USU
››
Προγράμματα για την αυτοματοποίηση επιχειρήσεων
››
Πρόγραμμα για κλινική
››
Οδηγίες για το ιατρικό πρόγραμμα
››
Αυτά τα χαρακτηριστικά πρέπει να παραγγελθούν ξεχωριστά.
Για το πρόγραμμα « Universal Accounting System », μπορείτε να παραγγείλετε μια ηλεκτρονική ενότητα διαχείρισης εγγράφων. Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σάς επιτρέπει να επιταχύνετε και να απλοποιήσετε την εργασία με έγγραφα στον οργανισμό σας. Ο διαχειριστής και οι υπεύθυνοι θα δουν αμέσως όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τυχόν έγγραφα.
Προσφέρουμε δύο διαμορφώσεις για τη ροή εργασιών. Το πρώτο είναι η γραφειοκρατία. Μπορεί να παρακολουθεί πολλές διαφορετικές επιλογές ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, αναφορές για το προσωπικό και τη συνάφεια των συμβάσεων για τους αντισυμβαλλομένους.
Υπάρχει επίσης λογαριασμός προμήθειας. Χρησιμοποιείται για την αγορά αγαθών και σας επιτρέπει να επιταχύνετε τη διαδικασία έγκρισης όλων των αιτημάτων αγοράς.
Και στις δύο περιπτώσεις, τα έγγραφα θα πρέπει να περάσουν από διάφορους υπαλλήλους του οργανισμού. Η παραγγελία και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι συμπληρώνονται σε ειδικό κατάλογο « Διαδικασίες ».
Ας ανοίξουμε αυτόν τον οδηγό. Στην επάνω ενότητα, μπορείτε να δείτε το όνομα της επιχειρηματικής διαδικασίας και παρακάτω - τα στάδια που πρέπει να περάσει αυτή η επιχειρηματική διαδικασία.
Σε αυτό το παράδειγμα, βλέπουμε ότι η « αίτηση αγοράς » θα υπογραφεί από τον υπάλληλο και μετά θα πάει στην υπογραφή του διευθυντή και του διευθυντή. Στην περίπτωσή μας πρόκειται για το ίδιο άτομο. Μετά από αυτό, ο προμηθευτής θα παραγγείλει τους απαραίτητους πόρους και θα μεταφέρει πληροφορίες στον λογιστή για πληρωμή.
Για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, αυτή είναι η κύρια ενότητα. Μεταβείτε στις « Ενότητες » - « Οργανισμός » - « Έγγραφα ».
Στην επάνω ενότητα βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα έγγραφα. Εάν πρέπει να αναζητήσετε μια συγκεκριμένη εγγραφή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φίλτρα.
Οι στήλες περιέχουν πολλές χρήσιμες πληροφορίες. Για παράδειγμα, η διαθεσιμότητα ενός εγγράφου, η συνάφειά του, ο τύπος του εγγράφου, η ημερομηνία και ο αριθμός, ο αντισυμβαλλόμενος για τον οποίο εκδίδεται αυτό το έγγραφο, μέχρι την ημερομηνία που ισχύει το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλα πεδία χρησιμοποιώντας το κουμπί " Ορατότητα στήλης ".
Ας δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στη λειτουργική μονάδα και επιλέξτε « Προσθήκη ».
Θα εμφανιστεί το παράθυρο Προσθήκη νέου εγγράφου.
Ας φανταστούμε ότι πρέπει να κάνουμε αίτηση για άδεια από υπάλληλο. Επιλέξτε « Προβολή εγγράφου » κάνοντας κλικ στο κουμπί με τις τρεις τελείες. Αυτό θα μας οδηγήσει σε μια άλλη ενότητα όπου μπορούμε να επιλέξουμε τον απαιτούμενο τύπο εγγράφου. Μετά την επιλογή, πατήστε το ειδικό κουμπί ' Επιλογή ', που βρίσκεται στο κάτω μέρος της λίστας. Μπορείτε επίσης απλώς να κάνετε διπλό κλικ στη γραμμή που θέλετε.
Μετά την επιλογή, το πρόγραμμα μας επιστρέφει αυτόματα στο προηγούμενο παράθυρο. Τώρα συμπληρώστε τα υπόλοιπα πεδία - τον αριθμό του εγγράφου και τον επιθυμητό αντισυμβαλλόμενο. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να συμπληρώσετε το μπλοκ « Έλεγχος χρόνου ».
Μετά από αυτό, πατήστε το κουμπί « Αποθήκευση »:
Υπάρχει μια νέα καταχώρηση στη μονάδα - το νέο μας έγγραφο.
Τώρα ας κοιτάξουμε κάτω και θα δούμε το παράθυρο των υπομονάδων.
Ας δούμε κάθε μία από τις υποενότητες με περισσότερες λεπτομέρειες.
Το ' Movement ' σάς επιτρέπει να καθορίσετε την κίνηση του εγγράφου - σε ποιο τμήμα και κελί έφτασε. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε μια καταχώρηση μέσω του μενού περιβάλλοντος.
Η σημερινή ημερομηνία θα συμπληρωθεί αυτόματα. Στο στοιχείο « Αντισυμβαλλόμενος », υποδεικνύεται ποιος παραδίδει ή παραλαμβάνει το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε την ποσότητα, για παράδειγμα, εάν νοικιάζετε πολλά αντίγραφα ταυτόχρονα. Τα μπλοκ « Έκδοση/Κίνηση » και « Υποδοχή/Κίνηση » είναι υπεύθυνα για την έκδοση και παραλαβή του εγγράφου στο τμήμα. Τα αντίστοιχα στοιχεία του πίνακα υποδεικνύουν επίσης σε ποιο τμήμα έγινε δεκτό το έγγραφο και σε ποιο κελί τοποθετήθηκε. Ας υποδείξουμε ότι το έγγραφό μας έφτασε στο ' Κύριο Τμήμα ' στο κελί ' #001 ' και πατήστε το κουμπί ' Αποθήκευση '.
Αμέσως μετά, θα δούμε ότι η κατάσταση του εγγράφου μας έχει αλλάξει. Το έγγραφο μπήκε στο κελί και τώρα είναι διαθέσιμο. Επίσης, η κατάσταση θα αλλάξει εάν ανεβάσετε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο του εγγράφου στο πρόγραμμα, αλλά περισσότερα για αυτό αργότερα.
Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά στη δεύτερη υποενότητα - « Τοποθεσία »:
Αυτό θα εμφανίσει πού βρίσκονται τα φυσικά αντίγραφα του εγγράφου. Σε αυτήν την περίπτωση, έχουμε ένα αποδεκτό αντίγραφο και βρίσκεται στην κύρια θήκη, στο κελί #001. Εάν εκδώσουμε ένα έγγραφο σε έναν αντισυμβαλλόμενο, τότε η κατάσταση τοποθεσίας θα αλλάξει και θα δείχνει σε αυτό. Δεν μπορείτε να εισάγετε δεδομένα σε αυτόν τον πίνακα με το χέρι, θα εμφανιστούν εδώ αυτόματα.
Ας πάμε στην επόμενη καρτέλα « Ηλεκτρονικές εκδόσεις και αρχεία »:
Μπορείτε να προσθέσετε μια καταχώριση σχετικά με την ηλεκτρονική έκδοση του εγγράφου σε αυτόν τον πίνακα. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας το ήδη γνωστό μενού περιβάλλοντος και το κουμπί « Προσθήκη ».
Συμπληρώστε τα στοιχεία στον πίνακα που εμφανίζεται. Στο « Τύπος εγγράφου », για παράδειγμα, αυτό μπορεί να είναι συνημμένο Excel ή μορφή jpg ή pdf. Το ίδιο το αρχείο υποδεικνύεται παρακάτω χρησιμοποιώντας το κουμπί λήψης. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε έναν σύνδεσμο προς τη θέση του σε υπολογιστή ή σε τοπικό δίκτυο.
Ας πάμε στην καρτέλα « Παράμετροι ».
Στο « Παράμετροι » υπάρχει μια λίστα με φράσεις που θέλετε να εισαγάγετε στο πρόγραμμα και στη συνέχεια αυτές οι φράσεις θα τοποθετηθούν αυτόματα στο πρότυπο στα σωστά σημεία. Η ίδια η ενέργεια εκτελείται από το κουμπί « Γέμισμα » που βρίσκεται στην κορυφή.
Η καρτέλα « Αυτόματη συμπλήρωση » εμφανίζει ποιες φράσεις εισήχθησαν τελευταία χρησιμοποιώντας την παραπάνω ενέργεια.
Η καρτέλα « Εργασίες στο έγγραφο » εμφανίζει τη λίστα των προγραμματισμένων και ολοκληρωμένων εργασιών στο επιλεγμένο έγγραφο. Μπορείτε να προσθέσετε μια νέα εργασία ή να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα εργασία χρησιμοποιώντας το μενού περιβάλλοντος.
Ας υποθέσουμε ότι ο εργάτης σας έχει ζητήσει ορισμένα είδη από έναν προμηθευτή, αλλά έχουν εξαντληθεί. Σε αυτή την περίπτωση, ο εργαζόμενος δημιουργεί αίτημα για την αγορά των απαραίτητων πραγμάτων.
Ας πάμε στην ενότητα « Εφαρμογές ».
Πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα καταχώρηση. Για να το κάνουμε αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε την ενέργεια « Δημιουργία αιτήματος ».
Επίσης, τα δεδομένα σχετικά με τον αιτούντα και την τρέχουσα ημερομηνία θα αντικατασταθούν αυτόματα σε αυτά.
Επιλέξτε την καταχώριση που εμφανίζεται και μεταβείτε στην κάτω υποενότητα « Παραγγελία περιεχομένων ».
Ήδη στη λίστα έχει προστεθεί ένα είδος, η ποσότητα του οποίου στην αποθήκη είναι μικρότερη από το καθορισμένο ελάχιστο. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη λίστα με τον αριθμό και το όνομα των στοιχείων. Για αλλαγή, χρησιμοποιήστε το μενού περιβάλλοντος κάνοντας δεξί κλικ στο στοιχείο και επιλέξτε « Επεξεργασία ».
Για να προσθέσετε μια νέα καταχώρηση, επιλέξτε « Προσθήκη ».
Αφού προστεθούν όλα όσα χρειάζεστε, επιλέξτε την καρτέλα « Εργασία κατόπιν αιτήματος ».
Όλες οι προγραμματισμένες και ολοκληρωμένες εργασίες για το έγγραφο θα παρουσιαστούν εδώ. Τώρα είναι άδειο, γιατί οι εργασίες δεν έχουν ακόμη εκτελεστεί. Υπογράψτε το εισιτήριο κάνοντας κλικ στο κουμπί « Ενέργειες » και επιλέγοντας « Υπογραφή εισιτηρίου ».
Εμφανίστηκε η πρώτη καταχώρηση, η οποία έχει την κατάσταση ' Σε εξέλιξη '.
Βλέπουμε επίσης μια περιγραφή της εργασίας που πρέπει να γίνει, την ημερομηνία λήξης , τον ανάδοχο και άλλες χρήσιμες πληροφορίες. Εάν κάνετε διπλό κλικ σε αυτήν την καταχώρηση, θα ανοίξει το παράθυρο επεξεργασίας.
Σε αυτό το παράθυρο, μπορείτε να αλλάξετε τα παραπάνω στοιχεία, καθώς και να επισημάνετε την ολοκλήρωση της εργασίας, καταγράφοντας ταυτόχρονα το αποτέλεσμα ή να επισημάνετε τον επείγοντα χαρακτήρα της. Σε περίπτωση τυχόν σφαλμάτων, μπορείτε να επιστρέψετε την εργασία στην εφαρμογή για έναν από τους υπαλλήλους, για παράδειγμα, προκειμένου ο προμηθευτής να αλλάξει τη λίστα των αγαθών ή να αναζητήσει χαμηλότερες τιμές, οι οποίες μπορούν να αναφέρονται στον λόγο.
Ας ολοκληρώσουμε, για παράδειγμα, αυτήν την εργασία επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου « Τέλος » και πληκτρολογώντας « Αποτέλεσμα » και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί « Αποθήκευση ».
Τώρα μπορούμε να δούμε ότι αυτή η εργασία έχει λάβει την κατάσταση " Ολοκληρώθηκε ".
Παρακάτω είναι μια δεύτερη καταχώρηση που έχει έναν διαφορετικό « ερμηνευτή » - τον σκηνοθέτη. Ας το ανοίξουμε.
Ας ορίσουμε αυτή την εργασία ' επιστροφή στον υπάλληλο - Προμηθευτή. Στο « λόγος επιστροφής » γράφουμε ότι το έγγραφο, για παράδειγμα, έχει λανθασμένο λογαριασμό πληρωμής.
Ας αποθηκεύσουμε ξανά το αρχείο.
Τώρα μπορούμε να δούμε ότι το έγγραφο έχει επιστρέψει στον ανάδοχο και η θέση εργασίας του Διευθυντή είναι « Επιστράφηκε » και η προμήθεια είναι « Σε εξέλιξη ». Τώρα, για να επιστρέψει το έγγραφο στον διευθυντή, ο προμηθευτής πρέπει να διορθώσει όλα τα λάθη. Αφού το έγγραφο περάσει από όλα τα βήματα, θα μοιάζει με αυτό:
Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο στον προμηθευτή. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας την ενέργεια « Τιμολόγιο προμηθευτή ».
Η κατάσταση της παραγγελίας θα αλλάξει στη συνέχεια σε « Αναμονή παράδοσης ».
Αφού παραληφθούν τα παραγγελθέντα είδη, μπορούν να μεταφερθούν στον πελάτη. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την ενέργεια « Έκδοση αγαθών ».
Η κατάσταση του εισιτηρίου θα αλλάξει ξανά, αυτή τη φορά σε « Ολοκληρώθηκε ».
Η ίδια η εφαρμογή μπορεί να εκτυπωθεί, εάν είναι απαραίτητο, χρησιμοποιώντας το κουμπί αναφοράς.
Η έντυπη εφαρμογή μοιάζει με αυτό:
Δείτε παρακάτω για άλλα χρήσιμα θέματα:
Universal Accounting System
2010 - 2024
Κατεβάστε το πρόγραμμα με διαδραστική εκπαίδευση