USU
››
Програми для автоматизації бізнесу
››
Програма для клініки
››
Інструкція до медичної програми
››
Ці можливості замовляються окремо.
Для програми ' Універсальна система обліку ' можна замовити модуль електронного документообігу. Електронний документообіг дозволяє прискорити та спростити роботу з документами у вашій організації. Керівник та відповідальні особи одразу бачитимуть всю необхідну інформацію за будь-якими документами.
Ми пропонуємо дві конфігурації для документообігу. Перша – це облік документів. У ньому можна одночасно відстежувати безліч різних варіантів. Наприклад - довідки для персоналу та актуальність договорів щодо контрагентів.
Також є облік постачання. Він використовується для закупівлі товару та дозволяє прискорити процеси узгодження всіх заявок на закупівлю.
В обох випадках документи мають пройти через різних співробітників організації. Порядок і співробітники заповнюються у спеціальному довіднику ' Процеси '.
Відкриємо цей довідник. У верхньому модулі можна побачити назву бізнес-процесу, а знизу – етапи, які цей бізнес-процес має проходити.
У цьому прикладі ми бачимо, що ' заявка на закупівлю ' буде підписана працівником, потім піде на підпис керівнику та директору. У нашому випадку це одна й та сама особа. Після чого постачальник замовить необхідні ресурси і передасть бухгалтеру інформацію для оплати.
Для електронного документообігу це є основний модуль. Заходимо в ' Модулі ' - ' Організація ' - ' Документи '.
У верхньому модулі ми бачимо всі наявні документи. При необхідності пошуку конкретного запису можна скористатися фільтрами.
Колонки містять багато корисної інформації. Наприклад, наявність документа, його актуальність, вид документа, дату та номер, контрагента, на якого оформлений цей документ, до якої дати діє документ. Можна також додати інші поля, скориставшись кнопкою ' Видимість колонок '.
Створимо новий документ. Для цього натиснемо в будь-якому місці модуля правою кнопкою та оберемо ' Додати '.
Відобразиться вікно додавання нового документа.
Припустимо, що нам потрібно внести заяву на відпустку від співробітника. Виберемо ' Вигляд документа ', клацнувши на кнопці з трьома точками. Це перенесе нас до іншого модуля, де ми зможемо вибрати потрібний тип документа. Після вибору натиснемо спеціальну кнопку ' Вибрати ', розташовану внизу списку. Також можна просто двічі клікнути по потрібному рядку.
Після вибору програма автоматично повертає нас до попереднього вікна. Тепер заповнимо інші поля – номер документа та потрібний контрагент. За потреби можна заповнити блок ' Контроль термінів '.
Після цього натискаємо кнопку ' Зберегти ':
З'явився новий запис у модулі – наш новий документ.
Тепер поглянемо вниз – і ми побачимо вікно підмодулів.
Давайте розглянемо кожен із підмодулів докладніше.
' Рух ' дозволяє вказувати переміщення документа - в яке відділення та комірку він надійшов. Для цього потрібно додати запис через контекстне меню.
Сьогоднішня дата підставиться автоматично. У пункті ' Контрагент ' вказується, хто здає або забирає документ. Кількість можна також вказати, наприклад, якщо вам здається відразу кілька копій. Блоки ' Видача/Переміщення ' та ' Прийом/Переміщення ' відповідають за видачу та прийом документа у відділення. Відповідні пункти в таблиці також вказують, до якого саме відділення було прийнято документ і до якого осередку його помістили. Давайте вкажемо, що наш документ надійшов у ' Основне відділення ' в комірку ' № 001 ' і натиснемо кнопку ' Зберегти '.
Відразу ж після цього ми побачимо, що статус нашого документа змінився. Документ надійшов у осередок і тепер він є в наявності. Також статус буде змінюватися, якщо завантажити в програму електронну копію документа, але трохи пізніше.
Тепер поглянемо у другий підмодуль - ' Місцезнаходження ':
Тут відображатиметься де знаходяться фізичні копії документа. В даному випадку, у нас є одна прийнята копія і вона розташовується в основному відділенні, в осередку №001. Якщо ми видаємо документ контрагенту, то статус місцезнаходження зміниться і вказуватиме саме на нього. У цю таблицю не можна вписати дані від руки, вони будуть з'являтися автоматично.
Перейдемо до наступної вкладки ' Електронні версії та файли ':
До цієї таблиці можна додати запис про електронну версію документа. Це робиться за допомогою вже відомого нам контекстного меню та кнопки ' Додати '.
У таблиці заповнюємо інформацію. У ' Тип документа ' це, наприклад, може бути додаток до Excel, або jpg або pdf формат. Нижче вказується файл за допомогою кнопки завантаження. Також можна вказати посилання на його розташування на комп'ютері або в локальній мережі.
Перейдіть у вкладку ' Параметри '.
У ' Параметрах ' вказано список фраз, які потрібно вписати у програму, потім ці фрази автоматично розставляться у шаблоні у потрібних місцях. Сама дія виконується за кнопкою ' Заповнити ', розташованою нагорі.
Вкладка ' Автозаповнення ' відображає, які фрази були введені востаннє за допомогою дії, описаної вище.
Вкладка ' Роботи по документу ' відображає список запланованих та проведених робіт за вибраним документом. Можна додати нову або змінити існуючу роботу за допомогою контекстного меню.
Допустимо, ваш працівник запросив певні товари у постачальника, але на складі їх немає. І тут працівник створює заявку на закупівлю необхідних речей.
Перейдемо в модуль ' Заявок '.
Для початку потрібно створити новий запис. Для цього скористаємося дією ' Сформувати заявку '.
Також до неї автоматично підставляться дані про заявника та поточну дату.
Виберіть запис і перейдіть в нижній підмодуль ' Склад заявки '.
До списку вже додалася номенклатура, кількість якої на складі менша за вказаний мінімум. За потреби можна змінити цей список за кількістю та найменуванням предметів. Для зміни скористайтеся контекстним меню, клацнувши правою кнопкою миші за номенклатурою та виберіть ' Редагувати '.
Щоб додати новий запис, виберіть ' Додати '.
Після того, як все необхідне буде додано, вибираємо вкладку ' Робота по заявці '.
Тут буде представлена вся запланована та виконана робота за документом. Зараз тут порожньо, оскільки робіт ще не проводилося. Підпишемо заявку, клацнувши на кнопку ' Дії ' і вибравши ' Підписати заявку '.
З'явився перший запис, який має статус ' У роботі '.
Також ми бачимо опис роботи , яку потрібно зробити, термін здачі , виконавця , та іншу корисну інформацію. Якщо двічі натиснути на цей запис, відкриється вікно редагування.
У цьому вікні можна змінити вищезазначені пункти, а також відзначити виконання завдання, принагідно розписавши результат або відзначити її терміновість . У разі якихось помилок можна повернути роботу по заявці на одного зі співробітників, наприклад, щоб постачальник поміняв список товарів або пошукав нижчі ціни, що можна вказати в причині.
Давайте, наприклад, завершимо цю роботу, поставивши галочку в ' Виконано ' і вписавши ' Результат ', після чого натиснемо на кнопку ' Зберегти '.
Тепер ми бачимо, що ця робота набула статусу ' Виконано '.
Нижче з'явився другий запис, який має іншого ' виконавця ' - директора. Давайте відкриємо її.
Виставимо даній роботі повернення співробітнику - Постачальник. У причині повернення напишемо що документ, наприклад, має неправильний рахунок для оплати.
Знову збережемо запис.
Тепер ми бачимо, що документ повернувся назад до постачальника, і в статусі роботи у директора написано " Повернення ", а у постачальника - " У роботі ". Тепер щоб документ знову потрапив до директора, постачальнику необхідно виправити всі помилки. Після того, як документ пройде всі етапи, він матиме такий вигляд:
Тепер можна сформувати накладну постачальнику. Це робиться за допомогою дії ' Накладна постачальнику '.
При цьому статус заявки зміниться на ' Очікування поставки '.
Після того як замовлені предмети будуть отримані, їх можна буде передати замовнику. Для цього використовується дія ' Видати товар '.
Статус заявки знову зміниться, цього разу на ' Виконано '.
Саму заявку можна за потреби роздрукувати, скориставшись кнопкою звітів.
Роздрукована заявка має такий вигляд:
Далі подивіться, будь ласка, інші корисні теми:
Універсальна система обліку
2010 - 2024
Завантажити програму з інтерактивним навчанням