USU  ››  Програми для автоматизації бізнесу  ››   ››   ›› 

Імпорт із Excel

Ці можливості є лише у конфігураціях програми Standard та Professional.

Відкрити вікно імпорту даних

Ми розглядатимемо приклад завантаження номенклатури товару разом із початковими залишками.

Відкриваємо довідник "номенклатури" , щоб переглянути, як імпортувати дані в програму з файлу MS Excel нового зразка XLSX .

У верхній частині вікна правою кнопкою мишки викликаємо контекстне меню та вибираємо команду "Імпорт" .

Відобразиться модальне вікно для імпорту даних.

Прочитайте, будь ласка, чому далі ви не зможете паралельно читати інструкцію та працювати у тому вікні, яке з'явиться.

Вибір потрібного формату файлів

Щоб імпортувати файл нового зразка XLSX , увімкніть опцію ' MS Excel 2007 '.

Шаблон імпортованого файлу

Зверніть увагу, що у файлі, який ми імпортуватимемо для завантаження номенклатури з початковими залишками, повинні бути такі поля. Попередньо приведіть файл Excel до потрібного вигляду.

Колонки із зеленими заголовками повинні бути обов'язково – це основна інформація про номенклатуру товару. А колонки синіми заголовками можете включити в файл, що імпортується, якщо хочете, щоб додатково заповнився прайс-лист і залишки товару.

Вибір файлу

Потім виберіть файл. Ім'я вибраного файлу буде вписано у поле введення.

Тепер переконайтеся, що вибраний файл у вас не відкритий у Excel .

Натисніть кнопку ' Далі '.

Зв'язок поля програми з колонкою Excel-файлу

Після цього зазначений ексель-файл відкриється у правій частині діалогового вікна. А в лівій частині будуть перераховані поля програми ' ЗСУ '. Прокрутіть їх униз. Нам будуть потрібні поля, у яких імена починаються на ' IMP_ '. Саме вони призначені для імпорту даних.

Нам потрібно зараз показати, в яке поле програми ' ЗСУ ' буде імпортуватися інформація з кожної колонки Excel-файлу.

1. Спочатку клацаємо ліворуч на полі ' IMP_NAME '. Тут зберігається назва товару .

2. Далі клацаємо праворуч у будь-якому місці колонки ' C '. Саме в цій колонці файлу, що імпортується, перераховані найменування товарів.

3. Після цього утворюється зв'язок. Ліворуч біля імені поля ' IMP_NAME ' з'явиться напис ' [лист1]C '. Це означає, що в даному полі інформація закачуватиметься саме з колонки ' C ' ексель-файлу.

Зв'язок усіх полів

За таким же принципом пов'язуємо решту поля програми ' УСУ ', що починаються на ' IMP_ ', з колонками excel-файлу. Якщо ви імпортуєте номенклатуру товару разом із залишками, результат має бути таким.

Тепер розберемося, що означає кожне поле імпорту.

• IMP_BARCODE – штрих-код.

• IMP_CAT – категорія.

• IMP_SUBCAT – підкатегорія.

• IMP_NAME – найменування товару.

• IMP_SKLAD – склад.

• IMP_AMOUNT - кількість товару, яка є в наявності на вказаному складі.

• IMP_UNITS – одиниці виміру.

• IMP_PRICE_POKUP – закупівельна ціна.

• IMP_PRICE_SALE - ціна продажу.

Які рядки слід пропускати?

Позначте в цьому ж вікні, що в процесі імпорту потрібно пропустити один рядок, тому що в першому рядку excel-файлу ми містяться не дані, а заголовки полів.

Натисніть кнопку ' Далі '.

Інші етапи діалогу імпорту

З'явиться ' Крок 2 ', у якому налаштовуються формати для різних типів даних. Тут нічого міняти зазвичай не потрібно.

Натисніть кнопку ' Далі '.

З'явиться ' Крок 3 '. У ньому нам потрібно виставити всі прапорці , як це показано на малюнку.

Зберегти шаблон налаштувань імпорту

Якщо ми налаштовуємо імпорт, який плануємо робити періодично, всі налаштування краще зберегти в спеціальний файл налаштувань, щоб не виставляти їх щоразу.

Також рекомендується зберегти налаштування імпорту, якщо ви не впевнені, що ви все вийде з першого разу.

Натискаємо кнопку ' Зберегти шаблон '.

Вигадуємо ім'я файлу для налаштувань імпорту. Зберегти краще туди, де розташований файл з даними, щоб усе було в одному місці.

Розпочати процес імпорту

Коли всі настройки для імпорту ви задали, можемо розпочати процес імпорту, натиснувши на кнопку ' Виконати '.

Результат імпорту з помилками

Після виконання можна переглянути результат. Програма підрахує, скільки рядків було додано до програми, а скільки викликали помилку.

Ще з'являється журнал імпорту. Якщо в процесі виконання виникли помилки, то в журналі всі вони будуть описані із зазначенням рядка excel-файлу.

Виправлення помилок

Опис помилок у журналі технічний, тому їх потрібно буде показати програмістам ' УСУ ', щоб вони допомогли з виправленням. Контактні дані вказані на сайті usu.kz.

Натискаємо кнопку ' Скасувати ', щоб закрити діалог імпорту.

На питання, що з'являється, відповідаємо ствердно.

Якщо не всі записи випали в помилку, а деякі були додані, тоді перед повторною спробою імпорту потрібно додані записи виділити і видалити , щоб виключити в майбутньому дублікати.

Завантажити шаблон налаштувань під час повторної спроби імпорту

Якщо ми намагаємося повторно здійснити імпорт даних, знову викликаємо діалогове вікно для імпорту. Але цього разу в ньому натискаємо кнопку ' Завантажити шаблон '.

Вибираємо раніше збережений файл із налаштуваннями імпорту.

Після цього в діалоговому вікні у нас заповниться так само, як було раніше. Нічого більше налаштовувати вже не потрібно! Ім'я файлу, формат файлу, зв'язку полів із колонками excel-таблиці та все інше стає заповненим.

За допомогою кнопки ' Далі ' можете пройти наступними етапами діалогу, щоб просто переконатися у вищесказаному. Або відразу натисніть кнопку ' Виконати '.

Результат імпорту без помилок

Якщо всі помилки були виправлені, журнал виконання імпорту даних буде виглядати ось так.

Імпортувати склад накладної

Якщо якийсь постачальник постійно висилає вам накладну на товар, що купується в електронному вигляді, її можна не вносити вручну, а легко імпортувати .

Далі подивіться, будь ласка, інші корисні теми:

• Імпорт даних у програму
• Імпорт накладної
• На початок

• Завантажити програму з інтерактивним навчанням