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これらの機能は個別に注文する必要があります。
「ユニバーサル アカウンティング システム」プログラムでは、電子文書管理モジュールを注文できます。電子ドキュメント管理により、組織内のドキュメントの作業をスピードアップおよび簡素化できます。マネージャーと責任者は、ドキュメントに関するすべての必要な情報をすぐに確認できます。
ワークフローには 2 つの構成が用意されています。 1つ目は書類作成です。同時に多くの異なるオプションを追跡できます。たとえば、人事の参照や相手方の契約の関連性などです。
サプライアカウントもあります。商品の購入に使用され、すべての購入リクエストの承認プロセスをスピードアップできます。
どちらの場合も、ドキュメントは組織のさまざまな従業員を通過する必要があります。注文と従業員自身は、特別なディレクトリ ' Processes ' に入力されます。
このガイドを開きましょう。上部のモジュールにはビジネス プロセスの名前が表示され、その下には、このビジネス プロセスが通過する必要があるステージが表示されます。
この例では、'購買要求' が従業員によって署名され、その後、マネージャーとディレクターの署名が行われることがわかります。私たちの場合、これは同一人物です。その後、サプライヤーは必要なリソースを注文し、支払いのために会計士に情報を転送します。
電子文書管理の場合、これがメイン モジュールです。 「モジュール」-「組織」-「ドキュメント」に移動します。
一番上のモジュールには、利用可能なすべてのドキュメントが表示されます。特定のレコードを検索する必要がある場合は、フィルターを使用できます。
列には、多くの有用な情報が含まれています。たとえば、文書の入手可能性、関連性、文書の種類、日付と番号、この文書が発行された相手方、文書が有効な日付まで。 [列の表示] ボタンを使用して、他のフィールドを追加することもできます。
新しいドキュメントを作成しましょう。これを行うには、モジュール内の任意の場所を右クリックし、[追加] を選択します。
[新しいドキュメントの追加] ウィンドウが表示されます。
従業員から休暇の申請を行う必要があると想像してみましょう。 3 つのドットのボタンをクリックして、[ドキュメント ビュー] を選択します。これにより、必要なドキュメント タイプを選択できる別のモジュールに移動します。選択後、リストの一番下にある特別なボタン「選択」を押します。目的の行をダブルクリックすることもできます。
選択後、プログラムは自動的に前のウィンドウに戻ります。次に、残りのフィールド (文書番号と目的の相手方) に入力します。必要に応じて、「タイム コントロール」ブロックに入力することもできます。
その後、「保存」ボタンを押します。
モジュールに新しいエントリがあります - 私たちの新しいドキュメントです。
下を見てみましょう。サブモジュール ウィンドウが表示されます。
各サブモジュールを詳しく見てみましょう。
「移動」を使用すると、ドキュメントの移動を指定できます。つまり、ドキュメントが到着した部門とセルです。これを行うには、コンテキスト メニューからエントリを追加する必要があります。
今日の日付が自動的に入力されます。 「 Counterparty 」項目には、誰が書類を配達または受け取りに行くかが示されます。一度に複数のコピーをレンタルする場合など、数量を指定することもできます。 「 Issue/Movement 」および「 Reception/Movement 」ブロックは、部門へのドキュメントの発行と受信を担当します。表の対応する項目は、ドキュメントが受け入れられた部門と配置されたセルも示しています。ドキュメントがセル ' #001 ' の ' Main Department ' に到着したことを示し、' Save ' ボタンを押します。
その直後に、ドキュメントのステータスが変更されたことがわかります。ドキュメントがセルに入力され、使用できるようになりました。また、ドキュメントの電子コピーをプログラムにアップロードするとステータスが変わりますが、これについては後で詳しく説明します。
次に、2 番目のサブモジュール「 Location 」を見てみましょう。
これにより、ドキュメントの物理的なコピーがどこにあるかが表示されます。この場合、承認されたコピーが 1 つあり、メイン コンパートメントのセル #001 にあります。カウンターパーティにドキュメントを発行すると、場所のステータスが変更され、それを指すようになります。このテーブルにデータを手動で入力することはできません。データはここに自動的に表示されます。
次のタブに行きましょう '電子版とファイル':
ドキュメントの電子版に関するエントリをこのテーブルに追加できます。これは、既知のコンテキスト メニューと [追加] ボタンを使用して行います。
表示される表に情報を入力します。たとえば、「ドキュメント タイプ」では、これは Excel の添付ファイル、jpg または pdf 形式である可能性があります。ダウンロードボタンを使用して、ファイル自体を以下に示します。コンピュータまたはローカル ネットワーク上の場所へのリンクを指定することもできます。
「パラメータ」タブに行きましょう。
「パラメーター」には、プログラムに入力するフレーズのリストがあり、これらのフレーズはテンプレートの適切な場所に自動的に配置されます。アクション自体は、上部にある「塗りつぶし」ボタンによって実行されます。
[オートコンプリート] タブには、上記のアクションを使用して最後に入力されたフレーズが表示されます。
「ドキュメントの作業」タブには、選択したドキュメントで計画された作業と完了した作業のリストが表示されます。コンテキスト メニューを使用して、新しいジョブを追加したり、既存のジョブを編集したりできます。
従業員がサプライヤに特定の品目を要求したが、それらが在庫切れであるとします。この場合、従業員は必要なものの購入のリクエストを作成します。
「アプリケーション」モジュールに行きましょう。
まず、新しいエントリを作成する必要があります。これを行うには、' Create a request ' アクションを使用します。
また、申請者と現在の日付に関するデータが自動的に代入されます。
表示されるエントリを選択し、一番下のサブモジュール ' Order Contents ' に移動します。
アイテムがすでにリストに追加されていますが、倉庫内の数量が指定された最小値よりも少なくなっています。必要に応じて、アイテムの数と名前でこのリストを変更できます。変更するには、アイテムを右クリックしてコンテキスト メニューを使用し、[編集] を選択します。
新しいエントリを追加するには、[追加] を選択します。
必要なものをすべて追加したら、[ Work on request ] タブを選択します。
ドキュメントに関するすべての計画済みおよび完了済みの作業がここに表示されます。作業がまだ実行されていないため、現在は空です。 [アクション] ボタンをクリックし、[チケットに署名] を選択して、チケットに署名します。
ステータスが「進行中」の最初のエントリが表示されました。
また、実行する作業の説明、期日、請負業者、およびその他の有用な情報も表示されます。このエントリをダブルクリックすると、編集ウィンドウが開きます。
このウィンドウでは、上記の項目を変更したり、タスクの完了をマークしたり、同時に結果を書き留めたり、緊急性をマークしたりできます。エラーが発生した場合は、たとえば、サプライヤが商品のリストを変更したり、理由に示すことができるより低い価格を探したりするために、従業員の 1 人のアプリケーションで作業を返すことができます。
たとえば、「完了」チェックボックスをチェックして「結果」と入力し、「保存」ボタンをクリックして、この作業を完了してみましょう。
これで、この作業が「完了」ステータスを受け取ったことがわかります。
以下は、別の 'パフォーマー' - ディレクターを持つ 2 番目のエントリです。開けてみましょう。
この作業を従業員 - 仕入先に戻すように設定しましょう。 「返品理由」には、たとえば、ドキュメントに間違った支払い口座があることを書いています。
もう一度レコードを保存しましょう。
これで、ドキュメントが調達者に差し戻されたことがわかります。ディレクターのジョブ ステータスは「返却済み」、プロキュアメントのジョブ ステータスは「進行中」です。ここで、ドキュメントをディレクターに戻すために、サプライヤはすべてのエラーを修正する必要があります。ドキュメントがすべてのステップを経ると、次のようになります。
これで、仕入先への請求書を生成できます。これは、「仕入先請求書」アクションを使用して行われます。
注文ステータスが「配送待ち」に変わります。
注文した商品を受け取った後、お客様に引き渡すことができます。これを行うには、「出庫」アクションを使用します。
チケットのステータスが再び変更され、今度は「完了」になります。
必要に応じて、レポートボタンを使用してアプリケーション自体を印刷できます。
印刷されたアプリケーションは次のようになります。
その他の役立つトピックについては、以下を参照してください。
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