Электронный документооборот в учреждении

Электронный документооборот в учреждении

Электронный документооборот в учреждении от разработчиков УСУ– это современная программа автоматизации бизнес-процессов, а именно учета и ведения документации в компаниях, организациях, государственных учреждениях. Данная программа помогает оптимизировать взаимодействие между отделами, сотрудниками, распределять задачи, устанавливать сроки для их выполнения, отслеживать этапы исполнения и многое другое. Благодаря электронному документообороту руководителям учреждений гораздо проще вести учет деятельности своих работников так, как в данной программе каждый член компании регистрируется под своим именем и принимает непосредственное участие в бизнес процессах, получает или поручает задания, выполняет их или дает распоряжения третьему лицу, устанавливает сроки исполнения. По итогу видна истинная картина всех текущих стадий документооборота в том или ином учреждении, количество времени, занимающее выполнение определенной поставленной задачи, активность сотрудников на протяжении рабочего времени и многое другое.

Давайте поподробнее разберем данную программу изнутри. Программа, система электронного документооборота устанавливается на компьютер или ноутбук. Для каждого работника создается индивидуальный электронный кабинет с логином и паролем, что в свою очередь защищают его аккаунт от взломов. Так же у каждого пользователя могут быть индивидуальные настройки и права доступа, что позволят каждому из них видеть лишь ту информацию и те файлы документооборота, что входят в зону их должностных обязанностей.

Иным словом закрыть доступ к тем файлам и документам, которые им видеть не нужно. Говоря об интерфейсе можно отметить, что основные пункты, необходимые для ежедневной работы расположены в главном меню рабочего кабинета. Там мы можем увидеть такие позиции, как «Справочники», «Отчеты» и «Модули». Вся основная работа электронного документооборота в учреждении происходит в блоке «Модули» в разделе «служебки».

В данном блоке отображаются уже выполненные задачи в виде записей, а также задачи, которые находятся на исполнении у конкретного отдела или работника. Добавить новую запись (задачу) очень легко – для этого необходимо нажать правую кнопку мыши в любом свободном месте, а затем из всплывающего окна выбрать пункт «добавить». После заполнения обязательных полей запись можно сохранить в программе электронного документооборота УСУ для дальнейшего использования. В модуле «Приложение к служебке» можно прикрепить любой файл к задаче, если это необходимо.

В модуле «Работа по служебке» отображаются все задания по конкретному документу. Как только один сотрудник со своей стороны подтверждает выполнение поставленной задачи, автоматически создается задание для следующего по очереди исполнителя. В случае необходимости, к примеру, при корректировках, можно указать возврат документа на предыдущий этап исполнения. Если корректировки по предыдущему этапу не требуются, можно передать документ на исполнение дальше, пропустить передачу задания определенному сотруднику, либо завершить этап согласования документа.

Как только все задания будут выполнены - у «служебки» поменяется статус, а пользователь, создавший согласование документа будет оповещен уведомлением в системе о том, что все этапы выполнены. С помощью «Отчета-служебка» можно распечатать готовый документ, либо переслать его по электронной почте. Для анализа труда всей организации используется модуль «Отчеты». План работ выведет все задания для определенного сотрудника или целого отдела, что находится в процессе согласования, что находится в ожидании и какие процессы уже завершены.

С помощью этой аналитики весь персонал может планировать свою работу, напоминать коллегам о срочности исполнения, планировать свои трудовые процессы, а руководство может оценивать сроки исполнения поставленных задач. С помощью отчета «затянутая работа» руководство сможет узнать, на какой из процессов в учреждении тратится больше или меньше времени, и в случае необходимости, предпринять действия для оптимизации рабочих процессов компании. Система электронного документооборота привлекательна для компаний и учреждений еще и тем, что она проста и очень удобна в использовании. В ней нет загруженности, что позволяет изучить ее в кратчайшие сроки абсолютно любому человеку, и делает ее легкой в использовании.

Необходимо отметить, что для начала работы в электронной системе необходимо заполнить справочники. В справочниках хранится вся информация об организации и сотрудниках учреждения. Удобство данного блока в том, что работникам не придется постоянно вбивать данные с нуля – их можно будет просто выбирать из готовых таблиц, где указаны все данные того или иного работника от наименования отдела, за которым он закреплен до контактных данных. Более того, при заполнении таблиц, данные из справочников могут использоваться для быстрого автоматического заполнения документов, что также ускоряет рабочие процессы учреждения. Как уже было сказано ранее, руководитель или другой пользователь, работающий в системе электронного документооборота под ролью MAIN, может отслеживать действия, совершаемые сотрудниками организации, вести четкий аудит компании, оптимизировать все рабочие процессы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?