Образец заявки в снабжение

Образец заявки в снабжение

Образец заявки в снабжение должен соответствовать основным требованиям. В произвольной форме эту заявку обычно не составляют. В этом документе возникает необходимость, когда менеджерам по снабжению нужно забронировать партию товара у поставщика, чтобы потом получить ее в нужный срок в соответствии с требованиями. Также заявки подают сотрудники фирмы в отдел снабжения при возникновении потребности в том или ином материале или сырье, в оборудовании.

Сама по себе заявка может быть одновременной или регулярной. Самостоятельным документом она не считается, ее относят к образцам приложений, которые обычно идут к договору или контракту на поставку. По образцу, установленному в целом или в конкретной фирме, можно оформить заявку на любые требуемые материалы или товары, в которых есть необходимость — от карандаша до партии угля. Перед составлением такого запроса нужно внимательно оценить не только сам образец, но и требуемые в нем условия.

Специалистам отдела снабжения следует связаться с выбранным поставщиком, уточнить у него наличие нужного количества материалов, а также маркировку и сроки доставки. При личной беседе также уточняется способ пересылки составленной заявки — по почте, курьером, по электронной почте, по факсу или иным способом. После получения документа любая заявка должна быть подтверждена. Без подтверждения она не имеет силы, и способ подтверждения образца также следует согласовать заранее.

При составлении документа следует быть максимально точными, ведь потом будет сложно внести в подтвержденную заявку изменения или отказаться от какого-то материала. Отказ от поданной отделом снабжения заявки в адрес поставщика без веских причин считается нарушением условий договора и может стать причиной судебного разбирательства. Образец заявки на материалы в отдел снабжения фирмы — это внутренний документ, форма которого произвольна на все сто процентов. Образец для подачи поставщикам также не имеет определенного стандарта, но обычно предприниматели пользуются утвержденными формами, которые имеются в свободном доступе в интернете.

Можно составить образец и самостоятельно, но следует учитывать, что он должен соответствовать существующим правилам делопроизводства. При составлении образца заявки снабжения в верхней части обязательно указывается, кому она адресована — отделу снабжения или конкретному поставщику, от кого она составлена, указывается дата составления. Желательно указать фамилию и имя, должность сотрудника, который составил документ, его контактные данные для связи. Далее обычно образцы подразумевают наличие таблицы. В ней указывается наименование материала, его количество, размер, масса, тара или упаковка и другие особенности, если в них есть потребность. Чтобы требуемые материалы поступили вовремя, нужно внести ранее оговоренные сроки поставки по каждой графе в таблице. Если нужно, то в образец вводят дополнительный столбец, в котором указывается способ доставки или транспортировки. Образец не требует обязательного компьютерного оформления, можно составить документ и от руки, но вот подпись руководителя или начальника отдела снабжения на ней необходима, и она должна быть сделана именно от руки.

Образец заявки на материалы в отдел снабжения

Печать на заявку ставить не обязательно. Ручное оформление образцов заявок в снабжение и поставщикам имеет свои существенные минусы. Сотрудник может допустить ошибку, например, перепутать пару цифр в маркировке материала. В итоге придет совсем не тот товар, который был заказан.

Следует учитывать, что заявки составляются в двух экземплярах, одна отправляется поставщику, другая остается в отделе для отчетности. Если таких документов оформляется много, то потребуется отдельный сотрудник для их написания. Также следует помнить о том, что каждая отправленная заявка должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящих документов. Избавить сотрудников от бумажной рутины и поиска образцов для составления документа на поставку поможет автоматизация закупок.

При помощи специально разработанного программного обеспечения можно сделать процесс составления запросов на снабжение автоматическим без необходимости искать существующие образцы или разрабатывать собственный корпоративный образец. Помимо этого хорошее программное обеспечение поможет установить четкий контроль и систему подтверждений заявок, что гарантирует своевременные поставки нужных материалов и оборудования именно в том количестве и качестве, которое и требовалось. Программу для снабжения и составления всех нужных для закупочного процесса документов разработала компания «Универсальная Система Учета». ПО гарантирует обоснованность каждой заявки, точность образца для составления, отсутствие механических ошибок при заполнении, которые могут допустить люди при ручном ведении документооборота.

По каждому запросу в системе может быть указан исполнитель, настроены контрольные точки подтверждений. Каждый отправленный запрос автоматически будет фиксироваться в учете исходящих документов. Помимо этого, программа от «УСУ» сделает весь процесс закупок и поставок максимально простым и понятным, исключит возможные злоупотребления сотрудников отдела закупок, хищения и «откаты». Система на экспертном уровне справится с ведением складского учета и учета финансов, будет вести контроль за работой персонала фирмы.

Руководителю она предоставить солидный объем аналитической и статистической информации по всем направлениям работы, по каждому отделу и каждому работнику. При помощи программы не составит труда провести правильное планирование снабжения, основанное на глубоком анализе показателей о потребностях в материалах и сырье, о расходовании. ПО поможет в выборе перспективного поставщика, а также сформирует не только образцы запросов на поставку, но и все остальные документы, необходимые для сопровождения товара. При составлении запроса в отдел снабжения программе будут обозначены определенные фильтры, например максимальная его стоимость на рынке, а также количество, сорт, комплектация.

Недобросовестный менеджер не сможет заключить невыгодную для фирмы сделку, купить материал по завышенной стоимости, такие запросы будут автоматически блокироваться системой. Демо-версию программы как образец ее потенциала можно скачать бесплатно на сайте компании-разработчика. Полная версия устанавливается сотрудником «УСУ» удаленно при подключении к компьютеру заказчика через интернет. Можно настроить работу ПО на любом языке мира. И еще один плюс — полное отсутствие абонентской платы за пользование системой для снабжения.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?