности информационных технологий – это расширяемость и масштабируемость системы. Расширяемость и масштабируемость помогут справиться с увеличивающимся объемом работы, например, при добавлении новых структурных подразделений компании, изменении организационной структуры и прибавлением новых пользователей, компьютеров.

Электронный документооборот автоматизирует весь процесс делопроизводства и архивного хранения со всей документацией организации: входящей, исходящей и внутренней. Для упрощения работы и исключения ошибок персонала предусмотрено создание шаблонов, которые заполняются вручную или автоматически, интегрируя информацию с других систем. На стадии создания документов и перемещения по заданному маршруту технологии позволяют синхронизировать (преобразовать) их форматы между различными системами. Маршрут можно выстроить так, чтобы задание поступило сразу нескольким исполнителям одновременно или последовательно, т.е.

как только предыдущий сотрудник завершит свою часть, документ поступает следующему. Аналогично можно выстроить «путь» и при согласовании документов. Принятые решения, указания к действиям, сроки, контроль отражаются в резолюции руководителя. После того как задание отработано, согласовано, откорректировано в случае имеющихся возражений, оно поступает на подпись руководителю или его заместителям, имеющим право подписи и ЭЦП.

Бланки, подписанные ЭЦП, подтверждают авторство, неизменность содержания и подлинность данных, приобретая статус юридически значимого документооборота. Вся документация регистрируется автоматически, присваивается номер и фиксируется дата. Регистрация позволяет вести полный учет документопотоков, классифицировать их и контролировать исполнение. Цель классификации документов – обеспечить быстрый и результативный поиск при наличии минимальной информации.

Все делопроизводство надежно защищено шифрованием, т.е. произведено криптографическое преобразование открытых данных в закрытые. Еще одним преимуществом информационных технологий является возможность удаленного доступа. Например, для согласования документа отсутствующему на рабочем месте сотруднику достаточно иметь под рукой ноутбук или мобильный телефон с удаленным доступом к серверу.

Информационные технологии также позволяют автоматизировать архивное хранение документов и их удаление из него по истечению требуемых сроков хранения согласно утвержденной в организации номенклатуре дел. Программа предоставляет возможность формирования отчетности по всем действиям, произведенным с документопотоками. Технологии системы документооборота значительно облегчат и ускорят работу с документацией, связанную с документированием, согласованием, поиском, доступностью, архивированием. Также повысит контроль над исполнительской дисциплиной персонала, своевременностью и ходом выполнения данных поручений. Информационные технологии электронного документооборота постоянно развиваются, соответственно совершенствуются функциональные возможности всего программного обеспечения.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?