Структура снабжения

Структура снабжения

Структура снабжения во многом определяет стиль работы всей компании. Такие структуры есть практически в каждой организации. Они отвечают за закупки, поставки и своевременно обеспечение фирмы всем необходимым для ее успешной работы. Чем крупнее фирма, тем более многочисленным и сложным может быть отдел снабжения.

Структура системы снабжения будет эффективной только тогда, когда имеющее количество сотрудников может поддерживать достаточный запас материалов, товаров и сырья в организации. Независимо от количества менеджеров по снабжению, обязанности их практически одинаковы для всех компаний во всех сферах деятельности. Они определяют потребность в тех или иных материалах, товарах и устанавливают сроки, в которые должна быть осуществлена поставка. Они контролируют процесс поставки на каждом этапе и несут ответственность за своевременное прибытие товара на склад.

В снабжении важно контролировать расходы и распределять финансы так, чтобы они использовались строго по назначению, а все траты были лишь в интересах фирмы. В зависимости от потребностей, формируются заявки, и специалисты-снабженцы должны уметь определить наиболее перспективного поставщика. При правильной структуре в отделе закупок всегда производится планирование — долгосрочное и краткосрочное. Менеджеры по снабжению должны уметь анализировать рынок, динамику цен, видеть новые и перспективные направления, материалы, которые помогут их собственной компании предложить потребителям новые товары, новые инновационные услуги.

При всей творческой составляющей это работы, на снабженцев ложится большая ответственность за ведение колоссального количества документов, ведь снабжение нуждается в отчетности и выстроенной системе контроля. В структуру снабжения включаются и склады компании, где нужно размещать покупки с учетом внутренней логистики. Нужно ли говорить, что склады должны поддерживаться в идеальном порядке, чтобы ничего не было утрачено. Руководитель, перед которым стоит задача сформировать эффективно работающий отдел снабжения, должен ориентироваться на размеры компании, ее потребности.

Например, крупные фирмы должны вводить отдельные ставки для специалистов по логистике и закупкам. В фирмах средних желательно организовать отдел, в котором будут представлены и логисты, и специалисты по закупкам, и специалисты по материально-техническому обеспечению — МТО. Малые компании нередко обходятся парой снабженцев, которых контролирует коммерческий директор или сам руководитель. Структура снабжения с точки зрения функциональности включает в себя закупки, транспортный отдел, плановой и координационный, службу таможенного оформления, складское хозяйство.

Какой бы ни была компания и служба снабжения, очень важно выстроить четкую систему взаимодействия снабженцев с другими отделами предприятия или компании. Оторванные от коллег снабженцы не видят реальных потребностей, испытывают сложности с оперативным получением информации. Когда предприниматель озадачивается вопросом эффективной структуры снабжения, он в меньшей мере хочет получить энциклопедические сведения, ему требуется четкая инструкция, которая поможет сделать снабжение легким, быстрым и честным. В первую очередь придется изменить подход к планированию. Специалисты считают, что более половины заданий не выполняются только потому, что в оперативное планирование закралась ошибка.

Структура системы снабжения

Поэтому планирование следует проводить ответственно, оперируя большим объемом аналитической информации. Второй задачей является поиск поставщиков и выстраивание с ними системы взаимодействия. Для этого опять же нужен предварительный анализ рынка и сбор предложений по ценам, условиям, срокам, чтобы можно было выбрать лучшие варианты. Третья задача — установление контроля реализации заявок.

Он должен быть многоуровневым. Недостаточный аудит открывает широкие возможности для недобросовестных снабженцев, системы «откатов» и хищений. Создать структуру, которая будет работать с высокой эффективностью, поможет автоматизация. Программное обеспечение может комплексно решать все основные и множество дополнительных задач управления и контроля при снабжении.

Отличное решение предложила компания «Универсальная Система Учета». Ее специалисты проанализировали основные потребности организаций и проблемы, связанные со снабжением, и смогли предложить программный продукт, который оптимален для этого направления деятельности. Программа от «УСУ» делает все сложное простым и понятным, оптимизирует работу, предоставляет большой объем статистики и аналитических данных как для оперативного планирования, так и для отчетности. ПО объединяет разные отделы и склады в одно информационное пространство, в котором сотрудники структуры взаимодействуют быстро, а фактические потребности в тех или иных поставках становятся очевидными и обоснованными.

Программное обеспечение обеспечивает автоматизированный учет склада. Все материалы и товары и каждое действие с ними сразу попадают в статистику, благодаря чему инвентаризация и оценка остатков не составляет ни малейшего труда. Система «УСУ» позволяет проводить мониторинг рынка, оно формирует базы поставщиков. Программа помогает всем отделам в структуре компании — обеспечивает учет финансов, оптимизирует работу менеджеров по продажам, помогает составлять планы производства и маршруты доставки.

Система «УСУ» эффективно противостоит противоправным действиям. Сформированные в ней заявки на снабжение отличаются четкостью поставленных требований. Можно добавить в структуру заявки и фильтры, например, установить предельную стоимость на тот или иной материал. И если менеджер попытается совершить покупку по завышенной цене, программа заблокирует документ и направит его руководству на рассмотрение.

Демо-версия программы доступна для бесплатного скачивания на сайте компании-разработчика. Ею можно пользоваться с ограничениями в течение двух недель. Но этого срока обычно хватает, чтобы оценить потенциал. Полная версия устанавливается дистанционно, через интернет, и это помогает сберечь самый главный ресурс — время. Приложение для выстраивания полноценной структуры снабжения не нуждается во внесении обязательной абонентской платы.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?