Документы по учету топлива

Документы по учету топлива

Какая бы не была отрасль производства, она нуждается в строгом учете расходов, это касается и транспортного отдела, и самой существенной статьи - топлива. Предприятия, применяющие в своей деятельности транспортную технику для получения доходов, вне зависимости от формы владения имуществом или использования услуг по аренде, должны документально оформлять затраты, списывать топливные ресурсы исходя из принятых в бухгалтерии нормативов. Но документы по учету топлива имеют свои стандарты и особенности заполнения, которых становится сложно придерживаться при больших оборотах организации, когда каждый день сотрудники имеют дело с множеством бланков. Так называемую ведомость контроля ГСМ должны вести все организации, чья деятельность сопряжена с предоставлением логистических услуг, имеющим свой автопарк.

Данная форма документа отображает количество бензина или смазочных материалов, переданных конкретному сотруднику, указывая дату выдачи. Для бухгалтерии этот бланк зачастую становится самым часто заполняемым. Процедура выдачи ГСМ возможна только при наличии у водителя путевого листа, и никакие справки, записки не смогут быть основанием для создания официальной бумаги. Для фиксации факта предъявления, материально ответственное лицо или, как правило, бухгалтер ставят роспись в путевом листе, а водитель расписывается в ведомости.

Процесс списания бензина на расходную часть основывается на данных из путевок, фактических затратах в отчетном периоде, также параллельно проходит сравнение с плановыми показателями. Указанные бланки учета топлива принимаются к сверке по путевым листам, что отражается специальной отметкой. К тому же документы, в которых указан прием и отпуск горюче-смазочных материалов, транспортные и товарные накладные, ведомости, требования становятся основой для отчетности по движению топливных ресурсов. Все отчеты, с другими бланками, имеющими отношение к приходу и расходованию, передаются в бухгалтерию, эти данные также служат подтверждением правомерности трат для проверяющих органов. Современные компьютерные технологии приходят на помощь в данной сфере учета, беря на себя функции по заполнению, хранению всевозможных документов, касающихся расходов на топливо и смазочные материалы, что существенно облегчает работу отдела бухгалтерии, ускоряя выдачу требуемых бланков. Несмотря на широкий ассортимент программ, сложно найти ту, которая сможет всесторонне решить поставленные задачи и будет обладать дополнительным, но не менее важным функционалом. Наши специалисты смогли создать такое приложение, которое сможет удовлетворить потребности каждого предпринимателя - «Универсальную Систему Учета». Программная платформа УСУ возьмет на себя оформление всех документов по учету топлива, сократив время на их подготовку и печать.

Бланки учета топлива

Путевой лист, автоматически заполненный в программе, передается в службу ответственную за последующую обработку, сверку ведомостей по выдаче и остаткам бензина (дизеля). После этого происходит заполнение карточки по расходованию топливных ресурсов, которая ведется по каждому автомобилю. Списывая ГСМ, система учета вносит в состав расходов налог на доход, опираясь на стоимость в пределах имеющихся норм использования. Нормативы зависят от конкретного вида транспортного средства, погодных и сезонных условий, что можно настроить в разделе «Справочники».

При формировании документа софт берет в учет поправочный коэффициент. Автоматическое оформление путевок, как и любых других бланков, будет содержать все требуемые реквизиты, а сам документ оформляется логотипом фирмы. Каждый месяц для каждой единицы транспортного средства выставляется лимит расходования топливных ресурсов исходя из запланированных объемов поездок. Контроль выдачи проходит по ведомостям, которые открываются по каждому авто, на их основе заправляются в течение месяца.

При этом водитель должен расписаться за каждую заправку топливом, а отпускающая сторона внести данные по дате и номеру путевки. Система автоматически списывает с запасов расходы по ГСМ, следя за их остатками, подготавливая документацию для покупки следующей партии. Вся активная работа производится в разделе «Модули», но есть еще один - «Отчеты», который отвечает за анализ, статистику и составление отчетности для руководства, бухгалтерии. Сведения по отчетам проходят сверку с путевыми бумагами.

Бланк учета топлива и карточка помогают определить количество часов работы водителей, на основе этих данных программа УСУ рассчитывает и начисляет заработную плату. Документы предъявляются руководящему звену, которое решает вопрос перерасхода бензина, в случае обнаружения такого факта. Простой интерфейс системы, но в то же время достаточно продуманный, помогает простому пользователю ПК в кратчайшие сроки освоить программу, уже с первого дня начать исполнять рабочие обязанности. Тем более в самом начале, после установки, наши специалисты проводят короткий обучающий курс, который, как правило, не превышает несколько часов. Наше сотрудничество продолжается после внедрения, в случае возникновения вопросов или потребности в установке новых опций, мы всегда будем на связи и готовы оказать полную, профессиональную техническую поддержку.

Чтобы купить программу УСУ, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам, скайпу, написать Email, в чат или в различные мессенджеры. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?