USU
››
Programes d'automatització empresarial
››
Programa per a clínica
››
Instruccions per al programa mèdic
››
Aquestes característiques s'han de demanar per separat.
Per al programa ' Sistema de comptabilitat universal ', podeu demanar un mòdul de gestió documental electrònica. La gestió electrònica de documents us permet accelerar i simplificar el treball amb documents a la vostra organització. El responsable i les persones responsables veuran immediatament tota la informació necessària en qualsevol document.
Oferim dues configuracions per al flux de treball. El primer és la paperassa. Pot fer un seguiment de moltes opcions diferents al mateix temps. Per exemple, les referències de personal i la rellevància dels contractes per a les contraparts.
També hi ha un compte de subministrament. S'utilitza per a la compra de béns i permet accelerar el procés d'aprovació de totes les sol·licituds de compra.
En ambdós casos, els documents hauran de passar per diferents empleats de l'organització. La comanda i els mateixos empleats s'emplenen en un directori especial ' Processos '.
Obrim aquesta guia. Al mòdul superior, podeu veure el nom del procés empresarial i, a continuació, les etapes per les quals ha de passar aquest procés empresarial.
En aquest exemple, veiem que la " requisició de compra " serà signada per l'empleat, després anirà a la signatura del gerent i director. En el nostre cas, aquesta és la mateixa persona. Després d'això, el proveïdor demanarà els recursos necessaris i transferirà la informació al comptable per al pagament.
Per a la gestió de documents electrònics, aquest és el mòdul principal. Aneu a ' Mòduls ' - ' Organització ' - ' Documents '.
Al mòdul superior veiem tots els documents disponibles. Si necessiteu cercar un registre específic, podeu utilitzar filtres.
Les columnes contenen molta informació útil. Per exemple, la disponibilitat d'un document, la seva rellevància, tipus de document, data i número, contrapart per a la qual s'emet aquest document, fins a quina data és vàlid el document. També podeu afegir altres camps mitjançant el botó " Visibilitat de la columna ".
Creem un nou document. Per fer-ho, feu clic amb el botó dret a qualsevol lloc del mòdul i seleccioneu " Afegeix ".
Apareixerà la finestra Afegeix un nou document.
Imaginem que hem de fer una sol·licitud d'excedència a un empleat. Seleccioneu " Vista de document " fent clic al botó amb tres punts. Això ens portarà a un altre mòdul on podem seleccionar el tipus de document requerit. Després de la selecció, premeu el botó especial ' Seleccionar ', situat a la part inferior de la llista. També podeu fer doble clic a la línia desitjada.
Després de la selecció, el programa ens retorna automàticament a la finestra anterior. Ara ompliu la resta de camps: el número de document i la contrapart desitjada. Si cal, també podeu omplir el bloc " Control de temps ".
Després d'això, premeu el botó " Desa ":
Hi ha una nova entrada al mòdul: el nostre nou document.
Ara mirem cap avall i veurem la finestra dels submòduls.
Vegem cada un dels submòduls amb més detall.
' Moviment ' us permet especificar el moviment del document: a quin departament i a quin cel·la va arribar. Per fer-ho, cal afegir una entrada a través del menú contextual.
La data d'avui s'omplirà automàticament. A la partida ' Contrapart ' s'indica qui lliura o recull el document. També podeu especificar la quantitat, per exemple, si esteu llogant diverses còpies alhora. Els blocs ' Emissió/Moviment ' i ' Recepció/Moviment ' s'encarreguen d'emetre i rebre el document al departament. Els elements corresponents de la taula també indiquen en quin departament s'ha acceptat el document i en quina cel·la s'ha col·locat. Indicarem que el nostre document va arribar al ' Departament principal ' a la cel·la ' # 001 ' i premem el botó ' Desa '.
Immediatament després d'això, veurem que l'estat del nostre document ha canviat. El document ha entrat a la cel·la i ara està disponible. A més, l'estat canviarà si carregueu una còpia electrònica del document al programa, però en parlarem més endavant.
Ara donem una ullada al segon submòdul: " Ubicació ":
Això mostrarà on es troben les còpies físiques del document. En aquest cas, tenim una còpia acceptada i es troba al compartiment principal, a la cel·la #001. Si emetem un document a una contrapart, l'estat de la ubicació canviarà i l'indicarà. No podeu introduir dades a aquesta taula a mà, aquí apareixeran automàticament.
Anem a la següent pestanya " Versions i fitxers electrònics ":
Podeu afegir una entrada sobre la versió electrònica del document a aquesta taula. Això es fa mitjançant el menú contextual ja conegut i el botó " Afegeix ".
Ompliu la informació de la taula que apareix. A " Tipus de document ", per exemple, podria ser un fitxer adjunt d'Excel, o en format jpg o pdf. El fitxer en si s'indica a continuació mitjançant el botó de descàrrega. També podeu especificar un enllaç a la seva ubicació en un ordinador o en una xarxa local.
Anem a la pestanya " Paràmetres ".
A ' Paràmetres ' hi ha una llista de frases que voleu introduir al programa, llavors aquestes frases es col·locaran automàticament a la plantilla als llocs adequats. L'acció en si s'executa mitjançant el botó ' Emplenar ' situat a la part superior.
La pestanya " Completa automàtica " mostra quines frases es van introduir per darrera vegada amb l'acció anterior.
La pestanya ' Treballs al document ' mostra la llista de treballs planificats i realitzats al document seleccionat. Podeu afegir un treball nou o editar un treball existent mitjançant el menú contextual.
Suposem que el vostre treballador ha sol·licitat determinats articles a un proveïdor, però estan esgotats. En aquest cas, l'empleat crea una sol·licitud per a la compra de les coses necessàries.
Anem al mòdul ' Aplicacions '.
Primer heu de crear una nova entrada. Per fer-ho, utilitzarem l'acció ' Crear una sol·licitud '.
Així mateix, s'hi substituiran automàticament les dades del sol·licitant i la data actual.
Seleccioneu l'entrada que apareix i aneu al submòdul inferior " Contingut de la comanda ".
Ja s'ha afegit un article a la llista, la quantitat del qual al magatzem és inferior al mínim especificat. Si cal, podeu canviar aquesta llista pel nombre i el nom dels elements. Per canviar, utilitzeu el menú contextual fent clic amb el botó dret a l'element i seleccioneu " Edita ".
Per afegir una entrada nova, seleccioneu " Afegeix ".
Després d'afegir tot el que necessiteu, seleccioneu la pestanya " Treballa sota comanda ".
Tot el treball planificat i completat sobre el document es presentarà aquí. Ara està buida, perquè l'obra encara no s'ha fet. Signa el bitllet fent clic al botó " Accions " i seleccionant " Firma el bitllet ".
Ha aparegut la primera entrada, que té l'estat ' En curs '.
També veiem una descripció del treball a fer, data de venciment , contractista i altra informació útil. Si feu doble clic en aquesta entrada, s'obrirà la finestra d'edició.
En aquesta finestra, podeu canviar els elements anteriors, així com marcar la finalització de la tasca, anotant simultàniament el resultat o marcar la seva urgència . En cas d'error, podeu retornar el treball a l'aplicació per a un dels empleats, per exemple, per tal que el proveïdor canviï la llista de mercaderies o cerqui preus més baixos, que es pot indicar en el motiu.
Anem, per exemple, a completar aquest treball marcant la casella ' Fet ' i introduint ' Resultat ', i després fent clic al botó ' Desa '.
Ara podem veure que aquesta obra ha rebut l'estat de ' Finalitzat '.
A continuació hi ha una segona entrada que té un " intèrpret " diferent: el director. Obrim-lo.
Anem a establir aquest treball ' retorn a l'empleat - Proveïdor. A ' motiu de devolució ' escrivim que el document, per exemple, té un compte de pagament incorrecte.
Tornem a guardar el registre.
Ara podem veure que el document ha tornat al contractant, i l' estat del lloc de treball del director és " Retornat " i el de la contractació és " En curs ". Ara, perquè el document torni al director, el proveïdor ha de corregir tots els errors. Després que el document hagi passat per tots els passos, es veurà així:
Ara podeu generar una factura al proveïdor. Això es fa mitjançant l'acció " Factura del proveïdor ".
L'estat de la comanda canviarà a " En espera de lliurament ".
Un cop rebuts els articles demanats, es poden transferir al client. Per fer-ho, utilitzeu l'acció " Emissió de mercaderies ".
L'estat del bitllet tornarà a canviar, aquesta vegada a " Complet ".
La pròpia aplicació es pot imprimir, si cal, mitjançant el botó d'informe.
L'aplicació impresa té aquest aspecte:
Consulteu a continuació altres temes útils:
Sistema de comptabilitat universal
2010 - 2024
Descarrega el programa amb formació interactiva