Подготовка документов в архив организации

Подготовка документов в архив организации

Подготовка документов в архив организации имеет свою специфику и налагает ответственность на предприятие. Как осуществляется подготовка документов в архив организации? Перед отправкой в архив документы ведутся по определенному методу заполнения и ведения, таким образом проходят подготовку. Документы должны отправляться в архив в идеальном порядке.

Почему это важно? Потому что документация может подвергаться проверке со стороны государственных структур. Если она находится в ненадлежащем состоянии это может привести к тому, что на организацию будут наложены штрафы и санкции. Существует определенный порядок подготовки действий к архивации документации.

Первое, подготовка экспертизы по степени ценности документа и личному составу; второе в подготовке, предусматривается степень надобности документов, то есть будут ли они в последствии периодически взиматься из архива для каких-либо нужд; в-третьих, определяется нужна ли подготовка и обработка данных по личному составу; в-четвертых, осуществляется подготовка и проведение описи по каждой папке документов, каждому делу. Архивные папки в процессе подготовки должны быть подвержены переплету или прошивке. Далее по подготовке, архивные дела определяются в коробки для хранения. В каждую коровку вкладывается определенное количество папок.

На каждое дело наклеивается лицевая страница, на которой отражается принадлежность к организации, ее наименование, год в которой она оформлена или какой период она охватывает и так далее. Также немаловажно в подготовке коробки отсортировать по временным характеристикам, например, год, квартал, месяц. Такие коробки нужны для постоянного хранения информации. Перед передачей коробок в архив составляется опись, в которой указывается какое количество коробок, папок, бланков было передано в архив.

Это делается для того, чтобы можно было легко найти документ в архиве. Ясно, что в большом количестве коробок документации очень сложно ориентироваться. Если возможно, в организации осуществляется профессиональная подготовка, система учета папок, коробок, хранение документации. Чтобы документы хранились в организации качественно, важно подготовить офисное помещение.

В нем должны быть предусмотрены определенные показатели влажности и температуры, что позволит в свою очередь сохранять документацию в надлежащем порядке. Комнату для архива нужно оснастить стеллажами, специальными коробками, папками, в которых будет храниться документация. Существует такое понятие как «хранение документооборота у сторонних организаций». Это осуществляется в том случае, если компания не в состоянии предоставить архивное место, в таком случае документы передаются на хранение сторонним организациям.

Для этого заключается договор со сторонней организацией, также осуществляется подготовка описи. Далее формируются коробки, папки, маркируются и передаются по акту приема-передачи. В последнее время стало выгодно использовать электронные архивы. Почему это удобно и выгодно?

Потому что, это существенно снижает затраты компании на подготовку, хранение документации. Где можно организовать электронный архив? В специальной программе, например, такой как «Универсальная система учета». Программа позволяет вести учет различных экономических категорий.

По мере деятельности в программе сформируется электронный архив операций и документов, доступ в которые можно осуществить мгновенно. При этом не нужно распечатывать документы, формировать папки, упаковывать в коробки и подвергать хранению. Система USU разработана для управления основными процессами предприятия. Через программу вы сможете учитывать затраты, доходы, реализовывать свою продукцию, вести учет кадров и других важных процессов в организации. На заказ мы предлагаем много дополнительных функций, обсудив которые вы сможете выбрать для себя нужный пакет функционала. Вам не нужно переплачивать ведь вы будите пользоваться лишь теми функциями, которые действительно нужны вам в вашей профессиональной деятельности. На нашем сайте вы сможете ознакомиться с программой USU и скачать пробную версию. USU - мы поможем вам вести учет на самом высоком профессиональном уровне.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?