Оптимизация курьерской службы

Оптимизация курьерской службы

Оптимизация курьерской службы – это, в первую очередь, автоматизация ее внутренней работы в рамках программного обеспечения «Универсальная Система Учета», которое будет инсталлировано сотрудниками УСУ дистанционно через удаленный доступ при наличии интернет-соединения для курьерской службы с территории любой страны, – интернет, как известно, не имеет границ, а само программное обеспечение работает на любом языке, и даже нескольких одновременно, также имеет электронные формы на любом из требуемых языков, выбор языковых версий осуществляется в настройках программы. Кроме нескольких языков, программа по оптимизации курьерской службы работает с несколькими валютами одновременно – для ведения взаиморасчетов с международными партнерами и клиентами, если клиентская служба такими располагает. Под оптимизацией обычно рассматривают повышение эффективности в работе, благодаря выявлению курьерской службой дополнительных ресурсов из имеющихся в наличии, сокращению трудозатрат и рабочего времени на выполнение операций. Оптимизация работы курьерской службы в рамках описываемого ПО имеет место быть за счет автоматизации процессов, составляющих текущую и повседневную работу в курьерской службе, что позволяет освободить многих сотрудников от нее и переключить их на другую не менее важную работу.

При этом такой эффект оптимизации сохраняется на постоянной основе, что должно удовлетворить курьерскую службу на достаточно долгий срок работы, наверное, до тех пор, пока не наступит эра роботизации. Оптимизация работы курьерской службы начинается с ее оперативной работы – приема заказов, регистрации клиентов, контроля над курьерской работой – сроками и качеством, оплатой клиентами своих заказов, иное. В данном случае под оптимизацией следует рассматривать сокращение труда и временных издержек на выполнение текущей работы, ускорение информационного обмена между разными отделениями курьерской службы, что, в свою очередь, также укорачивает сроки курьерской доставки, повышая репутацию компании. Для приема заказа в работу в программе оптимизации открывают специальную форму – так называемое окно заказа, где дата и время поступления фиксируются по умолчанию – на текущий момент, хотя могут быть изменены вручную. Форма для приема заявки имеет особый формат – она тоже прошла через оптимизацию: встроенные в нее поля для заполнения дают переход в базу клиентов и содержат выпадающие меню со списком разных ответов для выбора нужного варианта согласно содержанию заказа.

Оптимизация работы курьерской службы

Например, если в работу поступила заявка от постоянного клиента, то при заполнении формы и указании заказчика в остальных ячейках будут автоматически представлены варианты его предыдущих заказов – получатели, виды отправлений, адреса доставки, иное. Менеджер курьерской службы выбирает соответствующую случаю опцию и после заполнения формы, используя горячие клавиши, формирует доставочный лист и/или квитанцию. И это тоже оптимизация – заполнение обычной формы для заявки ведет к формированию всех требуемых документов в автоматическом режиме, включая бухгалтерскую отчетность. Заказ сформирован и оформлен, курьер выбирается менеджером курьерской службы вручную из базы курьеров, где они распределены территориально по зонам доставки, – такая база встроена в программу для оптимизации выбора исполнителя.

Сама программа может даже предложить наиболее лучший вариант, автоматически совместив адрес с зоной «влияния» конкретного курьера и оценив его занятость на текущий момент. Заявки сохраняют в их собственной базе – базе заказов, присваивая каждой свой статус и соответствующий ему цвет, которые отображают степень выполнения заявки и позволяют визуально следить за исполнением заказа, не тратя время на поиск информации и связь с курьером, так как все изменения в программе оптимизации отражаются самостоятельно – на основании сведений, которые курьеры размещают в своих электронных рабочих формах по поводу каждой доставки. База заказов тоже имеет свой вид оптимизации – ее можно легко форматировать по клиенту, чтобы оценить активность, по курьерам, чтобы контролировать рабочие объемы по сменам и за период, по менеджерам, чтобы узнать, насколько тот был эффективен при взаимодействии с клиентом и сколько принял всего заявок за день и за период, по оплате, чтобы определить текущую дебиторскую задолженность. В этой базе каждая заявка имеет детальное описание по оплате, стоимости услуг, расходам курьерской службы – для этого сформированы активные закладки по каждой опции, внутри которых программа оптимизации дает подробный отчет, отмечая поступления от клиента и фиксируя задолженность, если она есть. Распределение платежей осуществляется программой оптимизации автоматически – каждая пришедшая сумма фиксируется в соответствующей закладке по заявке клиента-отправителя. Благодаря оптимизации посредством автоматизации, действия работников курьерской службы идут согласно установленному регламенту, что обеспечивает слаженность и точность в работе, ошибки при оформлении заявок тоже исключены за счет отработанных ранее заявок, сохраненных в базе.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?