Журнал учета проводимых мероприятий

Журнал учета проводимых мероприятий

Ни одно праздничное или event агентство не обходится без ведения бухгалтерии, документации, отчетности и журнал учета проводимых мероприятий в этом всем имеет особое значение, так как становится основой для последующих операций. Несмотря на то, что их услуги носят творческий характер, под организацией праздников, конференций, концертов тренингов подразумевается огромная работа персонала, которую необходимо отражать в документах, журналах, иначе без структурирования информации возникнет хаос, что отразится в потере постоянных клиентов и снижении доходов. Допускать такой неорганизованности нельзя, так как конкуренты не дремлют, и единственным способом удержать внимание клиентской базы это поддерживать высокий уровень обслуживания и предлагать мероприятия под их запросы, принимая в учет пожелания. Так, на примере фирмы, которая только вошла на рынок развлекательных услуг поначалу их штат и количество заказов не велико, поэтому на проводимое событие направлены все силы и ресурсы, в журнале отражать необходимо не так много, не возникает проблем.

И вот довольный клиент порекомендует коллегам, друзьям данную организацию, и уже вскоре база начнет расти и в какой-то момент начнут возникать проблемы с забытыми звонками, срывами сроков и соответственно качества по проводимым мероприятиям. Так может закончиться существование некогда подававшего надежды агентства, но только не там, где владелец грамотный руководитель, понимающий перспективы внедрения систем автоматизации. Программные алгоритмы современного софта позволяют решать широкий спектр задач, затрачивая на это гораздо меньше времени и гарантируя точность, это то, что надо для творческой сферы, передать рутинные процессы искусственному интеллекту. Но вначале необходимо определиться с системой учета, которой Вы доверите заполнение журналов, ведение документооборота и калькуляцию заказов.

Среди всего разнообразия программных конфигураций следует выбирать те, что имеют правильное соотношение цены и качества, но при этом понятны для пользователей любого уровня знаний. Если Вы цените свое время и не хотите тратить его на поиск идеального решения, то мы готовы предложить альтернативный путь - познакомить с «Универсальной Системой Учета». Программа УСУ создавалась командой профессионалов, которые понимают потребности бизнесменов, поэтому подстраивают платформу под компанию клиента. Предварительно проводимый анализ работы агентства поможет составить техническое задание с учетом особенностей ведения дел, пожеланий.

Индивидуальный подход к автоматизации позволяет предлагать оптимальное по наполнению решение, которое поможет достигать поставленных целей и вести журналы по учету мероприятий, в соответствии со всеми требованиями. Софт состоит всех их трех блоков, они отвечают за разные задачи, но при этом обладают общей архитектурой подфункций, облегчая освоение и ежедневную эксплуатацию сотрудниками праздничного агентства. Обучающий курс от разработчиков отнимет буквально несколько часов, ведь этого достаточно, чтобы объяснить основные моменты, назначение модулей и возможности для каждого вида заданий. И краткий мастер класс и внедрение, проводимые специалистами компании USU могут производиться не только локально в офисе, но и дистанционно, через интернет, что позволяет нам автоматизировать иностранные фирмы, делая соответствующий перевод меню и внутренних форм.

После того как все предварительные работы произведены, наступает этап заполнения базы данных, его можно упростить за счет использования функции импорта. Система поддерживает различные форматы современных файлов, поэтому перенос журналов и списков займет минимум времени. Использовать функционал приложения можно только зарегистрированным пользователям, так как войти в программное обеспечение получится только после ввода логина и пароля. Менеджеры по привлечению клиентов смогут оперативно делать расчеты заявок при телефонной консультации, что увеличит вероятность подписания договора на мероприятие.

Автоматизация заполнения журнала учета проводимых мероприятий высвободит у персонала много времени для общения с клиентами, решения творческих вопросов, а не на рутинные операции. Расчеты программа УСУ производит на основе настроенных формул и заполненных прайс-листов, имеется возможность применять разные расценки для корпоративных, частных клиентов или разделять категории по сумме заказа. Приложение поддерживает расчетные операции в разных валютах, фиксирует поступление средств наличными, безналичными способами. Для оперативного взаимодействия с заказчиками и информирования о ходе подготовки к проводимому мероприятию имеется опция рассылки, а для оповещения всей клиентской базы можно воспользоваться массовой рассылкой по электронной почте, через СМС сообщение или viber.

При заполнении журналов гарантируется точность данных, также можно дополнить сведения документацией, сделать пометки, что не забыть о важных моментах к проводимым событиям. Благодаря автоматическому вводу данных и экспорту материалов получится сэкономить рабочее время, выполнять намного больше процессов за тот же промежуток. Даже поиск станет мгновенным за счет использования контекстного меню, достаточно нескольких символов, чтобы получить результат. В электронный формат перейдет не только заполнение журналов по учету, но и любой другой документации, которая сопровождает организации по проведению различных праздников, культурных событий.

Настроенные по всем стандартам шаблоны и образцы документов помогут навести порядок весь документооборот компании, при этом каждый бланк сопровождается логотипом и реквизитами. Готовый формуляр или таблицу можно отправить по электронной почте или в несколько нажатий клавиш вывести на печать. С программой справится пользователь любого уровня знаний и опыта, поэтому руководителю не стоит переживать о переходе на новый формат работы, адаптация пройдет гладко, об этом также позаботятся разработчики, проведя краткий обучающий курс. Для защиты справочников и баз от утери вследствие неполадок с оборудованием в программной конфигурации реализуется механизм периодического создания резервной копии, которая позволит в кратчайшие сроки восстановить данные и продолжить работу. За дополнительную плату имеется возможность провести интеграцию с телефонией или сайтом компании, чтобы ускорить получение и обработку информации, регистрацию заявок. Если в самом начале Вы приобрели базовую версию софта, а по мере использования возникла потребность в расширении, то благодаря гибкости интерфейса специалисты смогут это реализовать при запросе. Разработчики возьмут на себя установку, настройку, обучение, а также окажут информационную, техническую поддержку на все время эксплуатации приложения УСУ.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?