Учет и контроль хранения документов

Учет и контроль хранения документов

Учет и контроль хранения документов для каждой компании является неотъемлемой работой. Практически все бумаги проходят определенные этапы по структурным разделениям, а дальше переходят в архивное хранение. Для этого нужен учет и контроль, ведь иначе в организации могут возникнуть трудности. Учет и контроль хранения всех ценных бумаг отвечает бухгалтерия организации.

Если говорить именно о хранении документов, то всю архивную часть берут на себя именно бухгалтеры согласно регламенту, которое предоставляет законодательство. Для крупных организаций и предприятий требуется учет документооборота и контроль заполнения архивов. Для такой непростой и трудоемкой задачи требуется специальная система. Учет и контроль сохранности документов могут быть как в бумажном формате, так и в электронном.

Бумажный вариант хранения имеет плюс в том, что это более привычная операция для бухгалтеров и не требует отдельного обучения. Однако тогда значительно повышаются риски потерь, искажений или потерь ценных бумаг. Поэтому более надежный способ для учета архивных документов – хранить их в электронном формате, который не только значительно ускорит работу и заполнение данных учета, но и сделает более свободным пространство компании, освобождая от папок и бумаг. Кроме того, электронная система учета дает неограниченный доступ для связи с другими компаниями, партнерами, клиентами, предоставляя возможность свободно перенаправлять по серверу бумаги.

Таким образом, все договора могут отправляться на проверку, на подписание руководителем и для утверждения исполнения, что значительно экономит время всех сотрудников. На практике ведение учета и контроля хранения документов может принести некоторые трудности, ведь вести учет в больших объемах, правильно заполнять архив требует определенного опыта и умений, и поэтому любой организации требуется человек, который умеет профессионально вести дела, а также достаточно понятная программа и электронная система документооборота и архива. Специализированная программа по ведению учета имеет несколько преимуществ. Одно из главных преимуществ – постоянный доступ к архивам и документам.

Ведь иногда работники могут находиться на физически большой дистанции от офиса, и тогда электронный вариант спасает всю ситуацию. Кроме того, именно такой вариант учета и контроля хранения оптимизируют работу сотрудникам. Во-первых, это всегда быстрая поисковая система. Для чего это нужно?

В большой организации всегда имеется дело с большим объемом регистрируемых данных, но в моменты, когда нужно найти конкретного клиента, конкретную дату и проверить учет, то без поиска по данным здесь не обойтись. Во-вторых, есть очень незаменимая функция для сотрудников, чей график очень плотный и нет лишних минут, в виде автоматического заполнения. Можно первоначально создать шаблон учета, а дальше пользоваться автоматическим заполнением. Далее по всем зарегистрированным в архиве файлам ведется полный контроль хранения и учет.

Соответственно, поскольку компании важно, чтобы архив был в полной сохранности, в полной надежности, то с одной стороны. есть защита конфиденциальности в виде индивидуальных прав доступа и защищенности личных кабинетов паролями, и с другой стороны, это постоянные обновления систем на более современные интерфейсы для защиты информации от вредоносных программ, вирусов и лишних потерь. Программа учета и контроля хранения документов включает себя три основных блока, однако любая организация при надобности может создать для себя дополнительные блоки. В блоках заполняются виды документов, которые нужно зарегистрировать для учета и хранения.

Если у предприятия есть филиалы, то для них стоит создать отдельные разделы – это делается в разделе справочных работ. Далее в программе есть специальные структурированные списки, куда можно вносить список работы по учету и контролю, делается это в блоке о сотрудниках. Вся основная и повседневная работа ведется в модулях контрагентов и документов, это важная составляющая, куда вносится вся база клиентуры, все данные и контакты поставщиков и покупателей, а также юридических лиц. Такая система учета облегчает поиск, ведь при необходимой ситуации достаточно в поиске ввести буквально первые буквы имен клиентов или поставщиков, либо же номера реквизитов, и тогда сразу же система учета находит все нужные файлы.

В этих файлах можно не только оставлять данные клиентов, но и прикреплять туда скан-копии, все приложения к нему. В целом вся работа в электронном формате по учету договоров считается самой выгодной. Как уже описывалось, это постоянный быстрый доступ к любому учету, вне зависимости от местонахождения, а также это безопасность архива и обеспечение полного контроля хранения над ценными сведениями. Особенно важно здесь, что электронный учет выгоднее бумажного тем, что полностью соответствует стандартам регламента, которое установило законодательство, а также это имеет большую юридическую силу. Существует специальная электронно-цифровая подпись, которая защищает документы от плагиата, а также полностью обеспечивает сохранность информации от незаконных вмешательств.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?