Учет ярмарки

Учет ярмарки

Учет ярмарки — сложный вопрос. В действующем законодательстве указано, что использовать для учета кассовую технику при торговле на ярмарках в необустроенных торговых местах не обязательно. Но практика иная. Поскольку не описывается, что именно считать необустроенными местами, использовать кассовые аппараты при учете рекомендуется и на ярмарке.

А потому учет реализованной в ходе ярмарки продукции ведется вполне стандартно. Но учет включает в себя не только финансовую составляющую. Учет проведения ярмарки — мероприятие, которое считается обязательным как для устроителей торговой экспозиции, так и для ее участников. Экспоненты ярмарки ведут учет заключенным договорам, новым налаженным связям, формируют план работы с потенциальными клиентами, которые заинтересовались компанией на ярмарке и оставили свои контакты. Организаторы оценивают проведение мероприятия, количество и состав участников, результативность по сборам денежных средств, выполнение планов, намеченных перед проведением ярмарки. От типа экспозиции виды учета напрямую не зависят. Учет оптовой ярмарки может показаться более трудоемким в силу большего числа экспонентов и контрактов, но принципы его останутся традиционными.

Учет проведения ярмарки

И при оптовых, и при розничных мероприятиях организаторы учитывают собранные с участников взносы, собственные расходы на проведение выставки, полученную прибыль. Оптовым экспонентам в большинстве случаев не требуется предоставлять услуг склада, поскольку на ярмарку они привозят не товар, а лишь его образцы, а потому в чем-то оптовый учет даже легче. Учет работы ярмарки или выставки — не разовая акция, а постоянная работа организаторов, которой они занимаются еще на стадии планирования экспозиции. Что же подлежит учету?

Для успешного проведения ярмарки намечают планы и расписания, разделают задачи между сотрудниками организационной команды. На этом этапе ведут учет выполнения задач, отбора и оповещения оптовых и розничных экспонентов, заказа и реализации рекламы. Учету подлежат рассылки приглашений и принятые заявки. По каждой заявке организаторы формируют карточку учета участника. На ее основе оформляется договор, приложения к нему, распределяются места в выставочном павильоне, где будет проводиться ярмарка. Учету подлежат все выставленные экспонентам счета на оплату взносов. При проведении ярмарки большую часть организационных расходов несет именно устроитель, а потому предварительно он должен рассчитать затраты и включить их в плату для участников.

Учет оптовой ярмарки

Получение средств от оптовых или розничных участников выставки оформляется согласно стандартным правилам финансового учета. Важно при проведении экспозиции вести учет дополнительных услуг. Это может быть оформление стендов, аренда оборудования для выставочного места на ярмарке, предоставление связи, охранных услуг, питания, обучения и тренингов. Также ведется регистрация экспонентов в день открытия мероприятия, учет промежуточных результатов.

Оптовая и розничная экспозиции завершаются учетом результатов, награждением лучших участников. При проведении ярмарки учету подлежат материальные, человеческие и денежные ресурсы, выполнение управленческих решений, взаиморасчеты с участниками и спонсорами мероприятия, с прессой, поставщиками и контрагентами. Таким образом, применяется несколько видов учета одновременно. И сделать учет точнее, увы, не помогут записи в ежедневнике или бухгалтерских журналах. При организации оптовых, специализированных, универсальных и сезонных ярмарок рекомендуется применять специальное программное обеспечение — системы автоматизации. Программа не только будет вести учет автоматически. Она поможет в проведении каждого этапа подготовки к ярмарке, в планировании и выборе потенциальных оптовых и других участников, чья отраслевая принадлежность соответствует тематике экспозиции.

Учет работы ярмарки или выставки

При использовании программы не нужно будет вести ручного учета направления приглашений и обработки полученных заявок, это сможет сделать программное обеспечение. Программа поможет выполнить в срок все намеченные задачи, распределить ресурсы и места на ярмарке, ей можно доверять финансовый, кадровый и складской учет, контроль за оптовыми и розничными логистическими операциями, взаиморасчетами. Проведение отчетности и составление документации станут автоматическими, что сэкономит время и силы персонала для более внимательной работы с участниками экспозиции. Применение программного обеспечения позволяет организовать точный учет и контроль при проведении выставки, ярмарки так, чтобы все процессы стали простыми, последовательными, понятными.

Программу для оптовых и розничных, международных и местных ярмарок разработала компания «Универсальная Система Учета». Информационная система отличается мультифункциональностью — она ведет все формы учета, облегчает работу с клиентами, поставщиками, спонсорами, позволяет оптимально распределять ресурсы и задачи, контролировать финансы, работу персонала, складские хранилища. ПО «УСУ» незаменимо при работе в международном формате экспозиций, в котором нередко проходят крупные отраслевые и оптовые ярмарки. Программа может работать на нескольких языках одновременно, осуществлять проведение расчетов в разных валютах. Система учета будет работать на репутацию компании. Довольно быстро организатор ярмарок ощутит результат — доверие клиентов, рост престижа проводимых им мероприятий, уважение среди коллег, рост доходов и уменьшение разных издержек. Программа для учета «УСУ» имеет легкий необременительный интерфейс, разработчики гарантируют быстрое проведение установки и настройки ПО под потребности и особенности конкретной организации. Систему учета ярмарок и выставок можно опробовать бесплатно в формате демо-версии или воспользоваться услугами разработчиков по проведению дистанционной презентации.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?