Учет в транспортных организациях документов

Учет в транспортных организациях документов

Учет в транспортных организациях документов — непременная часть повседневной работы. Перевозчики тратят средства своей организации на эксплуатацию транспортного парка, их клиенты доверяют им ценности и тратятся на расчеты за транспортировку и все это непременно подтверждается документами и подлежит учету. При проведении учета также уделяют внимание самим грузам. Транспортная компания за них в ответе в процессе перевозки, отправитель их должен правильно учесть и списать, а организация — получатель обязана правильно оприходовать.

Каждое действие считается совершенным лишь при наличии соответствующего документа, которые также учитывают и хранят. Учет документов в автотранспортных организациях имеет свои особенности. Его цель — документировать каждый факт из хозяйственно-экономической жизни предприятия. Автотранспортной компании всегда приходится быть третьим участником сделки, посредником между тем, кто отправляет груз, и тем, кто его должен получить.

При этом юридически собственник транспорта — именно АТП. Именно с автотранспортной фирмой владелец груза заключает договор на транспортную перевозку. В учете это считается перевозкой. Если же с автотранспортным предприятием договор заключает получатель, который ждет доставки, то договор в учете считается транспортной экспедицией.

Третий вариант — и получатель, и отправитель — это одно лицо, в этом случае транспортная организация заключает договор грузовой перевозки, а груз собственника не меняет. При учете следует четко выделять этапы, на которых груз будет менять собственника. При этом сама транспортная компания проводит груз за пределами собственного баланса, на специальном счете ценностей, взятых на ответственное хранение. Организация, которая осуществляет перевозку, обязательно выясняет, будет ли происходить смена собственника тогда, когда грузы будут доставлены по назначению, вид сделки подтверждается документами.

Первичный учет документов в транспортной организации в первую очередь требуется для правильного налогообложения. Расходы, которые автотранспортное предприятие несет в процессе перевозки, относят к материальным расходам, и подтверждаются подписанным актом приемки-передачи услуг. При расчете налогов сумму подоходного можно уменьшить на сумму расходов, и это — веская причина вести учет документов тщательно, верно и постоянно. Организация документооборота в транспортном бизнесе довольно сложна. Она требует того, чтобы имелась возможность проанализировать условия и детали каждой перевозки, ведь универсальных схем учета в логистике нет. Эксперты рекомендует внимательно проверять точность составления товарных транспортных накладных, договоров, актов выполненных услуг, а также всех первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Учет документов в автотранспортных организациях

Учет от руки — не лучшее решение для современного автотранспортного бизнеса. При нем крайне сложно проконтролировать точность и безошибочность документации, трудно организовать хранение, а также подобный учет отнимает слишком много времени. Переводя документы в электронный формат, а документооборот — на автоматические «рельсы», компания получает повышение скорости работы по всем направлениям транспортной деятельности. И все формы учета в организации будут организованы правильно.

Автоматизировать учет поможет специальная компьютерная программа. Автотранспортная организация, используя программные возможности, сможет выстроить четкую цепочку хозяйственные действий, на каждое из которых программой автоматически будет заполняться нужный по ситуации документ. Учету будут по сути подлежать несколько групп документов в информационной системе — документы на транспортные средства, документы на персонал организации, договоры, полисы страхования грузов, путевые документы — листы и маршрутные направления, документация, подтверждающая выполнение заказа на автотранспортные перевозки. В особом учете в транспортной фирме нуждается организация эксплуатации парка, и документировать следует составленные маршруты, калькуляцию стоимости доставки.

После того, как услуга оказана, автотранспортный перевозчик предоставляет своему заказчику полный пакет документов — лично, по почте или в электронной форме. Ненадлежащий учет обязательно приводит к проблемам. Документация может оказаться не только ошибочной, но и утерянной, а волокита с ее переоформлением или коррективами замедляет и сами транспортные процессы, и расчеты между организациями, участвующими в сделке. Отсутствие надежного учета формирует автотранспортной фирме негативный имидж в глазах клиентов.

Автоматизация учета позволяет быстро и точно автоматически формировать все нужные документальные подтверждения, обеспечить их надежное хранение, передачу, отчетность, верный аудит. Транспортной организации лишь нужно правильно выбрать программу, при помощи которой вопросы учета для нее перестанут быть острыми и наболевшими. Для того, чтобы транспортные компании и логистические организации могли правильно и грамотно организовать учет, компания «Универсальная Система Учета» предложила уникальную собственную разработку. Программное обеспечение «УСУ» учтет не только потребность в доскональном документообороте, но и поможет улучшить работу в целом.

Все отделы автотранспортного предприятия станут более эффективными, ведь ПО установит недремлющий контроль надо всеми действиями на складе, в продажах, отделе технического обслуживания и эксплуатации транспортных средств. С «УСУ» компания сможет всегда оптимально оценивать свои достижения, цели, задачи. Для организаций доступна бесплатная демонстрационная версия системы. С ее помощью можно оценить удобство пользования и ведения автотранспортной документации. Еще больше возможностей учета содержится в полной программной версии «УСУ», которую можно заказать на сайте разработчика. Приятный нюанс — вам не придется платить за пользование мощным профессиональным софтом обязательной абонентской платы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Это обычно занимает не более 5 минут

Вносите предоплату

Примерно 15 минут

Вам устанавливают программу

Если программа покупается на 1 пользователя - 1 час

Наслаждаетесь результатом

Наслаждаетесь результатом бесконечно :)