Учет и оформление путевых листов

Учет и оформление путевых листов

Когда предприниматели решают начать свой бизнес, где главным или сопутствующим инструментом будет автомобиль, перевозки материальных ценностей, то вопрос как вести учет и оформление путевых листов встает одним из первых, так как именно от корректности этого документа зависит точность расчета трат на ГСМ и эксплуатацию техники. Для логистических центров или служб доставки, транспорт становится главной статьей расходов, поэтому пренебрегать учетом и подготовкой документации совсем не разумно и точно приведет к финансовым потерям. Путевые листы должны выдаваться водителям перед началом поездки и свидетельствуют о тех средствах, что им положены на совершение транспортировки, там же обозначается маршрут и технические параметры груза. После завершения задания данный лист сдается в отдел логистики или бухгалтерии, где уже отображены реальные показатели по спидометру, для определения остатков топлива, сравнения с нормами.

Если к оформлению данного документа подойти халатно, не знать какие детали входят в учет, то долго бизнес не просуществует, издержки превысят прибыль. На помощь таким начинающим бизнесменам и уже крупным компаниям, но желающим оптимизировать процессы, приходят современные технологии, системы автоматизации, ориентированные на помощь в оформлении и заполнении путевого листа, расчеты по расходованию топливных ресурсов и другие операции, что присущи выполнению перевозок. Путевая документация, переданная под управление программным алгоритмам, становится более структурированной и практически исключает возникновение ошибок, это касается и любых вычислений, они производятся согласно имеющимся формулам, это гарантирует, что ни одна деталь не будет упущена из виду. Но если сделать грамотный выбор подобной программы, то она сможет помочь не только с калькуляцией и оформлением различной документации, но и с общим учетом по бизнес-процессам, по сути, становясь правой рукой руководящего звена.

Предлагаем не вдаваться в долгие раздумья о целесообразности перехода на автоматизацию, а изучить возможности нашей уникальной разработки в сфере информационных услуг - «Универсальной Системы Учета». Она создавалась специалистами высокого класса, которые понимают потребности собственников бизнеса, поэтому ориентировали свой проект на помощь им и их сотрудникам. Одной из отличительных черт, судя из названия, является ее универсальность, так как она может подойти для любой сферы деятельности, адаптируясь под поставленные задачи. Это программа-конструктор, где можно выбирать функционал на свое усмотрение и в зависимости от потребностей конкретного предприятия.

Также, в отличие от большинства схожего софта, период освоения конфигурации УСУ займет совсем немного времени, так как сам интерфейс ориентирован на простых пользователей компьютеров. А, чтобы переход на новый формат работы прошел еще быстрее и комфортнее, предусмотрен маленький курс, где специалисты расскажут о строении меню и покажут основные функции. Системе учета можно доверить выполнение практически всех процессов, имеющие отношение к перевозке грузов, начиная с приема и оформления заявки, заканчивая анализом оказанных услуг. Заказчикам не придется переживать о внедрении и настройке платформы, она проходит силами специалистов, при этом не потребуется прерывать привычный рабочий ритм.

Также не придется нести дополнительные траты на приобретение нового оборудования, наша разработка не требовательна к системным параметрам компьютеров, хватит уже тех, что имеются на балансе организации. Простота понимания, эксплуатации, адаптация под определенные условия и потребности делают программное обеспечение от компании USU столь востребованным для разных сфер деятельности, фирм, в том числе и за границей, так как мы проводим дистанционное внедрение и поддержку. Прежде чем пользователи смогут приступить к оформлению сопроводительного пакета документации и путевого формуляра, необходимо заполнить информационные каталоги, на основе которых система будет проводить все операции. Если Вы ранее вели электронные списки, таблицы по транспортным средствам, персоналу, клиентам, материальным запасам, то их не составит труда перенести к базу, путем импорта, данная функция не только сократит время, но и сохранить внутреннюю структуру.

Программа поддерживает большинство типов электронных файлов, поэтому процедура пройдет быстро и не потребует длительного, ручного переноса. Также вносятся образцы всех видов документов, имеющие согласованный, стандартизированный вид для последующего их заполнения. Далее следует настроить формулы, по которым будет определяться норматив расходования бензина и ГСМ. В данной категории можно прописать поправочные коэффициенты и добавить несколько формул для разных типов автомобилей, что сделает точным учет.

Имея под рукой полную, информационную базу и инструменты для расчетов, специалисты смогут приступить к учету и оформлению путевых листов. Так, при получении нового заказа, достаточно выбрать бланк и прописать основные параметры, в большинстве случаев получится выбрать подходящие сведения из выпадающего списка меню. Все расчеты проводятся в автоматическом режиме, поэтому сказать точную стоимость услуги транспортировки клиенту можно сразу, без длительных вычислений, что положительно скажется на спросе и лояльности контрагентов. Для подготовки путевого листа потребуется несколько минут, множество параметров и строк пройдут оформление с минимальным участием человека, что сведет к минимуму риск возникновения ошибок.

Сотрудники всех отделов транспортной компании оценят то, насколько снизится их нагрузка и повысится производительность при прежнем составе, для руководства это прямая экономия на штате. Но, программа УСУ поможет не только с подготовкой путевой документации, составлением маршрутных листов, но и окажет значимую поддержку при учете других аспектов, что имеют отношение к деятельности фирмы. С настроенной периодичностью на экран дирекции будет выводиться отчетность, согласно установленным параметрам, что поможет грамотно оценить текущее положение дел, как по определенной службе, так и по организации в целом. Это касается и анализа финансовых потоков, они также перейдут под управление программного интеллекта, поэтому ни одна копейка не будет упущена из виду. Каждый сотрудник предприятия найдет для себя набор функций, помогающий выполнять рабочие обязанности, что скажется на производительности и росте доходов.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?