Учет использования транспортных средств

Учет использования транспортных средств

Учет использования транспортных средств в программном обеспечении «Универсальная Система Учета» организован в автоматическом режиме, когда от работников транспортной компании нужен только своевременный ввод данных о том, когда состоялось конкретное использование, какое такое было транспортное средство – марка и модель, государственный регистрационный номерной знак, кто был ответственным за это использование, сколько времени было потрачено на него. Остальную работу выполняет автоматизированный журнал учета использования транспортных средств – это программная конфигурация УСУ для автоматизации этого вида учета. Журнал учета использования транспортных средств обязан вести каждый владелец транспорта при организации перевозочной деятельности, поэтому существует общепринятая форма такого журнала учета по использованию транспорта, но она не стандартизирована и может быть доработана самим предприятием, чтобы оптимизировать внутренний учет посредством добавления дополнительной информации о каждом использовании. Посредством журнала учета использования устанавливают контроль не только над транспортными средствами, но и над работой водителей, чтобы соблюсти требования к их трудовому режиму.

Благодаря автоматизированному журналу учета использования, предприятие имеет данные по каждому транспортному средству в любой момент времени и полный отчет за рабочую смену, выявляет простои транспортных средств и выясняет их причины. Журнал учета использования дает подтверждение тому, что водитель получил транспорт в исправном виде и оформленный путевой лист с заданием. Автоматизированный журнал учета использования транспортных средств доступен для заполнения несколькими специалистами, отвечающими за свой фронт работ. Логист назначает транспортное средство на выполнение определенного рейса, техник подтверждает его исправность, водитель принимает на себя обязательства по его эффективному использованию. Информация по каждому рейсу хранится в специальной вкладке, где уже предоставлены расчетные данные по всем затратам на рейс – расход топлива, платные въезды, суточные, парковки. По окончании рейса сюда же будут добавлены реальные значения для сравнения с нормативными.

Журнал учета использования транспортных средств

Водитель регистрирует показания спидометра до выезда на маршрут и по возвращении с него, отмечая это в путевом листе, который тоже имеет электронный формат. По пробегу определяют расход топлива с учетом марки транспортного средства – нормированный, который может быть определен самим предприятием или взят из нормативно-методической базы, встроенной в структуру журнала учета использования транспортных средств, по завершении рейса техник может указать в путевом листе остатки топлива в баке, таким образом, предоставив объем фактического использования ГСМ. Каждое транспортное средство имеет полное описание своих производственных параметров и технического состояния, представленное в сформированной журналом учета использования базе автопарка, где автомашины поделены на тягачи и прицепы, по каждой половине присутствует своя информация, включая бренд. Информация включает перечень рейсов, выполненных транспортным средством за весь период работы на предприятии, историю техосмотров и ремонтных работ, где обязательно будут указаны все произведенные замены запчастей и назначен очередной срок технического обслуживания, также будут обозначены сроки действия регистрационных документов, чтобы проводить своевременный их обмен.

Как только срок окончания начнет приближаться, журнал учета использования уведомит об этом, поэтому предприятие может не беспокоиться о действительности документов на транспорт и водительских прав, контроль над которыми установлен журналом в похожей базе для водителей, где отмечены квалификация каждого, общий водительский стаж, опыт работы на этом предприятии, поощрения и штрафные санкции. В журнале учета часть этой информации отображается в графике использования транспортных средств, именуемом производственным, где составлен план работы для каждого из них и отмечен период вывода на техобслуживание. Согласно этому плану заполняют журнал учета, данные по рейсам должны совпадать, поскольку производственный график является приоритетным документом, журнал – вторичным, подтверждающим выполнение работ по графику. Учет транспортных средств, будучи автоматизированным, повышает эффективность использования автопарка с соблюдением всех требований к его техническому состоянию и режиму труда, при этом предприятие не тратит время своих сотрудников на осуществление этой деятельности, тем самым, сокращая трудозатраты и оптимизируя внутренние коммуникации, что приводит к мгновенному обмену информацией между разными структурными подразделениями и, соответственно, быстрому решению возникающих проблем. Автоматизированная система повышает качество всех видов учета – управленческого и финансового в том числе, так как представляет полный отчет по ресурсам, что задействованы во всех производственных процессах. Такой регулярный анализ деятельности дает возможность проводить своевременную работу над ошибками и повысить, тем самым, прибыль.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?