Документооборот в гостинице

Документооборот в гостинице

Программа «Документооборот в гостинице», разработанная УСУ, поможет организовать и автоматизировать электронный документооборот гостиницы. Система электронного документооборота позволяет организовать и автоматизировать работу со всей документацией гостиницы с момента создания документа до завершения исполнения, проследить маршрут движения и произведенные действия. Внедрение электронного документооборота обеспечит оперативную обработку документации и информации, повысит скорость работы персонала и качество обслуживания постояльцев, сэкономит бюджет, облегчит поиск, гарантирует конфиденциальность данных и т.д. При входе в программу каждый пользователь проходит аутентификацию с помощью пароля, ему присваиваются права доступа с разрешенными действиями в пределах его компетенции.

На этапе создания документов достаточно разработать формы бланков с полями для указания обязательно требуемой информации или реквизитов. Формирование таких бланков сильно ускорит процесс создания и минимизирует ошибки персонала. Формы можно разработать для любого отдела (канцелярия, бухгалтерия (первичные документы), отдел кадров, отдел закупок и т.д.), а также для работы с клиентами. Имеется возможность автоматического заполнения форм, данные могут интегрироваться с других программ или сайтов.

Документация, находящаяся в единой системе легко классифицируется и обеспечивает срочный и результативный поиск. Далее задается «путь» движения документа к ответственным лицам, передача осуществляется автоматически от работника к работнику для последующего исполнения, оформления, принятия решений, согласования или подписания. Сотрудники не смогут изменить состояние документа, не выполнив заданных «путем» действий. Адресат получит незамедлительно уведомление о поступившем письме.

Документооборот занимает меньше времени на согласование документов, т.к. его может согласовать даже тот сотрудник, который отсутствует на рабочем месте, но имеет удаленный доступ к системе. В случае несогласия или имеющихся возражений бланк можно вернуть на любой этап для внесения изменений, но корректировка информации уже после подписания невозможна. Вся документация автоматически регистрируется, присваивается номер и дата поступления или отправки для осуществления контроля над своевременным их выполнением и исключения фактов утери.

Представляется возможным отследить весь «путь» документации и произведенные действия, что повысит контроль исполнительской дисциплины. Если такая программа имеет возможность интеграции данных с сайтом гостиницы, то это облегчит процесс бронирования клиентам. Через модуль бронирования любой потенциальный постоялец может самостоятельно забронировать проживание, которое сразу поступает в интерактивную шахматку гостиницы. Также на сайте можно увидеть свободные номера, даты, тарифы, размер предоплаты.

Как правило, такие модули имеют системы интернет-оплаты. После поступления оплаты клиент автоматически получает подтверждение брони. При заполнении заявки на бронирование, клиентом указываются все необходимые данные, поэтому прибыв в гостиницу при заселении, значительно ускорится процесс, т.к. личные данные уже имеются в базе.

Таким образом, программа содержит оперативную информацию о состоянии номерного фонда, интерактивную шахматку, отчеты по расчетам. Электронный документооборот с клиентом позволяет ускорить обмен информацией посредством электронной почты (подтверждение, счета на оплату, счета-фактуры, платежные документы), избавит от ведения бумажных журналов по учету постояльцев, исключением являются журналы, в которых обязательна «живая» подпись клиента. Любая система гарантирует информационную безопасность документооборота, поэтому личные данные постояльцев конфиденциальны и защищены от несанкционированного доступа. Специализированные отчеты программного обеспечения «Документооборот в гостинице» формируются в считанные минуты по заданным критериям. Отчеты помогут руководству гостиницы контролировать работу подчиненных, оценивать ее эффективность. Не прибегая к распечатке отчетов можно отправить их по электронной почте руководству. Вся документация хранится в электронном архиве, который обеспечивает надежность хранения, отслеживание истории документа, оперативный поиск, восстановление в короткие сроки.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?