Организация снабжения столовой

Организация снабжения столовой

Организация снабжения столовой необходима для того, чтобы обеспечить качественные услуги, быстрое обслуживание и перспективное расширение бизнеса. В процессе организации закупок предприятие общественного питания решает одновременно несколько задач — планирует, какие продукты и в каком количестве нужны, у каких поставщиков их следует выбирать. Договоренности с поставщиками подкрепляются документальным оформлением — договорами, приложениями. Они помогут добиться своевременности в снабжении.

Ошибки специалиста по снабжению могут привести к неприятным последствиям — столовая может испытывать дефицит определенных продуктов или столкнуться с переизбытком. Финансовые потери неизбежны в обоих случая. При дефиците столовым сложно обеспечить меню и удовлетворить потребности своих клиентов, что ведет к их потере. При переизбытке скоропортящиеся продукты приходят в негодность и не могут использоваться в приготовлении блюд.

Организацию поставок в столовую следует начинать с четкого аналитического планирования. Оно должно основываться на информации о расходовании, востребованности того или иного сырья, о меню и популярности отдельных его пунктов среди посетителей. Это планирование должно осуществляться вместе с технологами, поварами. На основании полученных сведений специалист снабжения составляет график поставок с четкой привязкой к срокам.

Например, хлеб поставляется ежедневно, а мясо — раз в неделю или с другой периодичностью. Руководитель организации питания предоставляет принятую ранее смету или бюджет закупок, и на его основании снабженец должен осуществить поиск поставщиков. В сфере общественного питания эта задача видится довольно сложной, поскольку поставщиков продуктов существует очень много. Не исключено, что одни продукты придется приобретать у одного оптовика, а другие — у другого.

Нужен четкий анализ предложений, цен, условий и обещанных сроков поставки, чтобы принять аргументированное решение о сотрудничестве. С выбранными поставщиками должны быть заключены договоры. При выборе партнера учитывается не только цена, для организации снабжения в столовую играет роль удаленность поставщика, способ доставки, а также степень контроля качества, которая принята у поставщика. Только в том случае, если все требование соблюдены и удовлетворяют руководителя столовой, можно решаться на подписание договора.

Способы снабжения столовых делятся на централизованный и децентрализованный. В первом случае поставку всего необходимого для работы организации общественного питания осуществляет поставщик собственными силами и средствами. Столовой при этом не обязательно иметь собственный транспорт. При децентрализованном снабжении вывоз заказанных и оплаченных продуктов от поставщика сотрудники столовой осуществляют самостоятельно, и тут без машины и водителя не обойтись.

Приемка продуктов в столовой проходит в два этапа. Предварительный включает в себя оценку наименований и подсчет количества, сверку документов и сроков годности. Второй этап контроля проводится в течение десяти суток, а для скоропортящихся товаров — в течение суток. Он включает в себя взвешивание после вскрытия упаковок.

На этом этапе организации придется составлять акты приемки. Особые требования предъявляются к организации складских помещений в столовой. Нужны отдельные холодильные камеры для мяса и птицы, для рыбы, для молока и масла. Специальные камеры предусматриваются для хранения овощей, кладовки - для круп и муки.

Склад должен иметь отдельную камеру для пищевых отходов. По каждому товару нужно учесть сроки хранения, условия. Сложнее всего обеспечить контроль за последующими перемещениями продуктов, и именно поэтому в столовых без пристального учета процветает воровство и хищения. Организация снабжения предприятия общественного питания не будет эффективной, если проводить ее старыми, бумажными методами.

Требуется автоматизация всех описанных процессов и всесторонний учет. Только при использовании специальных программ есть возможность защититься от хищений и воровства, от «откатов» при совершении закупки, от ошибок при планировании и возможных финансовых потерь. Программу, которая оптимально подходит для организации снабжения столовых разработала компания «Универсальная Система Учета». Она предложила профессиональный программный инструмент, который поможет в реализации всех перечисленных выше этапов.

Система «УСУ» объединит складские помещения, кухню, бухгалтерию в единое информационное пространство. Если столовых в сети несколько, то ПО объединит их все. Сотрудники смогут в режиме реального времени видеть остатки на складе, потребности в снабжении. Покупки станут обоснованными.

Программа предоставит все нужные исходные данные для качественного планирования — скорость расхода продуктов, самые востребованные позиции меню. Это поможет составлять графики снабжения с учетом всех потребностей. Повара смогут оформлять заявку на какой-то товар автоматически по мере возникновения такой необходимости, и снабженцы сразу получат ее и смогут приступить в реализации. От хищений уберегут два фактора.

Первый — четкость заявок снабжения, указание точного количества и требований по качеству и сорту. Такие запросы не позволят снабженцу оформить невыгодную для столовой сделку, документ будет заблокирован системой. Второй — детальный складской учет. Программа в режиме реального времени будет отображать не только поступления и остатки, но и действия с продуктами — кто, куда, сколько и для чего взял того или иного товара.

Специалисту снабжения программа поможет выбрать оптимальных поставщиков. Она собирает и анализирует ключевые сведения и формирует таблицу альтернатив. По ней выбрать наиболее выгодный для организации вариант сотрудничество труда не составит. Программное обеспечение будет вести учет финансов и покажет, какие расходы окупились, а какие — не оправдали себя. Система обеспечит учет работы персонала столовой и даст руководителю массу нужной информации для грамотного управления бизнесом. Сотрудникам не потребуется много времени тратить на оформление документов, актов, сверку сопроводительных справок на поставки. Формированием документации любого типа займется программное обеспечение, освобождая людям время для создания кулинарных шедевров, повышения качества обслуживания.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?