Электронный журнал регистрации входящих документов

Электронный журнал регистрации входящих документов

Электронный журнал регистрации выходящих документов – это необходимая операция в любой компании. Нужно регистрировать все входящие бумаги и вести учет в специализированном формате, например, в виде электронного журнала регистрации. Когда документы только поступают, им нужно сразу же при регистрации получить свой индивидуальный идентификационный код. Как правило, электронные журналы регистрации нужно обновлять каждый год или же начать вести заново, поэтому нужно в конце года подводить итоги за год, а также закрывать все регистрационные документы.

Это нужно для того, чтобы срок хранения в электронном журнале был актуальным, не истекшим. Если же срок будет продолжаться не один год, то его какая-то часть будет удалена, а новая еще не успеет заполниться. Поэтому в электронном журнале регистрации входящих документов всегда должна быть актуальная, свежая работа. Для оптимального ведения электронного журнала составляется перечень правил, который заполняется в нормативном акте.

Чтобы приступить к регистрации входящих документов, нужно установить программу электронного журнала. Далее в электронной программе перед регистрацией входящих документов нужно подготовить номенклатуру дел, структурирование по классам разделения, перечень и списки должностных лиц, список контрагентов, клиентов и поставщиков. В электронной программе имеются специальные разделения на блоки для удобства работы с хранением данных и входящих документов. Можно создать блок для каждого отдельного журнала входящих документов, исходящих ответов и приказов.

Поскольку сотрудники выполняют разные роли и задачи, то в электронной программе можно создать блок для служебных и справочных работ – там указываются данные всех работников, а также ставятся задачи и цели, сроки выполнения и даты сдачи. От внимательной и кропотливой работы с регистрацией входящих документов зависит продуктивность и успешность делопроизводства компании. Поэтому, когда в организации идет процесс со входящими документами от клиентов, партнеров и других предприятий, которые хотят заключить сделку, то первым делом обязательна регистрация. Если в первую очередь не внести в электронный журнал входящие договора, не сделать регистрацию, то это может привести к утере бумаг, что приведет к низкой репутации компании, к убыткам и спаду конкурентоспособности.

Поэтому электронный вариант регистрации входящих писем считается намного эффективным и прочным форматом, чем бумажный вариант журнала, ведь это экономит время, обеспечивает полную сохранность всех входящих документов и помогает быстро работать с операциями в электронном журнале. Например, всегда можно иметь доступ к электронному журналу, чтобы сразу же зарегистрировать входящий файл, вне зависимости от фактического местонахождения должностного лица. Во-вторых, это очень простой и надежный способ, ведь электронная программа не требует каких-то особых навыков и умений по работе с журналом, а также имеет ограниченный доступ для входа. Каждый модуль электронного журнала защищен паролем, поэтому никто не сможет изменить лишний раз или удалить регистрационные номера и входящие документы.

Также в электронном журнале можно всегда быстро находить все входящие деловые бумаги, вводя в фильтры поиска лишь первые буквы данных или номеров – это освобождает ценное время сотрудников. Поскольку при регистрации документ получает свой индивидуальный уникальный номер, а также записывается дата поступления, сведения о клиентах и партнерах, ставится подпись корреспондента, отображается содержание делового письма, указывается способ доставки, его резолюция, а также отметка об исполнении, то для всех данных существуют специальные поля заполнения в таблице электронного журнала. Эти поля первоначально вносятся в журнал вручную, а далее в течение многих лет можно использовать готовые шаблоны и автоматическое заполнение входящих документов. Такой работой обычно занимается секретарь, который распределяет все входящие бумаги.

Он их сортирует, решает, какие из них должны отправиться прямиком руководителю компании после регистрации, какие должны еще подождать, а какие сразу должны отправиться в корзину. Поскольку должность эта достаточно ответственная, и некорректное ведение электронного журнала может привести даже к административным наказаниям, то сотрудник должен быть не только ответственным по своим качествам, но и руководство должно периодически контролировать его работу. Для этого в электронной программе есть раздел справочников и отчетов. В справочниках пишется вся информация о сотрудников, собрано его досье и резюме, а в случае его отсутствия указывается его заместитель. В разделе отчетов журнала указываются все выполненные и зарегистрированные операции, отображается аналитика по делопроизводству, а также указывается дата и сроки работы сотрудника над входящими деловыми письмами. Таким образом, руководство отслеживает все процессы своей компании.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?