USU  ››  โปรแกรมสำหรับธุรกิจอัตโนมัติ  ››  โปรแกรมสำหรับคลินิก  ››  คำแนะนำสำหรับโปรแกรมการแพทย์  ›› 

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

คุณลักษณะเหล่านี้ต้องสั่งซื้อแยกต่างหาก

สำหรับโปรแกรม ' ระบบบัญชีสากล ' คุณสามารถสั่งซื้อโมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณเพิ่มความเร็วและลดความซับซ้อนในการทำงานกับเอกสารในองค์กรของคุณ ผู้จัดการและผู้รับผิดชอบจะเห็นข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในเอกสารทันที

ประเภทของเวิร์กโฟลว์

เรามีการกำหนดค่าสองแบบสำหรับเวิร์กโฟลว์ อย่างแรกคืองานเอกสาร มันสามารถติดตามตัวเลือกต่าง ๆ มากมายในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่น การอ้างอิงสำหรับบุคลากรและความเกี่ยวข้องของสัญญาสำหรับคู่สัญญา

นอกจากนี้ยังมีบัญชีอุปทาน ใช้สำหรับ การซื้อสินค้า และช่วยให้คุณเร่งกระบวนการอนุมัติคำขอซื้อทั้งหมด

ในทั้งสองกรณีเอกสารจะต้องผ่าน พนักงาน หลายคนขององค์กร คำสั่งซื้อและพนักงานจะถูกกรอกในไดเร็กทอรีพิเศษ ' กระบวนการ '

มาเปิดคู่มือนี้กัน ในโมดูลด้านบน คุณจะเห็นชื่อของกระบวนการทางธุรกิจ และด้านล่าง - ขั้นตอนที่กระบวนการทางธุรกิจนี้ต้องผ่าน

ในตัวอย่างนี้ เราเห็นว่า ' ใบขอเสนอซื้อ ' จะลงนามโดยพนักงาน จากนั้นจะไปที่ลายเซ็นของผู้จัดการและผู้อำนวยการ ในกรณีของเรานี่คือบุคคลเดียวกัน หลังจากนั้นซัพพลายเออร์จะสั่งซื้อทรัพยากรที่จำเป็นและโอนข้อมูลไปยังนักบัญชีเพื่อชำระเงิน

บัญชีเอกสาร

สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ นี่คือโมดูลหลัก ไปที่ ' โมดูล ' - ' องค์กร ' - ' เอกสาร '

ในโมดูลด้านบน เราจะเห็นเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด หากคุณต้องการค้นหาเรคคอร์ดเฉพาะ คุณสามารถใช้ตัวกรองได้

คอลัมน์มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ตัวอย่างเช่น ความพร้อมใช้งานของเอกสาร ความเกี่ยวข้อง ประเภทของเอกสาร วันที่และหมายเลข คู่สัญญาที่ออกเอกสารนี้ จนถึงวันที่เอกสารมีผลใช้บังคับ คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์อื่นๆ ได้โดยใช้ปุ่ม ' การเปิดเผยคอลัมน์ '

มาสร้างรายการใหม่กันเถอะ

มาสร้างเอกสารใหม่กันเถอะ ในการทำเช่นนี้ ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ในโมดูลแล้วเลือก ' เพิ่ม '

หน้าต่างเพิ่มเอกสารใหม่จะปรากฏขึ้น

ลองนึกภาพว่าเราต้องทำเรื่องขอลาหยุดจากพนักงาน เลือก ' มุมมองเอกสาร ' โดยคลิกที่ปุ่มที่มีสามจุด สิ่งนี้จะนำเราไปยังโมดูลอื่นที่เราสามารถเลือกประเภทเอกสารที่ต้องการได้ หลังจากเลือกแล้ว ให้กดปุ่มพิเศษ ' เลือก ' ซึ่งอยู่ที่ด้านล่างของรายการ คุณยังสามารถดับเบิลคลิกที่บรรทัดที่ต้องการได้อีกด้วย

หลังจากเลือกโปรแกรมจะกลับไปที่หน้าต่างก่อนหน้าโดยอัตโนมัติ ตอนนี้กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เหลือ - หมายเลขเอกสารและคู่สัญญาที่ต้องการ หากจำเป็น คุณยังสามารถกรอกข้อมูลในบล็อก ' การควบคุมเวลา '

หลังจากนั้นให้กดปุ่ม ' บันทึก ':

มีรายการใหม่ในโมดูล - เอกสารใหม่ของเรา

มองลงไปข้างล่างจะเห็นหน้าต่างโมดูลย่อย

ลองดูที่แต่ละโมดูลย่อยในรายละเอียดเพิ่มเติม

การเคลื่อนย้ายเอกสาร

' การเคลื่อนไหว ' ช่วยให้คุณระบุความเคลื่อนไหวของเอกสาร - แผนกใดและเซลล์ใดมาถึง ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเพิ่มรายการผ่านเมนูบริบท

วันที่ของวันนี้จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ ในรายการ ' คู่สัญญา ' ระบุว่าใครเป็นผู้ส่งหรือรับเอกสาร คุณยังสามารถระบุจำนวนได้ เช่น หากคุณกำลังเช่าหลายชุดในคราวเดียว บล็อก ' ปัญหา/การเคลื่อนไหว ' และ ' การรับ/ การเคลื่อนไหว ' มีหน้าที่ออกและรับเอกสารไปยังแผนก รายการที่เกี่ยวข้องในตารางยังระบุว่าเอกสารได้รับการยอมรับในแผนกใดและวางไว้ในเซลล์ใด ให้ระบุว่าเอกสารของเรามาถึง ' แผนกหลัก ' ในเซลล์ ' #001 ' แล้วกดปุ่ม ' บันทึก '

หลังจากนั้นเราจะเห็นว่าสถานะของเอกสารของเราเปลี่ยนไป เอกสารเข้าสู่เซลล์และตอนนี้พร้อมใช้งานแล้ว นอกจากนี้ สถานะจะเปลี่ยนไปหากคุณอัปโหลดสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารไปยังโปรแกรม แต่จะเพิ่มเติมในภายหลัง

ตำแหน่งเอกสาร

ทีนี้มาดูโมดูลย่อยที่สอง - ' Location ':

ซึ่งจะแสดงตำแหน่งที่ตั้งของสำเนาจริงของเอกสาร ในกรณีนี้ เรามีสำเนาที่ยอมรับหนึ่งฉบับและอยู่ในช่องหลักในเซลล์ #001 หากเราออกเอกสารให้คู่สัญญา สถานะตำแหน่งจะเปลี่ยนไปและจะชี้ไปที่เอกสารนั้น คุณไม่สามารถป้อนข้อมูลลงในตารางนี้ด้วยมือ ข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏที่นี่โดยอัตโนมัติ

รุ่นอิเล็กทรอนิกส์

ไปที่แท็บถัดไป ' เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์ ':

คุณสามารถเพิ่มรายการเกี่ยวกับเอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ลงในตารางนี้ได้ สิ่งนี้ทำได้โดยใช้เมนูบริบทที่รู้จักและปุ่ม ' เพิ่ม '

กรอกข้อมูลในตารางที่ปรากฏ ตัวอย่างเช่น ใน ' ประเภทเอกสาร ' นี่อาจเป็นไฟล์แนบของ Excel หรือรูปแบบ jpg หรือ pdf ตัวไฟล์ระบุไว้ด้านล่างโดยใช้ปุ่มดาวน์โหลด คุณยังสามารถระบุลิงค์ไปยังตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์หรือบนเครือข่ายท้องถิ่น

ไปที่แท็บ ' พารามิเตอร์ '

ใน ' พารามิเตอร์ ' มีรายการวลีที่คุณต้องการป้อนลงในโปรแกรม จากนั้นวลีเหล่านี้จะถูกวางในเทมเพลตโดยอัตโนมัติในตำแหน่งที่เหมาะสม การกระทำนั้นดำเนินการโดยปุ่ม ' เติม ' ซึ่งอยู่ด้านบนสุด

แท็บ ' เติมข้อความอัตโนมัติ ' จะแสดงวลีล่าสุดที่ป้อนโดยใช้การดำเนินการด้านบน

แท็บ ' ทำงานในเอกสาร ' จะแสดงรายการของงานที่วางแผนไว้และเสร็จสมบูรณ์ในเอกสารที่เลือก คุณสามารถเพิ่มงานใหม่หรือแก้ไขงานที่มีอยู่โดยใช้เมนูบริบท

การอนุมัติและการลงนามในใบขอเสนอซื้อ

สมมติว่าพนักงานของคุณขอ สินค้า บางอย่างจากซัพพลายเออร์ แต่สินค้าหมด ในกรณีนี้ พนักงานสร้างคำขอซื้อสิ่งที่จำเป็น

ไปที่โมดูล ' แอปพลิเคชัน '

มาสร้างรายการใหม่กันเถอะ

ก่อนอื่นคุณต้องสร้างรายการใหม่ ในการทำเช่นนี้ เราจะใช้การดำเนินการ ' สร้างคำขอ '

นอกจากนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครและวันที่ปัจจุบันจะถูกแทนที่โดยอัตโนมัติ

การเพิ่มและเปลี่ยนองค์ประกอบของแอปพลิเคชัน

เลือกรายการที่ปรากฏและไปที่โมดูลย่อยด้านล่าง ' เนื้อหาการสั่งซื้อ '

มีการเพิ่มรายการลงในรายการแล้ว ซึ่งมีปริมาณในคลังสินค้าน้อยกว่าขั้นต่ำที่ระบุ หากจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนรายการนี้ตามจำนวนและชื่อรายการ หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้ใช้เมนูบริบทโดยคลิกขวาที่รายการแล้วเลือก ' แก้ไข '

หากต้องการเพิ่มรายการใหม่ ให้เลือก ' เพิ่ม '

หลังจากเพิ่มทุกสิ่งที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือกแท็บ ' ทำงานตามคำขอ '

ทำงานตามคำขอ

งานที่วางแผนไว้และเสร็จสิ้นทั้งหมดในเอกสารจะแสดงที่นี่ ตอนนี้ยังว่างอยู่เพราะงานยังไม่ได้ดำเนินการ ลงนามในตั๋วโดยคลิกที่ปุ่ม ' การดำเนินการ ' และเลือก ' ลงชื่อเข้าใช้ตั๋ว '

รายการแรกปรากฏขึ้น ซึ่งมีสถานะ ' กำลังดำเนินการ '

เรายังเห็น รายละเอียดของงาน ที่ต้องทำ วันครบกำหนด ผู้รับเหมา และข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ หากคุณดับเบิลคลิกที่รายการนี้ หน้าต่างการแก้ไขจะเปิดขึ้น

ในหน้าต่างนี้ คุณสามารถเปลี่ยนรายการด้านบน รวมทั้งทำเครื่องหมายว่างาน เสร็จสิ้น จด ผลลัพธ์ พร้อมกัน หรือทำเครื่องหมาย ความเร่งด่วน ในกรณีที่มีข้อผิดพลาด คุณสามารถ ส่งคืน งานในใบสมัครให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งได้ เช่น เพื่อให้ซัพพลายเออร์เปลี่ยนรายการสินค้าหรือค้นหาราคาที่ต่ำกว่าซึ่งสามารถระบุได้ในเหตุผล

ตัวอย่างเช่น ลองทำงานนี้ให้เสร็จโดยทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมาย ' เสร็จสิ้น ' และป้อน ' ผลลัพธ์ ' จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ' บันทึก '

ตอนนี้เราจะเห็นว่างานนี้ได้รับสถานะ ' เสร็จสมบูรณ์ '

ด้านล่างนี้เป็นรายการที่สองที่มี ' นักแสดง ' ที่แตกต่างกัน - ผู้กำกับ มาเปิดกันเถอะ

ขอตั้งงานนี้ คืนให้พนักงาน -Supplier ใน ' เหตุผลในการคืนสินค้า ' เราเขียนว่าเอกสาร เช่น มีบัญชีการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง

มาบันทึก กันใหม่ครับ

ตอนนี้เราจะเห็นว่าเอกสารได้ส่งคืนกลับไปยัง Procurer และ สถานะงาน ของ Director คือ ' Returned ' และของ Procurement คือ ' In Progress ' ตอนนี้ เพื่อให้เอกสารส่งกลับไปยังผู้อำนวยการ ซัพพลายเออร์จำเป็นต้องแก้ไขข้อผิดพลาดทั้งหมด หลังจากเอกสารทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้วจะมีลักษณะดังนี้:

ตอนนี้คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ได้ ซึ่งทำได้โดยใช้การกระทำ ' ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย '

สถานะการสั่งซื้อจะเปลี่ยนเป็น ' รอจัดส่ง '

หลังจากได้รับสินค้าที่สั่งซื้อแล้วจะสามารถโอนให้กับลูกค้าได้ ในการดำเนินการนี้ ให้ใช้การดำเนินการ ' ออกสินค้า '

สถานะของตั๋วจะเปลี่ยนอีกครั้ง คราวนี้เป็น ' เสร็จสมบูรณ์ '

สามารถพิมพ์แอปพลิเคชันได้หากจำเป็นโดยใช้ปุ่มรายงาน

แอปพลิเคชันที่พิมพ์มีลักษณะดังนี้:

ดูด้านล่างสำหรับหัวข้อที่เป็นประโยชน์อื่นๆ:

• การบัญชีสำหรับสินค้าทางการแพทย์
• ไปที่จุดเริ่มต้น

• ดาวน์โหลดโปรแกรมพร้อมการฝึกแบบโต้ตอบ