Организация учета архивных документов

Организация учета архивных документов

Организация учета архивных документов неотъемлемая часть процессов организации. Организация учета архивных документов в каждой компании строится по-своему, но должны соблюдаться нормы и стандарты, принятые в государственных структурах по организации и хранения документов. Организацию учета осуществляет работник кадровой службы, либо лицо уполномоченное на эту деятельность. Архивные документы являются выражением произведенных операций на предприятии, они могут понадобиться в любой момент для подтверждения каких-либо действий, подтверждения расходов, доходов или прав на определенную собственность.

В учете учитываются особенности ведения деятельности предприятия, управление архивными документами может длиться до 75 лет, все зависит от важности того или иного кейса. Давайте проследим, как осуществляется организация учета архивной документации в обычном предприятии. Каждый работник в процессе своей деятельности совершает операции, которые имеют документальное выражение. По мере истечения отчетных периодов, например, месяца, квартала или года, документы хранятся в папках сотрудников.

Как только заканчивается отчетный период сотрудник отсортировывает бланки и выбирает бланки, которые нужно сохранить, затем по принятым стандартам он сшивает папку, либо сдает на эту деятельность ответственному работнику: секретарю или кадровику. А если компания большая, то может быть предусмотрена вакансия архивариус. После того как архивариус принимает прошитую папку он комплектует папки с похожей специализацией в определенные коробки. Архивное помещение в компании должно находиться в отдельном месте, то есть, для него нужно выделить отдельный офис.

В помещении важно поддерживать специальный температурный режим для того, чтобы кейсы хранились ненадлежащим образом. Также продумываются маршруты движения папок и коробок. Важно, чтобы в помещении было достаточно места для того, чтобы архивариус мог свободно передвигаться внутри него. Как только архивариус укомплектовывает коробки, он сразу же расставляет их в соответствии с продуманным маршрутом или порядком.

Это делается для того, чтобы можно было с легкостью найти коробку, а затем вернуть ее на место. Если какому-нибудь работнику понадобится документ из архива, он направляет запрос на получение папки. В маленьких компаниях это делается гораздо проще, либо сам архивариус предоставляет папку, либо говорит, где она находится в архиве. В больших компаниях архивы большие, а следовательно, и нахождение папок, их количество должно определяться по порядку, установленному архивариусом.

В помощь этому сотруднику может быть внедрена программа, которая поможет разместить по адресам определенные папки. Некоторые компании отказываются от такого вида организации учета документации и сдают свои документы в компании, которые предоставляют подобные услуги. Но это очень неудобно ведь если нужен будет документ придется отправлять запрос, ехать и искать нужные бланки. То есть в этом случае есть определенные сложности.

Другое дело, что современные компании стали все больше переходить на электронный архив и планировать организацию этой деятельности в специальной программе. Например, такой, как «Универсальная Система Учета». В программе можно наладить организацию учета архивных документов, а также продумать маршрут нахождения их в архивном помещении (тех архивных документов, которые необходимы распечатывать). В системе можно хранить электронные данные.

Не все бланки требуют распечатки, некоторые бланки нужны для внутри рабочих операций поэтому именно такие можно хранить в электронном архиве. Электронное хранение данных очень удобная процедура потому, что благодаря нему можно осуществлять быстрый поиск, содержать информацию в одном месте, оперативно передвигаться по различным регистрам, ориентирам, извлекать, импортировать, экспортировать данные. Эти и другие возможности мы готовы предоставить вам для качественной организации учета архивной документации. Система УСУ — это комплексное решение, поэтому помимо учета архивного документооборота можно осуществлять другие учетные операции, планирование, анализ, контроль работы с клиентами, взаимодействие с поставщиками и внешними контрагентами и так далее. «Универсальная Система Учета» - мы поможем вам экономить ваши ресурсы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?