Home USU  ››  Програми за автоматизација на бизнисот  ››  Програма за клиника  ››  Инструкции за медицинската програма  ›› 


Електронско управување со документи


Електронско управување со документи

Пари Овие карактеристики мора да се нарачаат посебно.

За програмата „ Универзален сметководствен систем “, можете да нарачате модул за управување со електронски документи. Електронското управување со документи ви овозможува да ја забрзате и поедноставите работата со документите во вашата организација. Менаџерот и одговорните лица веднаш ќе ги видат сите потребни информации за сите документи.

Видови на работен тек

Нудиме две конфигурации за работниот тек. Првата е документација. Може да следи многу различни опции во исто време. На пример, референци за персоналот и релевантноста на договорите за договорните страни.

Има и сметка за снабдување. Се користи за купување на стоки и ви овозможува да го забрзате процесот на одобрување на сите барања за купување.

Во двата случаи, документите ќе треба да поминат низ различни вработени во организацијата. Нарачката и самите вработени се пополнуваат во посебен директориум „ Процеси “.

Мени. Процеси.

Ајде да го отвориме овој водич. Во горниот модул можете да го видите името на деловниот процес, а подолу - фазите низ кои мора да помине овој деловен процес.

Процеси на документи.

Во овој пример, гледаме дека „ барањето за купување “ ќе биде потпишано од вработениот, а потоа ќе оди на потпис на менаџерот и директорот. Во нашиот случај, ова е истата личност. После тоа, добавувачот ќе ги нарача потребните ресурси и ќе ги пренесе информациите до сметководителот за плаќање.

Сметководство на документи

Сметководство на документи

За електронско управување со документи, ова е главниот модул. Одете во „ Модули “ - „ Организација “ - „ Документи “.

Електронско управување со документи

Во горниот модул ги гледаме сите достапни документи. Ако треба да пребарувате за одреден запис, можете да користите филтри.

Документи на модулот

Колоните содржат многу корисни информации. На пример, достапноста на документот, неговата важност, видот на документот, датумот и бројот, договорната страна за која е издаден овој документ, до кој датум е валиден документот. Можете исто така да додадете други полиња користејќи го копчето „ Видливост на колона “.

Ајде да создадеме нов запис

Ајде да создадеме нов документ. За да го направите ова, кликнете со десното копче каде било во модулот и изберете „ Додај “.

Додадете

Ќе се појави прозорецот Додај нов документ.

Додадете документ

Да замислиме дека треба да поднесеме барање за отсуство од вработен. Изберете „ Преглед на документ “ со кликнување на копчето со три точки. Ова ќе не одведе до друг модул каде што можеме да го избереме потребниот тип на документ. По изборот, притиснете го специјалното копче „ Избери “, кое се наоѓа на дното на листата. Можете исто така едноставно да кликнете двапати на саканата линија.

Тип на документ

По изборот, програмата автоматски не враќа во претходниот прозорец. Сега пополнете ги останатите полиња - бројот на документот и саканата договорна страна. Доколку е потребно, можете да го пополните и блокот „ Контрола на време “.

Електронскиот документ е пополнет

После тоа, притиснете го копчето „ Зачувај “:

Зачувај

Има нов запис во модулот - нашиот нов документ.

нов документ

Сега да погледнеме надолу и ќе го видиме прозорецот за подмодули.

Подмодул

Ајде да го разгледаме секој од подмодулите подетално.

Движење на документи

Движење “ ви овозможува да го одредите движењето на документот - во кој оддел и ќелија пристигнал. За да го направите ова, треба да додадете запис преку контекстното мени.

Премести документ

Денешниот датум ќе се пополни автоматски. Во ставката „ Договорна страна “ се означува кој го доставува или зема документот. Можете исто така да ја одредите количината, на пример, ако изнајмувате неколку копии одеднаш. Блоковите „ Издавање/Движење “ и „ Примање/Движење “ се одговорни за издавање и примање на документот до одделот. Соодветните ставки во табелата покажуваат и во кој оддел е прифатен документот и во која ќелија е сместен. Да укажеме дека нашиот документ пристигна во „ Главниот оддел “ во ќелијата „ #001 “ и притиснете го копчето „ Зачувај “.

Има документ

Веднаш потоа ќе видиме дека статусот на нашиот документ е променет. Документот влезе во ќелијата и сега е достапен. Исто така, статусот ќе се промени ако поставите електронска копија од документот во програмата, но повеќе за тоа подоцна.

Локација на документот

Сега да го погледнеме вториот подмодул - „ Локација “:

Позиција на документот

Ова ќе прикаже каде се наоѓаат физичките копии на документот. Во овој случај, имаме една прифатена копија и таа се наоѓа во главниот оддел, во ќелијата #001. Ако издадеме документ на договорна страна, тогаш статусот на локацијата ќе се промени и ќе покаже на него. Не можете рачно да внесувате податоци во оваа табела, тие ќе се појават овде автоматски.

Електронски верзии

Ајде да одиме на следното јазиче „ Електронски верзии и датотеки “:

Во оваа табела можете да додадете запис за електронската верзија на документот. Ова се прави со користење на веќе познатото контекстно мени и копчето „ Додај “.

Пополнете ги информациите во табелата што се појавува. Во „ Тип на документ “, на пример, ова може да биде прилог на Excel или формат jpg или pdf. Самата датотека е означена подолу со помош на копчето за преземање. Можете исто така да наведете врска до нејзината локација на компјутер или на локална мрежа.

Ајде да одиме во табулаторот „ Параметри “.

Во „ Параметри “ има список на фрази што сакате да ги внесете во програмата, а потоа овие фрази автоматски ќе се стават во шаблонот на вистинските места. Самата акција се извршува со копчето „ Пополни “ кое се наоѓа на врвот.

Картичката „ Автоматско комплетирање “ прикажува кои фрази последен пат биле внесени со помош на дејството погоре.

Картичката „ Работи на документот “ ја прикажува листата на планирани и завршени работи на избраниот документ. Можете да додадете нова работа или да уредувате постоечка работа користејќи го контекстното мени.

Одобрување и потпишување на барања за купување

Одобрување и потпишување на барања за купување

Да речеме дека вашиот работник побарал одредени артикли од добавувач, но тие се без залиха. Во овој случај, вработениот создава барање за купување на потребните работи.

Ајде да одиме во модулот „ Апликации “.

Мени. Апликација.

Ајде да создадеме нов запис

Прво треба да креирате нов запис. За да го направите ова, ќе ја користиме акцијата „ Креирај барање “.

Акција. Формирајте апликација.

Исто така, во него автоматски ќе се заменат податоците за апликантот и тековниот датум.

Модул за барање.

Додавање и менување на составот на апликацијата

Изберете го записот што се појавува и одете до долниот подмодул „ Нарачајте содржини “.

Составот на апликацијата.

На списокот веќе е додаден артикал, чие количество во магацинот е помало од наведениот минимум. Доколку е потребно, можете да ја промените оваа листа според бројот и името на ставките. За да промените, користете го контекстното мени со десен клик на ставката и изберете „ Уреди “.

Уредување

За да додадете нов запис, изберете „ Додај “.

Откако ќе се додаде сè што ви треба, изберете го јазичето „ Работа по барање “.

Работете на барање

Работете на барање.

Сите планирани и завршени работи на документот ќе бидат претставени овде. Сега е празно, бидејќи работата се уште не е извршена. Потпишете го билетот со кликнување на копчето „ Акции “ и избирање „ Потпишете билет “.

Акции. Потпишете ја апликацијата.

Се појави првиот запис кој има статус „ Во тек “.

Првата работа.

Гледаме и опис на работата што треба да се изврши, датумот на доспевање , изведувачот и други корисни информации. Ако кликнете двапати на овој запис, ќе се отвори прозорецот за уредување.

Ајде да ја завршиме првата работа.

Во овој прозорец, можете да ги промените горенаведените ставки, како и да го означите завршувањето на задачата, истовремено да го запишете резултатот или да ја означите неговата итност . Во случај на какви било грешки, можете да ја вратите работата на апликацијата за еден од вработените, на пример, со цел добавувачот да го промени списокот на стоки или да бара пониски цени, што може да се наведе во причината.

Ајде, на пример, да ја завршиме оваа работа со штиклирање на полето „ Готово “ и внесување „ Резултат “, а потоа кликнување на копчето „ Зачувај “.

Да ги зачуваме промените.

Сега можеме да видиме дека ова дело го доби статусот „ Завршено “.

Втора работа.

Подолу е втор запис кој има различен „ изведувач “ - режисерот. Ајде да го отвориме.

Ќе ја вратиме втората работа.

Ајде да ја поставиме оваа работа ' врати на вработениот - Добавувачот. Во „ причина за враќање “ пишуваме дека документот, на пример, има неточна сметка за плаќање.

Ајде повторно да го зачуваме записот.

Второто дело е вратено.

Сега можеме да видиме дека документот е вратен назад кај набавувачот, а работниот статус на директорот е „ Вратен “, а на набавката е „ Во тек “. Сега, за да може документот да му се врати на директорот, добавувачот треба да ги исправи сите грешки. Откако документот ќе ги помине сите чекори, ќе изгледа вака:

Сите работи на барање.

Сега можете да генерирате фактура до добавувачот. Ова се прави со помош на дејството „ Фактура на добавувач “.

Акции. Фактура до добавувачот.

Статусот на нарачката потоа ќе се промени во „ Се чека испорака “.

Статус на испорака на чекање.

Откако ќе се добијат нарачаните артикли, тие можат да се префрлат на клиентот. За да го направите ова, користете ја акцијата „ Издавање стоки “.

Акции. Издавајте стоки.

Статусот на билетот повторно ќе се промени, овој пат во „ Завршен “.

Статус на завршена апликација.

Самата апликација може да се испечати, доколку е потребно, со помош на копчето за извештај.

Статус на завршена апликација.

Печатената апликација изгледа вака:

Статус на завршена апликација.


Погледнете подолу за други корисни теми:


Вашето мислење е важно за нас!
Дали овој напис беше корисен?




Универзален сметководствен систем
2010 - 2024