Документация транспортной логистики

Документация транспортной логистики

Документация транспортной логистики — солидный по объему перечень документов, которым подтверждаются те или иные действия при осуществлении перевозок. Время бумажного оформления и ведения документации ушло в прошлое, и сегодня остро стоит вопрос, как оптимизировать работу с документацией. Транспортные процессы требуют четкого разделения между звеньями цепи или коридора логистики, и чем точнее и оперативнее составлен транспортный документ на той или иной стадии работы, тем более эффективной будет сама логистика. Документация — это не формальность, в транспортной логистике она является залогом дисциплинированности и контролируемости всех процессов.

Электронный документооборот в транспортной логистике — разумное решение. Сокращение времени, которое сотрудники тратят на документацию, дает существенные результаты, их можно выразить даже в росте финансовой прибыли. Электронному документообороту доверяют транспортные компании во всем мире, и можно смело сказать, что современная логистика остро нуждается в нем. При таком документообороте все этапы последовательно взаимосвязаны и завершаются автоматическим формированием электронной документации.

Документооборот в электронном исполнении способствует точности данных, снижению ошибок, которые нередко допускают люди при ручном составлении транспортной документации в логистике. Ведение документов в транспортной логистике четко привязано к определенным действиям. В процессе транспортировки применяют четыре блока документации — документы на груз, на автомобиль и водителя, договор на услугу, документация на страхование груза. Если транспортный маршрут пролегает по территории одной страны, в логистике применяют товарно-транспортную накладную, путевой лист, договор, по которому составлена заявка, а также сертификаты, счета-фактуры и все, что способствует ведению законного груза в пути.

При международной перевозке в логистике принято добавлять в документацию международную транспортную накладную, которая обеспечит таможенный контроль. Ведение документов можно осуществлять в электронной форме, но в дорогу водителю обязательно распечатывают и подписывают бумажные версии при любом документообороте. Для приемки груза, отгрузки и складского хранения в логистике принят другой пакет документации, включающий солидный свод бумаг — инструкции, товарные книги, заказы-заявки, договоры поставки, журналы регистрации, товарные карточки, счета-фактуры, пропуска транспортных средств на погрузку или выезд и еще пару десятков форм учета. Тут без электронного ведения будет совсем тяжело. Только электронный документооборот помогает навести порядок, исключить описки и ошибки в документах, что в конечном итоге послужит росту ее благосостояния.

Электронный документооборот в транспортной логистике

В логистике документацией подтверждаются и другие действия. Например, составление и расчет маршрута, подбор и назначение конкретного транспортного средства. Если клиент потребует объяснить стоимость, компания должна иметь возможность предоставить электронные расчеты и обоснования цены. В рамках документооборота такие документы тоже важны, и их ведению следует уделить пристальное внимание.

Если вкратце, то схема документооборота будет такой. Владелец груза и транспортная компания заключают договор. Перевозчик составляет маршрут, выбирает транспорт с соблюдением всех требований логистики. На основе проделанной работы составляется фрахт-соглашение, в котором клиент подписывается под тем, что ознакомлен с условиями реализации его заказа.

На этой стадии может быть выставлен счет на предоплату — электронный или бумажный. Перевозчик получает документы на груз, загружается, совершает поставку, получатель ставит отметку о получении в ТТН, после этого ведение передается от водителя менеджеру, заключавшему договор, и он формирует акт выполненных работ и окончательный счет на оплату. Важно вместе с этим предоставить заказчику полный пакет документации. Законы транспортной логистики позволяют сделать это в электронной форме, по электронной почте.

И если вы — сторонник бумажной писанины, то придется потратить еще и время на сканирование каждой бумаги, чтобы документооборот стал полным. Ведение этого процесса сильно замедляет бизнес. Еще больше «тормозит» отправка пакета документации по почте или курьерской доставкой. Какие проблемы чаще всего встречаются при работе с документацией старыми методами? Транспортная документация теряется, процессы существенно затягиваются при ошибках в документации и необходимости вносить в нее правки и изменения.

Ведение документов в транспортной логистике

Все это приводит к затягиванию сроков взаимных расчетов, что неприемлемо в эффективной логистике. Медленная работа с транспортной документацией не способствует росту лояльности клиентов — ждать никто не любит. Бумажный документооборот не дает возможности быстро найти нужное, и ведение упорядоченного архива невозможно. Оптимизация работы с документацией при помощи специальных отраслевых программ позволяет получить удивительные результаты.

Транспортная логистика становится более быстрой, поскольку электронные формы заполняются автоматически, и документооборот становится оперативным. Ведение всей деятельности в программе уменьшает затраты на документы, на оплату труда сотрудникам, в чьи обязанности ранее входила документация. Вероятность ошибок в транспортных актах или накладных минимизируется, если и понадобится на каком-то этапе логистики внести поправки, то в электронной форме это сделать куда проще и быстрее. При цифровом документообороте исключены потери документов, ведь программа займется и ведением архива.

Программа позволит работать с документацией нестандартных форматов, что может быть весьма полезно при морских или воздушных транспортных перевозках. Современные информационные технологии способны облегчить логистику и в части законодательных нюансов, ведь хорошее ПО может интегрироваться с правовой базой, чтобы в электронном виде получать обновления форм для документооборота. Ведение документов в цифровом варианте допускается законодательством, ограничений нет, так почему бы не оптимизировать процесс, исключив рутину? Программное обеспечение, способное решить все сложности с документацией в транспортной логистике, разработала компания «Универсальная Система Учета».

При помощи «УСУ» можно не только внедрить надежный электронный документооборот, но и оптимизировать отдел продаж, склад, финансовый учет, маркетинг, диспетчерский отдел. Программа автоматизации займется сбором и ведением исключительно точной статистики или всех показателях компании, поможет сократить время и издержки, при этом каждый документ будет составлен без ошибок и очень быстро. Разработчики не торопят с решением. Можно воспользоваться демонстрационным изданием ПО. Оно скачивается бесплатно на сайте «УСУ». При покупке полной версии программы вам гарантирована техническая поддержка, неограниченный мощный функционал, разумная стоимость и отсутствие абонентской платы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?