Организация системы управления поставками

Организация системы управления поставками

Организация системы управления поставками требует от руководителя аналитического и системного подхода. От того, насколько ответственно и грамотно проделана эта работа, зависит многое. Недаром снабжение является одним из трех столпов деятельности компании наряду с производством и сбытом. В системе поставок есть ряд проблем, на которые следует обратить внимание в первую очередь.

Именно они мешают компании работать эффективно и достигать успеха. В первую очередь речь идет о планировании. Часто поставки осуществляются по ситуации, по мере надобности, и по сути все они являются срочными, а потому обходятся организации дороже. Отсутствие правильного планирования нередко приводит к переизбытку или дефициту на складе, к неравномерному или нерациональному расходованию поставок.

Отсутствие планирования приводит к нарушению сроков, и нужные товары в организацию поступают с опозданием, что негативно сказывается на производстве и сбыте. Вторая большая проблема, особенно характерная для крупных организаций, кроется в отсутствии четкого взаимодействия как с поставщиками, так и с собственными коллегами. Порой разные отделы в одной организации ведут обособленное существование, и о нуждах друг друга догадываются лишь весьма приблизительно. В то же время четкое взаимодействия отдела поставок с другими отделами повышает информированность снабженцев.

На основании полученной от коллег информации они могут создавать планы закупок обоснованно, с четким пониманием целей и нужд, с представлением о требуемых объемах закупок. Система взаимодействия также повышает «прозрачность» сделок и помогает выстраивать многоуровневый контроль. Третья большая проблема снабжения — рутинность. Эта деятельность по закону сопровождается огромным количеством документации на каждом этапе.

Управлению бумагами приходится уделять очень много времени, и на другие обязанности его почти не остается. В то же время снабженцу нужно больше времени уделять анализу рынка, поиску новых материалов, товаров, инновационных идеи, которые помогут вывести собственную организацию на новый уровень развития. Управление документооборотом, если оно ручное, не исключает ошибок, и цена каждой такой механической и непреднамеренной ошибки может быть весьма высока. Четвертая проблема снабжения — благодатная тема для анекдотов и сценаристов.

Это — коррупция, мошенничество, хищения и система «откатов». Чем крупнее компания, чем большим объемом денежных средств она оперирует при поставках, тем более вероятны такие последствия, особенно при наличии в организации пятой проблемы — слабого аудита и допотопного учета. Таким образом, организацию системы управления в снабжении стоит выстраивать так, чтобы она эффективно решала все пять основных проблем. Это — минимум.

Максимум — повышение доходов организации, улучшение качества товаров, услуг, обретение огромной базы преданных клиентов, опережение конкурентов. Всего этого можно достичь, уделяя управлению поставками должное внимание. Как решить это на практике и внедрить в деятельность, знают далеко не все руководители. Но пути решения есть, и они не так сложны, как может показаться на первый взгляд.

Организация системы управления поставками на предприятии

В общем, организация системы управления поставками на предприятии. Все начинается не с контроля или карательных мер в управлении, как думают некоторые, а с информации. Точная информация — главный ключ, который поможет открыть и настроить грамотную систему управления закупками. На основе точной информации о расходе, остатках, потреблении, спросе создается точный и выверенный план снабжения, ориентированный во времени и разбитый на этапы реализации. На основе этого плана принимается бюджет поставок.

И эти два документа должны стать основной в управлении закупочной деятельностью. Информация важна для точного выбора поставщиков. Мониторинг рынка и вдумчивое исследование предложений и условий поставщиков поможет выбрать перспективных партнеров, сотрудничество с которыми будет соответствовать и плану, и бюджету поставок в организации. Обладая достоверной информацией о положении дел в компании, руководитель может осуществлять всесторонний контроль и вести экспертный учет, предотвращать коррупцию, воровство и хищения.

Основным инструментом руководителя при организации системы управления закупками должно стать программное обеспечение. Этот метод не имеет аналогов, поскольку он поможет решать все обозначенные проблемы комплексно и одновременно. К тому же удачно выбранная программа поможет провести быструю и безболезненную оптимизацию всей организации, улучшение показателей произойдет по всем направлениям. Оптимальную программу для управления снабжением предложила компания «Универсальная Система Учета».

Программа автоматически собирает и анализирует информацию о работе и предоставляет только точные данные для планирования. Она позволяет наглядно видеть выполнение планов на каждом этапе. Введение системы «УСУ» помогает сделать процессы закупок и поставок, как и все остальные процессы в организации, простыми, понятыми и «прозрачными». Если вернуться к пяти проблемам снабжения, то можно отметить, что ПО решает их все.

Планирование проводится на основе правдивых данных быстро, точно и профессионально. Взаимодействие сотрудников становится постоянным и тесным, поскольку система объединяет все отделы и филиалы одной организации в единое информационное пространство. Сотрудники будут избавлены от рутинных обязанностей — документы, отчеты и заявки программа будет оформлять в автоматическом режиме, хранить в порядке и в нужный момент сразу предоставлять требуемое. Это освободит время для личного роста, повышения квалификации, детального анализа рынка и более ответственного выполнения основных обязанностей.

Четвертая проблема решится самой системой. К поставкам будут предъявляться четкие требования, обозначенные в заявке. Если менеджер решит сделать закупку по завышенной цене, нарушить условия в части комплектации, качества, сорта, количества, документ будет заблокирован ПО и направлен руководителю для разбирательства. Ни «откаты», ни банальные ошибки персонала не пройдут.

Программа от «УСУ» обеспечит качественный контроль и учет. Он распространится на финансы, склад, персонал. Управление компанией станет простым и эффективным. А также система поможет выстраивать корректные и полезные отношения с клиентами и поставщиками, делать обоснованный выбор партнеров для поставок. Демонстрационная версия ПО доступна на сайте разработчика. Скачать ее можно совершенно бесплатно. Полную версию системы управления устанавливают специалисты «УСУ» удаленно, через интернет. Обязательной абонентской платы за пользование системой не предусмотрено.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?