Журнал регистрации жалоб и заявлений

Журнал регистрации жалоб и заявлений

Журнал регистрации жалоб и заявлений — особая форма учетной документации. В ней собирают все поступившие в организацию обращения от граждан, включая анонимные жалобы. Их регистрация проводится строго в день обращения. Сведения из журнала становятся основанием для аудита, проверок, внутреннего контроля, контроля качества.

В обязательном порядке рассматривается каждое заявление. Журнал ведут обычно в государственных организациях. Но и частные компании, придающие особое значение обратной связи с клиентами, нередко пользуются таким журналом, осуществляя регистрацию обращений. Письменную жалобу в журнал заносят с указанием адресата, его идентификационных сведений, а также описывают суть заявления.

Телефонные обращения могут быть как адресными, так и анонимными, но в любом случае они также подлежат регистрации и должны быть занесены в журнал. Журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб становится источником информации для руководителя. Ему докладывают о каждом поступившем обращении, и он устанавливает порядок и срок рассмотрения каждого предложения, назначает ответственного за эту работу сотрудника, а порой работает с предложениями лично. По правилам документооборота и делопроизводства, распоряжения о разбирательстве должны быть оформлены письменно.

Руководитель контролирует сроки выполнения работы с жалобами, оценивает полноту и качество проделанной работы. По каждому предложению или обращению формируется внутреннее дело, к которому прикрепляются все документы, акты и протоколы, имеющие отношение к разбирательству. По заявлениям, по которым уже принято то или иное решения, положено направить адресату ответ. Организация не просто ведет учет в журнале регистрации.

Действующие нормы законодательства предписывают ей хранить переписку, выделяя для нее в архиве особое место. Хранить данные о жалобах или заявлениях, предложениях граждан исполнителям запрещается. Этим занимается ли секретариат, либо дело с решением сдают в архив. Срок хранения — не менее пяти лет.

Столько же хранится в архиве и сам заполненный и завершенный журнал. Журнал может быть приобретен в бумажном варианте. Это будет отпечатанный готовый документ, в котором есть все необходимые графы. Регистрацию допустимо проводить в самодельном журнале, при этом закон не запрещает его электронного формата. Создавая журнал на бумаге или в компьютере, важно придерживаться установленной структуры документа. В журнале предусмотрены следующие разделы — порядковый номер, дата обращения, фамилия заявителя и его адрес, суть жалобы, предложения или заявления, фамилия руководителя, который рассмотрел обращение, фамилия исполнителя. В журнале регистрации после этих граф предусмотрены графы для отметок о принятом решении и дате оповещения заявителя о результатах проведенной проверки и работы. Бумажный журнал требует аккуратности и исполнительности от сотрудников, занимающихся регистрацией.

Журнал регистрации предложений заявлений и жалоб

Они не должны перепутать данных, ошибиться в адресе, сути обращения. Должны быть исключены описки и нарушение сроков рассмотрения жалоб. Сделать работу с заявлениями клиентов более ответственной и точной поможет специальное программное обеспечение. С его помощью регистрация станет автоматической, и ни одно предложение не будет потеряно.

Программа заполнит электронный журнал, направит данные руководителю в оперативном режиме. Директор, рассмотрев обращение, сможет сразу в программе назначить ответственного, установить временные регламенты, сроки исполнения. В системе можно будет отслеживать все этапы работы над жалобой. В электронном журнале по каждой записи можно формировать дела, прикреплять к ним любые документы, имеющие отношение к сути вопроса.

По окончании рассмотрения данные с момента регистрации до окончания можно представить в форме лаконичного, но подробного отчета, на основании которого принимается решение и составляется ответ автору заявления. Из специальной программы сотрудники организации смогут оповещать заявителей по электронной почте, автоматическим голосовым оповещением о направлении официального письма. Хранение документации будет обеспечено автоматически. При необходимости поднять сведения о предложении, обращении, за несколько секунд можно найти нужное дело, введя всего лишь определенный параметр — дату, период, имя заявителя или исполнителя, суть обращения.

Помимо четкого делопроизводства программное обеспечение даст возможность использовать журнал для повышения качества работы. Данные регистрации программой будут проанализированы, ПО покажет, какие жалобы чаще всего встречаются, с какими заявлениями или предложениями клиенты и посетители выступают наиболее часто. Это поможет найти «слабые» места в работе компании и устранить их. Программное обеспечение исключает бумажные рутинные действия и вероятность ошибок, с которыми неизменно сопряжено бумажное ведение журнала регистрации.

Благодаря этому работа с жалобами станет оперативной, сотрудники смогут одновременно держать под контролем большое количество заявлений, не упуская из вида сроков и важности, приоритетность тех или иных предложений, обращений. Программу, которая способна вести электронные журналы, учет, регистрацию жалоб, разработала компания «Универсальная Система Учета». «УСУ» не только будет работать с заявлениями и предложениями, обеспечивая надежный контроль сроков, но и комплексно автоматизирует многие процессы — работу с клиентами, партнерами и поставщиками, закупки и снабжение, производство, логистику, складирование. Программа «УСУ» представит руководителю большой объем информации для управления, автоматизирует работу с документами, отчетами, журналами.

Система «УСУ» будет проводить регистрацию всех действий пользователей, благодаря чему по каждой поступившей жалобе можно будет довольно быстро провести разбирательство, установить обстоятельства случившегося. Система интегрируется с камерами и кассами, другими ресурсами и техникой, и это поможет расширить контролируемые зоны. Программное обеспечение позволит правильно работать с заявлениями и показателями нескольких офисов и филиалов, если компания их имеет, при этом остается возможность оценивать отдельно каждый из отделов, подразделений или филиалов. Встроенный планировщик

ПО «УСУ» имеет простой и понятный интерфейс. Сроки внедрения программы небольшие. Есть возможность скачать бесплатную демо-версию. Особое предложение «УСУ» - возможность заказать дистанционную презентацию программы. Стоимость лицензионного издания «УСУ» невысока, абонентской платы нет.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?