USU
››
Programma's voor bedrijfsautomatisering
››
Programma voor kliniek
››
Instructies voor het medische programma
››
Deze functies moeten apart worden besteld.
Voor het programma ' Universal Accounting System ' kunt u een module voor elektronisch documentbeheer bestellen. Met elektronisch documentbeheer kunt u het werk met documenten in uw organisatie versnellen en vereenvoudigen. De beheerder en verantwoordelijke personen zien onmiddellijk alle nodige informatie op alle documenten.
We bieden twee configuraties voor workflow. De eerste is papierwerk. Het kan veel verschillende opties tegelijkertijd volgen. Bijvoorbeeld referenties voor personeel en de relevantie van contracten voor tegenpartijen.
Er is ook een voorraadrekening. Het wordt gebruikt voor de aankoop van goederen en stelt u in staat om het goedkeuringsproces van alle aankoopaanvragen te versnellen.
In beide gevallen zullen de documenten langs verschillende medewerkers van de organisatie moeten. De bestelling en de medewerkers zelf worden ingevuld in een speciale directory ' Processen '.
Laten we deze gids openen. In de bovenste module ziet u de naam van het bedrijfsproces en daaronder de fasen die dit bedrijfsproces moet doorlopen.
In dit voorbeeld zien we dat de ' aankoopaanvraag ' wordt ondertekend door de medewerker, daarna gaat het naar de handtekening van de manager en directeur. In ons geval is dit dezelfde persoon. Daarna bestelt de leverancier de benodigde middelen en draagt informatie over aan de accountant voor betaling.
Voor elektronisch documentenbeheer is dit de hoofdmodule. Ga naar ' Modules ' - ' Organisatie ' - ' Documenten '.
In de bovenste module zien we alle beschikbare documenten. Als u naar een specifiek record moet zoeken, kunt u filters gebruiken.
De kolommen bevatten veel nuttige informatie. Bijvoorbeeld de beschikbaarheid van een document, de relevantie ervan, type document, datum en nummer, tegenpartij voor wie dit document is uitgegeven, tot welke datum het document geldig is. U kunt ook andere velden toevoegen met behulp van de knop ' Kolomzichtbaarheid '.
Laten we een nieuw document maken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop ergens in de module en selecteer ' Toevoegen '.
Het venster Nieuw document toevoegen verschijnt.
Stel, we moeten verlof aanvragen bij een werknemer. Selecteer ' Documentweergave ' door op de knop met drie puntjes te klikken. Dit brengt ons naar een andere module waar we het vereiste documenttype kunnen selecteren. Druk na selectie op de speciale knop ' Selecteren ', die zich onderaan de lijst bevindt. U kunt ook gewoon dubbelklikken op de gewenste regel.
Na selectie brengt het programma ons automatisch terug naar het vorige venster. Vul nu de rest van de velden in - het documentnummer en de gewenste tegenpartij. Indien nodig kunt u ook het blok ' Tijdcontrole ' invullen.
Druk daarna op de knop ' Opslaan ':
Er is een nieuw item in de module - ons nieuwe document.
Laten we nu naar beneden kijken en we zullen het venster met submodules zien.
Laten we elk van de submodules in meer detail bekijken.
Met ' Verplaatsing ' kunt u de verplaatsing van het document specificeren - in welke afdeling en cel het is aangekomen. Om dit te doen, moet u een item toevoegen via het contextmenu.
De datum van vandaag wordt automatisch ingevuld. In het item ' Tegenpartij ' wordt aangegeven wie het document bezorgt of ophaalt. Ook kunt u het aantal aangeven, bijvoorbeeld als u meerdere exemplaren tegelijk huurt. De blokken ' Afgifte/Verplaatsing ' en ' Ontvangst/Verplaatsing ' zijn verantwoordelijk voor de afgifte en ontvangst van het document aan de afdeling. De overeenkomstige items in de tabel geven ook aan in welke afdeling het document is geaccepteerd en in welke cel het is geplaatst. Laten we aangeven dat ons document is aangekomen in de ' Hoofdafdeling ' in cel ' #001 ' en druk op de knop ' Opslaan '.
Meteen daarna zullen we zien dat de status van ons document is gewijzigd. Het document is de cel binnengekomen en is nu beschikbaar. Ook verandert de status als u een elektronische kopie van het document naar het programma uploadt, maar daarover later meer.
Laten we nu eens kijken naar de tweede submodule - ' Locatie ':
Hierdoor wordt weergegeven waar de fysieke kopieën van het document zich bevinden. In dit geval hebben we één geaccepteerd exemplaar en deze bevindt zich in het hoofdvak, in cel #001. Als we een document uitgeven aan een tegenpartij, verandert de locatiestatus en wordt ernaar verwezen. U kunt deze gegevens niet handmatig in deze tabel invoeren, ze verschijnen hier automatisch.
Laten we naar het volgende tabblad gaan ' Elektronische versies en bestanden ':
U kunt aan deze tabel een vermelding toevoegen over de elektronische versie van het document. Dit gebeurt via het reeds bekende contextmenu en de knop ' Toevoegen '.
Vul de gegevens in de tabel in die verschijnt. Bij ' Documenttype ' kan dit bijvoorbeeld een Excel-bijlage zijn, of jpg- of pdf-formaat. Het bestand zelf wordt hieronder aangegeven met behulp van de downloadknop. U kunt ook een link specificeren naar de locatie op een computer of op een lokaal netwerk.
Laten we naar het tabblad ' Parameters ' gaan.
In ' Parameters ' staat een lijst met zinnen die u in het programma wilt invoeren, dan worden deze zinnen automatisch op de juiste plaatsen in het sjabloon geplaatst. De actie zelf wordt uitgevoerd door de knop ' Vullen ' bovenaan.
Op het tabblad ' Autocomplete ' wordt weergegeven welke zinnen het laatst zijn ingevoerd met bovenstaande actie.
Het tabblad ' Werken aan het document ' toont de lijst met geplande en voltooide werken aan het geselecteerde document. U kunt een nieuwe vacature toevoegen of een bestaande vacature bewerken via het contextmenu.
Stel dat uw werknemer bepaalde artikelen bij een leverancier heeft aangevraagd, maar dat deze niet op voorraad zijn. In dit geval maakt de werknemer een aanvraag voor de aankoop van de noodzakelijke dingen.
Laten we naar de module ' Toepassingen ' gaan.
Eerst moet u een nieuw item maken. Hiervoor gebruiken we de actie ' Maak een aanvraag aan '.
Ook worden de gegevens over de sollicitant en de huidige datum er automatisch in vervangen.
Selecteer de invoer die verschijnt en ga naar de onderste submodule ' Bestelinhoud '.
Er is al een artikel aan de lijst toegevoegd waarvan de hoeveelheid in het magazijn kleiner is dan het opgegeven minimum. Indien nodig kunt u deze lijst wijzigen door het aantal en de naam van items. Om te wijzigen, gebruikt u het contextmenu door met de rechtermuisknop op het item te klikken en ' Bewerken ' te selecteren.
Selecteer ' Toevoegen ' om een nieuw item toe te voegen.
Nadat alles wat je nodig hebt is toegevoegd, selecteer je het tabblad ' Werk op aanvraag '.
Alle geplande en voltooide werkzaamheden aan het document worden hier gepresenteerd. Nu staat het leeg, want de werkzaamheden zijn nog niet uitgevoerd. Onderteken het ticket door op de knop ' Acties ' te klikken en ' Ticket ondertekenen ' te selecteren.
De eerste vermelding is verschenen, die de status ' In behandeling ' heeft.
We zien ook een beschrijving van het uit te voeren werk , de vervaldatum , de aannemer en andere nuttige informatie. Als u dubbelklikt op dit item, wordt het bewerkingsvenster geopend.
In dit venster kunt u de bovenstaande items wijzigen, evenals de voltooiing van de taak markeren, tegelijkertijd het resultaat opschrijven of de urgentie ervan markeren. In het geval van fouten kunt u het werk op de aanvraag voor een van de werknemers retourneren , bijvoorbeeld zodat de leverancier de lijst met goederen kan wijzigen of op zoek kan gaan naar lagere prijzen, wat in de reden kan worden aangegeven.
Laten we dit werk bijvoorbeeld voltooien door het selectievakje ' Gereed ' aan te vinken en ' Resultaat ' in te voeren en vervolgens op de knop ' Opslaan ' te klikken.
Nu kunnen we zien dat dit werk de status ' Voltooid ' heeft gekregen.
Hieronder is een tweede inzending met een andere ' performer ' - de regisseur. Laten we het openen.
Laten we dit werk teruggeven aan de werknemer - Leverancier. Bij ' reden van retour ' schrijven we dat het document bijvoorbeeld een onjuiste rekening voor betaling heeft.
Laten we het record opnieuw opslaan .
Nu kunnen we zien dat het document is teruggestuurd naar de inkoper, en de taakstatus van de directeur is ' Teruggestuurd ' en die van de inkoop is ' In uitvoering '. Om ervoor te zorgen dat het document bij de directeur terechtkomt, moet de leverancier alle fouten corrigeren. Nadat het document alle stappen heeft doorlopen, ziet het er als volgt uit:
Nu kunt u een factuur naar de leverancier genereren. Dit doet u met de actie ' Leveranciersfactuur '.
De orderstatus verandert dan in ' Wacht op levering '.
Nadat de bestelde artikelen zijn ontvangen, kunnen deze worden overgedragen aan de klant. Gebruik hiervoor de actie ' Goederen afgeven '.
De status van het ticket verandert weer, dit keer naar ' Voltooid '.
De aanvraag zelf kan, indien nodig, worden uitgeprint met behulp van de meldknop.
De gedrukte applicatie ziet er als volgt uit:
Zie hieronder voor andere nuttige onderwerpen:
Universeel boekhoudsysteem
2010 - 2024
Download het programma met interactieve training