Преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота очевидны, именно поэтому его внедряют повсеместно. Давайте рассмотрим основные преимущества электронного документооборота. Первое преимущество: ускорение основных операций в компании. Как это работает?

При помощи документооборота можно очень быстро отправить документ минуя лишние звенья и сотрудников. Электронный формат позволяет ускорять операции и отправлять их через электронное пространство. Второе преимущество: возможность обмена документами, например, в последнее время налоговыми органами была применена мера по обмену счет-фактурами в электронной форме. Третье преимущество: обеспечение юридической значимости в электронном документообороте.

Контрагенты могут подписывать документы при помощи специальных электронных подписей, они приравниваются к подписи директора. Процедура выдачи подобной подписи сопряжена с определенными действиями поэтому получить ее просто так невозможно. Благодаря подобной подписи можно с легкостью отправить документы в государственные органы в налоговую и другие. Четвертое преимущества: документооборот делает все операции прозрачными.

Например, посредством системы УСУ отправляется документ, вы сможете отследить его статус: получен, принят или находится в обработке. Раньше получение документа полностью зависела от курьера и документ мог с легкостью пропасть. Пятое преимущество: возможность сократить затраты. Известно, что в офисе, в основном, тратят деньги на приобретение бумаги, расходных материалов и других принадлежностей для обслуживания бумажного документооборота.

С электронным документооборотом дела обстоят иначе, не нужно тратить на расходные материалы, на бумагу, картриджи, чернила для печатей, папки, коробки. Все хранится в рабочем пространстве, а также можно экономить на доставке. Например, не нужно оплачивать курьерские услуги или услуги почты. Шестое преимущество: безопасность документооборота.

Система УСУ помогает выстроить процесс обмена информацией максимально безопасно. Конфиденциальные данные не попадут в руки мошенникам, система защищается шифрованием. Седьмое преимущество: взаимодействие с государственными органами, а также внешними контрагентами. Посредством рабочего документооборота не выходя из офиса, можно отправить отчетность, например, в налоговую или статистику либо передать данные.

Восьмое преимущество: вы сможете экономить на времени ваших подчиненных, они в свою очередь могут заниматься более значимыми и серьезными делами. Бумажная волокита отнимают много времени, печать, визирование, сохранение данных - все это львиная доля работы, на которую выходит время сотрудников. Оставьте рутинные процессы автоматизации, пусть ваши работники занимаются более важными делами. Девятое преимущество: возможность хранения документов в электронном архиве.

Сохранение электронного архива может доходить до семидесяти пяти лет. Для этого нужно выделить целый кабинет, стеллажи, полки, коробки. С электронным хранением дела обстоят иначе, достаточно выделить место на сервере. Информация находится в одном месте.

Причем доступ к этой информации может быть осуществлен мгновенно из любой точки города или страны. Десятое преимущество: минимизация рисков, связанных с человеческим фактором. Все документы будут формироваться точно, в согласии с нормами и стандартами, поэтому можно не беспокоиться что где-то будет допущена ошибка. Так мы познакомились с основными преимуществами использования ЭДО.

Многие боятся перейти на электронный документооборот, потому что считают это сложным процессом, очень долгим сопряженным с уведомлением контрагентов. Но обоснованы ли эти страхи? Все современные юридические лица переходят на электронные документооборот, они понимают, что преимущества перевешивают недостатки. Управление и работа в системе УСУ будет профессиональной и регламентированной. Мы предлагаем вам скачать пробную версию софта от компании «Универсальная система учета». Скачать ее можно на нашем сайте. Возможности программы можно планировать вместе с разработчиком, для этого нужно связаться с нашими ребятами, они обязательно предоставят вам наилучший функционал. Преимущества электронного документооборота очевидны, делайте выбор в сторону прогресса.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?