Организация работы справочной службы

Организация работы справочной службы

Организация работы справочной службы крайне важная для любой компании, будь то торговая фирма или предприятие, агентство или компания, работающая в сфере услуг. Для любой организации коммуникации и консультирование клиентов имеют важное значение, и от того, с каким отношением столкнется потенциальный потребитель, какого объема и качества справочную консультацию он получит, во многом будет зависеть то, сделает ли он в этой фирме заказ, или отправится на поиски более надежной компании. Работа справочной службы обеспечивается информацией. Если у сотрудников отдела есть доступ к оперативному потоку данных, если они обладают всеми справочными сведениями, то и проконсультировать клиента они смогут точно и быстро.

Нет ничего печальнее, чем звонок потребителя в организацию, сотрудник справочной службы которой смущенно лепечет, что уточнит стоимость, узнает, есть ли товар в наличии и непременно перезвонит. Служба, готовая сразу дать ответы на все вопросы клиента, включая характеристики искомого товара — вот мечта каждой организации. Как выстроить работу по такому принципу? В службе должны существовать возможности обработки обращений клиентов по разным каналам.

Одним удобно сделать запрос в организацию по телефону, другим приятнее получать справочную информацию в интернете. Стоить позаботиться о возможности работы с максимальным количеством каналов, чтобы не потерять и не упустить ни одного обращения. Современные службы автоматизируют ответы на распространенные запросы, для этого можно настроить автоинформатор, оставляя услуги оператора для тех из клиентов, чей вопрос отличается от типового. Это позволит организации существенно сэкономить, не расширять штат справочной и не нести сопряженных с этим расходов.

У сотрудников должна быть под рукой вся необходимая справочная информация — о режиме работы, о товарах, услугах, ценах, скидках, способах оплаты, товарном наличии, сроках доставки и даже о том, каковы характеристики товара. Не обязательно принуждать службу заучивать все это наизусть. Им поможет мгновенный поиск нужных данных по справочному запросу в базы данных организации. И для этого компания должна автоматизировать свои бизнес-процессы, внедрить программу, способную вести оперативный учет и предоставлять данные по любым группам запросов — по товару, по группе аналогичных товаров, по стоимости, по срокам, наличию или отсутствию на складе и другим вопросам.

С использованием программного обеспечения будет легко провести интеграцию с современными средствами связи, чтобы организация могла максимально использовать все коммуникативные возможности. ПО поможет контролировать работу каждого отдела, включая службу справочного консультирования. Программа гарантирует быстрый доступ к любой информации — акциям, ценам, скидкам, особым условиям. Клиент сможет записаться на личный визит в организацию, а также сделать заказ прямо по телефону или через интернет.

Если по вопросы будут крайне сложными, требующими индивидуального решения, организация сможет быстро поднять историю обращений данного клиента, описание работы с ним, и уже на уровне оператора справочной заказчик сможет получить квалифицированные ответы. Если служба будет работать именно так, это наилучшим образом скажется на имидже организации и даже положительно повлияет на рост продаж. Одну из лучших программ для работы справочных служб разработала компания «Универсальная Система Учета». С ее помощью любая организация без труда создаст собственный справочный отдел, не тратя средств на оплату справочной на аутсорсинге.

Работа службы консультирования будет основана на непрерывном оперативном доступе к текущей информации. «УСУ» комплексно оптимизирует деятельность организации, охватывая учетом и контролем все направления ее работы. Данные из клиентского отдела, из бухгалтерии, отдела маркетинга, со складов будет стекаться в реальном времени в общее пространство, доступ к которому и сможет получить в своей работе специалист справочной службы. Большой плюс — высокое быстродействие ПО «УСУ», благодаря чему нужные сведения из баз данных организации можно почерпнуть буквально за секунды, не заставляя обратившегося в справочную томиться в ожидании на линии, слушая монотонные мелодии.

«УСУ» зарегистрирует каждое обращение, проведет работу по анализу тематики обращений, по самым распространенным справочным запросам. При помощи системы автоматизируется составление документов и отчетов, что повысить скорость работы персонала организации. При помощи ПО возможна быстрая работа с большими объемами данных. Можно интегрировать ПО с сайтом и АТС, производить записи и сохранение аудиозаписей звонков в консультативную службу организации.

Система будет незаменимым помощником для самых разных специалистов — на складе и в отделе снабжения, в логистике и маркетинге, в клиентском отделе организации, на производстве. «УСУ» предоставит инструменты, полезные для работы каждого специалиста. Это и называется общей оптимизацией, пользу от которой в самые сжатые сроки ощущают обычно даже скептически настроенные руководители. У системы есть мощный аналитический потенциал, который пригодится организации, инструменты планирования, контроля выполнения намеченного. Благодаря этому работа будет более эффективной, снизится уровень затрат. ПО «УСУ» облагает легким интерфейсом, чтобы каждому из работников организации было легко начать работу в системе, даже не имея за плечами богатого пользовательского опыта Разработчики предоставляют возможность получить дистанционную презентацию, скачать бесплатную демо-версию, которая поможет организации оценить возможности ПО лично. Работа в лицензионной версии не нуждается во внесении абонентской платы, чем, увы, не может похвастаться большинство программ для оптимизации бизнеса.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?