Организация поставок строительных материалов

Организация поставок строительных материалов

Организация поставок строительных материалов является одной из самых сложных в снабжении. Применение некачественного материала может поставить под угрозу жизни людей, а нарушение сроков поставки может затормозить процесс строительства или остановить его полностью. Последствия даже незначительных ошибок в поставках могут быть катастрофическими — от нарушения срока сдачи строящегося объекта и утраты деловой репутации до судебных разбирательств и крупных неустоек. Строительным организациям следует уделять повышенное внимание контролю всех этапов поставок.

Каждый строительный материал должен четко оговорен с поставщиком, чтобы исключить любые возможности подмены, нарушения требований к безопасности и качеству. Следует предусмотреть и правильную транспортировку — организации, по статистике, несут немалые убытки на случайном повреждении материалов при перевозке. На первое место при организации обеспечения строительства нужными строительными материалами выходит четкое и грамотное планирование и формирование бюджета. Далее следует этап выбора поставщиков.

Обычно он проводится на конкурсной основе, когда основным поставщикам предлагается продемонстрировать свои цены и условия доставки и оплаты. На основе этих сведений составляется так называемая таблица альтернатив, по ней и совершается выбор поставщиков, с которыми организации будет наиболее выгодно сотрудничать. Далее в организации поставок нужен жесткий контроль всех этапов выполнения договоренностей. Порядок поставки должен быть соблюден, нужные материалы должны поступать точно в срок.

На случай форс-мажора, от которого никто не застрахован, у строительной организации должны быть приняты запасные планы действий. На любом этапе при поставках строительных материалов могут возникнуть проблемы и сбои, чаще всего они связаны с несогласованностью действий между перевозчиками и отправителями. Для эффективного снабжения важно оговорить транспортные вопросы на этапе составления договора. Также нужна четкая система приемки товара или сырья — нужно сопоставлять полученное с заявкой, убедиться в том, что поставка соответствует по количеству, качеству и всем наименованиям.

Если по каким-то причинам материал не принимается строительной организацией, то ей нужно обеспечить его ответственное хранение на период, пока поставщик не заберет его или не обменяет на более качественный. Каждый этап организации поставок в строительном деле сопровождается впечатляющим объемом документации. Порой на одну поставку оформляется несколько десятков разных форм и накладных, не считая договора и приложений к нему. Ручное ведение этой документации повышает вероятность тех самых досадных ошибок, цена которых может быть весьма высока.

В организации отводится особое место контролю и учету склада и финансов. Важно видеть соответствие поставок и закупок принятому ранее плану и бюджету. Входной контроль строительных закупок отличается определенной дотошностью, поскольку он проводится только до момента, когда сырье переходит на стройку и используется по назначению. С этого момента любые претензии к поставке будут безосновательными.

Далее нужен постоянный мониторинг остатков, чтобы вовремя сформировать очередную поставку, не нарушая строительного процесса. Ситуация осложняется, если строительной компании для работы нужны импортные материалы. В этом случае сделка является внешнеэкономической и оформляется в соответствии с международными правилами. Большинство организаций рассчитываются за строительные материалы средствами банка, и этот вопрос также должен быть учтен и проконтролирован во избежание нарушения сроков оплат.

Специалисты рекомендуют тщательно проверять поставщиков перед заключением сделки, для этого можно пользоваться информацией любых электронных открытых источников. Организация поставки будет эффективной, если сделать этот процесс автоматизированным. Ведение этой деятельности при помощи специально разработанного программного обеспечения поможет не только сделать все процессы простыми и понятными, но и обнаружить возможные «слабые места» в работе строительной фирмы. Оптимальную программу для поставок в строительном бизнесе разработала компания «Универсальная Система Учета».

Созданное ею программное обеспечение поможет систематизировать все процессы и документооборот при обеспечении закупок и поставок, а также контроль и учет всех этапов. ПО помогает осуществлять профессиональное планирование и формировать корректные и полные заявки на поставку. Программа будет автоматически учитывать материалы на складе, на строительных объектах, и прогнозировать дефицит заблаговременно. Ни один материал не останется неучтенным, как не возникнет путаницы с номенклатурой названий.

ПО «УСУ» четко сортирует все поставки по поставщику, наименованию, маркировке, штрих-коду. Программа объединит в одном информационном пространстве разные отделы, объекты одной организации, и потребности в строительных поставках будут очевидны, а заявки прорабы смогут оформлять и направлять в снабжение автоматически. Чтобы не возникло ошибок в номенклатуре, характеристиках, к заявкам специалистами могут быть прикреплены фотографии и карточки с детальным описанием материала. Ими снабженцы могут обмениваться с поставщиком для уточнения всех деталей заявки.

ПО будет надежно защищать организацию от возможных злоупотреблений со стороны недобросовестных снабженцев, от системы «откатов» и хищений. Многоуровневый контроль внутри системы не позволит совершить поставку, заведомо невыгодную фирме и противоречащую установленным требованиям к данному строительному материалу, его цене или количеству. Такие попытки будут встречаться с автоматической блокировкой «сомнительных» документов. Программное обеспечение предоставит большой объем аналитической информации для правильного выбора поставщиков, для принятия управленческих решений.

Все поставки на складе будут регистрироваться автоматически, и все дальнейшие действия с ними немедленно будут отображаться, это позволит проводить быструю инвентаризацию и видеть честные остатки. При всей мультифункциональности ПО «УСУ» имеет простой интерфейс, который понятен всем. Работать с системой без затруднений смогут даже те сотрудники организации, чей уровень компьютерной грамотности оставляет желать лучшего. Программа поможет оптимизировать не только поставки, но и бухгалтерию, отдел продаж, транспортный цех, а также другие отделы строительной компании.

Демонстрационная версия доступна на сайте разработчика. Ее можно скачать бесплатно. Оценить полный потенциал программы можно при удаленной демонстрации возможностей, ее проводят сотрудники «УСУ» по предварительной договоренности. Полная версия устанавливается дистанционно, через интернет, и такой способ помогает сэкономить время и разработчиков, и заказчиков. Настроить работу системы можно на любом языке мира. Еще одно преимущество — полное отсутствие абонентской платы за пользование системой.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?